12.1.3.10. Требования к подписи нового счета-фактуры. Право подписи счета-фактуры

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи:

1) руководителя и главного бухгалтера организации либо

2) иных уполномоченных лиц.

Примечание

В случае составления счета-фактуры в электронной форме он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). Таким образом, в электронном счете-фактуре показатель "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением N 1137).

Электронный документ вы можете подписать электронной подписью, сертификат ключа проверки которой был выдан в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - ЭЦП). Документ, подписанный ЭЦП в течение срока действия такого сертификата, но не позднее 31 декабря 2013 г., приравнивается к электронному документу, который подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 5, ч. 2 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", п. 1 ст. 3, ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 02.07.2013 N 171-ФЗ).

Подробнее об этом вы можете узнать в разд. 12.1.4 "Новые счета-фактуры в электронном виде (по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ N 1137). Формат, порядок выставления и получения (обмена)".

За руководителя и главного бухгалтера счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом либо доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). При этом доверенность должна быть оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

Налоговые органы для подтверждения права подписи счета-фактуры могут потребовать представить и приказ, и доверенность. Часто это происходит, если речь идет о подтверждении права подписи за руководителя организации.

Примечание

Образец приказа о предоставлении права подписи счета-фактуры приведен в приложении 9 к разд. 12.1 "Порядок выставления счетов-фактур по новой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ N 1137. Заполнение книг покупок и книг продаж. Ведение журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур".

Образец доверенности на право подписи счетов-фактур приведен в приложении 10 к разд. 12.1 "Порядок выставления счетов-фактур по новой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ N 1137. Заполнение книг покупок и книг продаж. Ведение журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур".

Фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера или иных лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры, нужно указать по строкам "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" счета-фактуры.

Если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо, не являющееся руководителем или главным бухгалтером организации, то в качестве дополнительного реквизита можно указать должность данного лица. Нарушением это не будет (Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39). Однако при этом необходимо заполнить все обязательные реквизиты, предусмотренные п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Желательно, чтобы оба экземпляра счета-фактуры были подписаны одними и теми же уполномоченными лицами.

Однако на практике может возникнуть ситуация, когда два экземпляра одного счета-фактуры подписали разные лица, которые имеют полномочия на подпись.

Например, головное подразделение (главный офис) централизованно выставляет и регистрирует счета-фактуры, а также хранит у себя их первые экземпляры, подписанные директором компании. А обособленные подразделения оформляют и передают клиентам вторые экземпляры счетов-фактур, подписанные руководителями соответствующих подразделений.

Формальных нарушений в таком случае нет, ведь требования п. 6 ст. 169 НК РФ соблюдаются. Поэтому у покупателя есть право на вычет.

К аналогичным выводам пришел Минфин России в Письме от 03.07.2013 N 03-07-15/25437. Финансовое ведомство рассмотрело ситуацию, когда подписание двух экземпляров счета-фактуры разными лицами было обусловлено технологическими особенностями организации бизнес-процессов продавца. Этот подход поддерживает и ФНС России (Письмо от 19.07.2013 N ЕД-4-3/13161@).

Судебная практика в такой ситуации на стороне налогоплательщиков. Так, ФАС Московского округа отметил следующее: при получении счетов-фактур от поставщика покупатель не может знать, что экземпляр счета-фактуры продавца имеет другую подпись. Значит, отказ в вычете в данном случае неправомерен, ведь вычет производится на основании счета-фактуры, находящегося у покупателя (Постановление ФАС Московского округа от 14.09.2009 N КА-А40/9167-09).

Несмотря на разъяснения финансового ведомства, ФНС России и судов, у территориальных налоговых органов могут возникнуть вопросы, если они установят, что два экземпляра счета-фактуры неидентичны. Поэтому во избежание разногласий с проверяющими, если в вашей деятельности регулярно возникают ситуации, когда по организационным и (или) техническим причинам подписать оба экземпляра счета-фактуры одно и то же уполномоченное лицо не может, мы рекомендуем:

- закрепить процедуру подписания счетов-фактур в учетной политике для целей налогообложения (с указанием случаев, когда различные экземпляры счета-фактуры могут подписывать разные уполномоченные лица);

- представить выписку из учетной политики (в той части, где говорится о порядке подписания экземпляров счета-фактуры разными уполномоченными лицами) покупателю и (или) в налоговый орган, когда он истребует у вас документы в порядке ст. 93.1 НК РФ.

