12.1.2. В какие сроки нужно выставить (составить) счет-фактуру. Дата выставления счета-фактуры

Счет-фактура должен быть составлен не позднее пяти календарных дней со дня наступления следующих событий (п. 3 ст. 168 НК РФ):

- получение оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

- отгрузка товара (выполнение работ, оказание услуг) <1>;

- передача имущественных прав.

--------------------------------

<1> Налоговый кодекс РФ не определяет, что следует считать датой отгрузки товаров. По мнению контролирующих органов, это дата первого по времени составления первичного документа в адрес покупателя или перевозчика для доставки товаров покупателю (Письма Минфина России от 09.11.2011 N 03-07-09/40, от 28.07.2011 N 03-07-09/23, от 22.06.2010 N 03-07-09/37, ФНС России от 13.12.2012 N ЕД-4-3/21217@). При этом если поставка товара происходит по частям в связи с его большим весом и объемом, то датой отгрузки считается дата составления первичного документа, оформленного при отгрузке последней части товара (Письмо Минфина России от 13.01.2012 N 03-07-11/08).

Следует учитывать, что до 1 апреля 2012 г., согласно разъяснениям Минфина России, допускалось применять как новую форму счета-фактуры, утвержденную Постановлением N 1137, так и прежнюю, утвержденную Постановлением N 914. С 1 апреля 2012 г. применяется только новая форма (Письмо Минфина России от 31.01.2012 N 03-07-15/11 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 01.02.2012 N ЕД-4-3/1547@)).

Например, организация "Альфа" отгрузила товар покупателю 28 марта 2012 г. До 1 апреля организация могла выставить покупателю счет-фактуру как по новой, так и по старой форме. При оформлении счета-фактуры начиная с указанной даты организация должна использовать форму, утвержденную Постановлением N 1137.

Если перед отгрузкой вы получили предоплату, счет-фактуру нужно будет составить в указанный срок сначала при получении предоплаты от покупателя (на ее сумму), а затем при отгрузке (на стоимость товара).

Подчеркнем, что срок выставления счетов-фактур определен в календарных днях. При этом если последний день срока выпадет на выходной или нерабочий праздничный день, то счет-фактура должен быть составлен не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Дата выставления счета-фактуры указывается в строке 1 формы счета-фактуры и может соответствовать любому дню в пределах срока, установленного для выставления счета-фактуры.

Задержка с выставлением счета-фактуры может повлечь негативные последствия у покупателя (заказчика), поскольку только на основании этого документа он сможет принять к вычету "входной" НДС.

Примечание

Подробнее о том, как влияет на применение вычета покупателем несвоевременное выставление счета-фактуры поставщиком, вы можете узнать в разд. 13.1.1.3.1.3 "Если поставщик выставил счет-фактуру несвоевременно".

В заключение отметим, что если договор с покупателем предусматривает ежедневную многократную отгрузку товаров, то вы можете выставить один счет-фактуру на все отгруженные в течение дня партии товара. Сделать это надо также не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки (Письмо Минфина России от 02.05.2012 N 03-07-09/44).

СИТУАЦИЯ: Можно ли выставить новый счет-фактуру в более ранние сроки (до отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг))?

Иногда поставщики (исполнители) выставляют счета-фактуры до того, как у них появляется основание это сделать (например, выставляют "отгрузочный" счет-фактуру до отгрузки и поступления предоплаты).

Контролирующие органы выступают против этого, указывая, что в Налоговом кодексе РФ такой порядок не предусмотрен (Письмо Минфина России от 02.07.2008 N 03-07-09/20). В связи с этим в случае выставления счета-фактуры до отгрузки покупатель получает отказ в вычете (Письма Минфина России от 09.11.2011 N 03-07-09/39, от 17.02.2011 N 03-07-08/44).

