2. Два подхода к определению функций

Наиболее распространенный сейчас способ формирования должностных функций - описательный, т. е. сводится к перечню действий работников. Такой способ дает возможность подробно описать заданный круг прав и обязанностей, но у него есть и два серьезных недостатка:

1) такой перечень редко может быть полным, а значит, порождает реакцию работника в отношении того, что "не входит в мои обязанности";

2) выполнение перечисленных действий совсем не означает их результативность, т. е. все предписанное может делаться, а задачи при этом не решаются.

Недостатки подобного подхода могут быть преодолены посредством перехода от описательного к продуктному методу, когда функция работника, подразделения определяется через требуемый продукт деятельности. Иначе говоря, они должны быть ориентированы на конкретный вклад в решение задач организации как целого.

На фирме объявляется нечто вроде внутриорганизационного рынка, на котором каждый обязан производить что-то такое, что найдет спрос у кого-то другого. То есть продуктный подход предполагает понятие "внутреннего клиента", которому каждое подразделение и его сотрудники должны поставить некоторую услугу как условный товар, рассчитанный на потребности соответствующего "клиента". В качестве последнего может выступать вышестоящий руководитель, смежное или иное подразделение организации. При этом внутренний клиент может согласиться на предлагаемый "товар", но может и отказаться от него, или потребовать модифицировать его по своему усмотрению, или заказать его другому подразделению и работнику. Те подразделения и работники, чьи продукты деятельности, "товары" не нашли своего внутреннего клиента, считаются лишними - они не нужны данной организации.

Каждый потребитель чьей-то деятельности, т. е. внутренний клиент, не может произвольно оценивать и выбирать предлагаемый ему "товар", потому что и сам он тоже является поставщиком своего "товара" другим подразделениям или руководителям, которые для него выступают в роли внутренних клиентов - и так до первого руководителя, имеющего уже только внешних клиентов (покупателей, избирателей, вышестоящие инстанции).

 Конец страницы 515 

 Начало страницы 516 

Начинаться процесс определения функций должен сверху вниз, когда первый руководитель, управленческая команда предлагают подразделениям, работникам свое понимание ожидаемых от них продуктов, результатов их работы, согласовывают с ними "товарную форму", т. е. конкретные признаки таких продуктов, условия, на которых исполнители могут их произвести. Этот процесс возможно начинать и в обратном направлении, снизу вверх, когда работники и подразделения сами формулируют свои функции в продуктном выражении и затем предлагают их потенциальным внутренним клиентам и, если таковых находят, согласовывают с ними содержание и "товарную форму" своего продукта-функции. Однако обратное движение часто приводит к повторному пересмотру функций, поскольку первый руководитель не всегда принимает доходящие до него по цепочке формулировки функций.

Главное, что дает такой метод определения должностных функций, - последовательность в постановке и передаче общеорганизационных целей на все уровни организационной иерархии, а также по горизонтали, т. е. между взаимосвязанными подразделениями и работниками. Одновременно, таким образом, достигается максимальное сближение, состыковка целей и действий работников и подразделений с целями организации и ее руководителей.

Кроме того, такие функции становятся контролируемыми, а их исполнение - проверяемым.

Сформированные этим методом служебные функции могут быть встроены в тексты положений о подразделениях, должностных инструкций, контрактов с работниками.

Какую задачу решает предлагаемый подход для клиентной организации? Ответ ясен: преодоление рассеивания целей в организации как опасного и повсеместного вида организационной патологии (см. об этом соответствующий раздел). Руководители организаций довольно быстро замечают тут большие возможности для себя по максимуму согласовать целевую структуру своей организации, интегрировать ее вокруг собственной стратегии. Поэтому они, как правило, охотно и пристрастно участвуют в самой процедуре определения служебных функций руководителей основных подразделений, своих заместителей.

Такого рода формулировки совсем не обязательно имеют юридическую силу, скорее, это моральный контракт руководителя с подчиненным. Для того и другого формулирование функций в подобных выражениях необходимо для того, чтобы как можно точнее объяснять руководителям и работникам, чего от них фирма хочет.

0 правовой стороне тут тоже есть что сказать. В главе 10 нового Трудового кодекса РФ¹ есть ст. 56, где говорится буквально следующее: "Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции... а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию...". А в ст. 57 читаем: "Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы с указанием структурного подразделения;

- дата начала работы;

____________

¹ Цитирую по: Трудовой кодекс Российской Федерации. Официальный текст. М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К⁰", 2002. С. 28.

 Конец страницы 516 

 Начало страницы 517 

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция".

Так что и по закону функция - понятие ключевое среди всех перечисленных.

Ничего не имею против описательного способа определения служебных функций, будь то положение о подразделении или должностная инструкция. По опыту знаю, что многие руководители очень дорожат своим правом перечислять те действия, которые должен совершать их подчиненный при выполнении своих функций. Пожалуйста. Почему нет? Надо только видеть второстепенную и вспомогательную роль таких перечней действий. Определение служебных функций становится мощным управленческим ресурсом именно тогда, когда оно производится в продуктном выражении.

Приведу еще один пример сопоставления двух способов определения служебных функций: через перечень действий и в продуктном выражении.

Губернатор одной области России сразу после своего избрания пригласил меня помочь ему оптимизировать работу областной администрации. Среди прочего мы предприняли пересмотр положений о подразделениях аппарата. Вот перед Вами текст, который у них был до начала консультационных работ.

Утверждено:

Первый заместитель Главы администрации N-ской области

(подпись__________Ф.И.О.)

Дата