Примечание

Прежние правила проставления подписей на счетах-фактурах несколько отличались от предусмотренных Постановлением N 1137. Подробнее о них вы можете узнать в разд. 12.2.3.9 "Требования к подписи прежнего (старого) счета-фактуры. Право подписи счета-фактуры".

СИТУАЦИЯ: Обязательна ли расшифровка подписей на новом счете-фактуре?

Форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением N 1137, предусматривает расшифровку подписей по строкам "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо". Иными словами, при подписании счета-фактуры вы укажете фамилии, имена и отчества лиц, его подписавших. Минфин России также разъясняет, что достаточно указать фамилии и инициалы подписавших счет-фактуру лиц (Письма от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39).

Если в счете-фактуре отсутствует расшифровка подписей, это не должно быть основанием для отказа в вычете покупателю (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Вы также можете дополнительно указать наименование должности подписавшего счет-фактуру лица (если это не руководитель и (или) не главный бухгалтер). Ошибкой это не будет (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Примечание

О прежних правилах указания расшифровки подписей в счетах-фактурах, предусмотренных Постановлением N 914, читайте в раздела "Ситуация: Обязательна ли расшифровка подписей на прежнем (старом) счете-фактуре?".

СИТУАЦИЯ: Можно ли проставлять на новом счете-фактуре факсимильные подписи?

Официальная позиция контролирующих органов в отношении факсимильных подписей в счетах-фактурах состоит в том, что их проставлять нельзя. Чиновники считают неправомерным предъявлять к вычету или возмещению НДС на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 N 16-15/104968@, от 23.01.2009 N 19-11/004827).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Некоторые арбитражные суды полагают, что факсимильное воспроизведение подписи руководителя и главного бухгалтера не является основанием для отказа в вычете НДС (см., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2011 N А13-8617/2008, от 08.02.2011 N А56-12834/2010, ФАС Поволжского округа от 17.05.2011 N А55-17448/2010 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 12.09.2011 N ВАС-12001/11).

В то же время существуют судебные решения, в том числе Президиума ВАС РФ, которые поддерживают требования контролирующих органов (Постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11, ФАС Западно-Сибирского округа от 19.07.2012 N А27-5495/2011, ФАС Северо-Западного округа от 17.05.2012 N А56-33605/2011, от 11.04.2012 N А56-69600/2010).

В отдельных случаях судьи указывают, что использование факсимильной подписи правомерно, если это предусмотрено соглашением сторон (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 N А45-16746/2009). В качестве аргумента судьи ссылаются на ч. 2 ст. 160 ГК РФ, где указано, что в таком случае допускается факсимильное воспроизведение подписи.

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС.

В заключение отметим, что приведенные выше разъяснения контролирующих органов и судебных инстанций были даны по спорам о применении прежних правил заполнения счетов-фактур, утвержденных Постановлением N 914. Однако мы полагаем, что эти разъяснения сохраняют актуальность и в настоящее время.

СИТУАЦИЯ: Можно ли выставлять новые счета-фактуры в электронной форме (электронном виде) и проставлять на них электронные подписи?

Счета-фактуры могут выставляться в электронной форме при наличии у сторон сделки совместимых технических средств и возможностей (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н. Форматы счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), а также журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде утверждены Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@. Приказ вступил в силу по истечении десяти дней после дня опубликования (п. п. 9, 12 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763).

Примечание

Текст Приказа от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ был опубликован в "Российской газете", N 106, 12 мая 2012 г. не в полном объеме (без приложений). Приложения N N 1 - 7 опубликованы на официальном сайте ФНС России. С учетом изложенного возможны различные точки зрения по вопросу о дате вступления в силу данного нормативного акта. Подробнее об этом вы можете узнать в Справочной информации.

Таким образом, с внедрением электронного оборота счетов-фактур становится возможным применение электронной подписи.

До этого момента выставление электронных счетов-фактур и применение электронно-цифровой подписи контролирующие органы считали неправомерными (Письма Минфина России от 07.07.2009 N 03-07-14/63, УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827).

Примечание

Об электронном документообороте счетов-фактур вы можете узнать в разд. 12.1.4 "Новые счета-фактуры в электронном виде (по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ N 1137). Формат, порядок выставления и получения (обмена)".

Подписывается электронный счет-фактура усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) либо иного лица, уполномоченного на это приказом или доверенностью (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера в данном случае не требуется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры).

Обратите внимание!

Электронный документ вы можете подписать электронной подписью, сертификат ключа проверки которой был выдан в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - ЭЦП). Документ, подписанный ЭЦП в течение срока действия такого сертификата, но не позднее 31 декабря 2013 г., приравнивается к электронному документу, который подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 5, ч. 2 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", п. 1 ст. 3, ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 02.07.2013 N 171-ФЗ).

Примечание

Образец приказа о предоставлении права подписи счета-фактуры приведен в приложении 9 к разд. 12.1 "Порядок выставления счетов-фактур по новой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ N 1137. Заполнение книг покупок и книг продаж. Ведение журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур".

СИТУАЦИЯ: Можно ли применить вычет НДС, если новый счет-фактуру подписало неуполномоченное лицо?

Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие факты, налоговый орган может отказать вам в вычете НДС.

При рассмотрении подобных споров арбитражные суды принимают различные решения, которые в основном зависят от того, доказан или нет факт подписания спорного счета-фактуры неуполномоченным и (или) неустановленным лицом (в отношении подписей как руководителя, так и главного бухгалтера).

Когда налоговому органу с помощью почерковедческой экспертизы, свидетельских показаний или иных доказательств удается убедить судей, что счет-фактуру подписало лицо, которое не имело на это права, в применении вычета суды чаще всего отказывают (см., например, Постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 N 9299/08, Определение ВАС РФ от 14.12.2009 N ВАС-16306/09, Постановления ФАС Московского округа от 27.03.2012 N А40-44085/11-129-194, от 18.05.2011 N КА-А41/4171-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 17.08.2011 N ВАС-10654/11), ФАС Поволжского округа от 04.05.2011 N А55-10089/2009, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2011 N А79-14256/2009).

Если же налоговые органы не представляют достаточных доказательств, суды поддерживают налогоплательщиков (Постановление Президиума ВАС РФ от 16.01.2007 N 11871/06, Определение ВАС РФ от 14.07.2008 N 8774/08, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2012 N А56-29738/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 08.08.2011 N А27-8139/2010, ФАС Московского округа от 04.03.2011 N КА-А41/1262-11).

В то же время существуют решения, в которых судьи принимают в обоснование вычетов НДС счета-фактуры, подписанные неуполномоченными (неустановленными) лицами. При этом они указывают, что в случае подтверждения реальности операций и должной осмотрительности налогоплательщика подписание счета-фактуры неустановленным лицом не является основанием для отказа в вычете. Таким образом, налогоплательщик не должен отвечать за неправомерные действия своих контрагентов (см., например, Постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, ФАС Поволжского округа от 20.09.2011 N А65-1631/2011, ФАС Северо-Западного округа от 14.09.2011 N А21-8952/2010, ФАС Уральского округа от 31.05.2011 N Ф09-2404/11-С2).

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС.

Подробнее о том, как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента, вы можете узнать в разд. 3.1.1.4 "Проявление должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента (поставщика, подрядчика, исполнителя). Добросовестность налогоплательщика" Практического пособия по налогу на прибыль.

Чтобы избежать неблагоприятных последствий, поинтересуйтесь при заключении сделки, кто уполномочен подписывать счета-фактуры от имени руководителя и главного бухгалтера, а также попросите контрагента представить копии соответствующих документов (приказа, доверенности и т.п.).