В то же время п. 3 ст. 168 НК РФ не содержит запрета на выставление счета-фактуры в более ранние сроки. В некоторых случаях суды приходят к аналогичным выводам (Постановление ФАС Московского округа от 21.07.2008 N КА-А40/6416-08).

Примечание

Дополнительно о практике арбитражных судов вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДС.

Кроме того, указание в счете-фактуре более раннего срока не препятствует идентификации налоговыми органами продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимости, налоговой ставки и суммы налога. Соответственно, формально вычет по такому счету-фактуре правомерен (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Таким образом, если продавец выставил счет-фактуру раньше срока, то вероятны претензии со стороны проверяющих органов. Однако с учетом имеющейся арбитражной практики у покупателя есть шансы отстоять в суде право на вычет.

СИТУАЦИЯ: Как оформить и зарегистрировать в книге продаж новый счет-фактуру, выставленный несвоевременно (позже установленного срока)

Встречаются ситуации, когда налогоплательщики забывают выставить счет-фактуру в предусмотренный п. 3 ст. 168 НК РФ срок. Такое нарушение может быть обнаружено в том же периоде, в котором счет-фактуру следовало выставить, или в последующих периодах.

В таких случаях продавец может выставить счет-фактуру:

1) когда книга продаж за период, в котором произошла отгрузка, еще не сформирована. Продавцу следует просто отразить оформляемый счет-фактуру в книге продаж за тот период, в котором вы отгрузили товары (выполнили работы, оказали услуги);

2) когда книга продаж за указанный период уже сформирована (прошита, пронумерована). Счет-фактура также должен быть отражен в книге продаж за период отгрузки, несмотря на то что дата его выставления приходится на более поздний период (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги продаж). Поскольку книга продаж уже сформирована, в нее следует внести исправления за указанный период. Для этого оформляется дополнительный лист книги продаж (Письмо ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@ <2>).

--------------------------------

<2> Указанное Письмо ФНС России относится к периоду действия Правил ведения книг продаж, утвержденных Постановлением N 914. По нашему мнению, данными разъяснениями можно руководствоваться и при заполнении книги продаж по новым Правилам, утвержденным Постановлением N 1137.

Кроме того, если вы уже подали налоговую декларацию по НДС за соответствующий период, придется представить уточненную декларацию (абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ), поскольку налоговая база за этот период была сформирована без учета стоимости товаров (работ, услуг), указанных в счете-фактуре, выставленном с опозданием.

12.1.3. НОВАЯ ФОРМА (БЛАНК) СЧЕТА-ФАКТУРЫ,

УТВЕРЖДЕННАЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ N 1137.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СЧЕТА-ФАКТУРЫ

И ТРЕБОВАНИЯ ПО ИХ ЗАПОЛНЕНИЮ (ОФОРМЛЕНИЮ)

Постановлением N 1137 утверждена новая форма счета-фактуры (Приложение N 1). В связи с этим прежняя форма счета-фактуры, предусмотренная Постановлением N 914, утратила силу.

Примечание

Образец заполнения новой формы счета-фактуры, утвержденной Постановлением Правительства РФ N 1137, приведен в приложении 1 к разд. 12.1 "Порядок выставления счетов-фактур по новой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ N 1137. Заполнение книг покупок и книг продаж. Ведение журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур".

Отметим, что согласно разъяснениям Минфина России до 1 апреля 2012 г. можно было применять как новую, так и прежнюю форму счета-фактуры (Письмо от 31.01.2012 N 03-07-15/11 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 01.02.2012 N ЕД-4-3/1547@)).

Далее мы рассмотрим правила оформления счетов-фактур по новой форме.

Примечание

Подробнее о заполнении прежней формы счета-фактуры, утвержденной Постановлением N 914, вы можете узнать в разд. 12.2.3 "Прежняя (старая) форма (бланк) счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ N 914. Обязательные реквизиты счета-фактуры и требования по их заполнению (оформлению)".

Налоговый кодекс РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.

Перечислим некоторые обязательные реквизиты счета-фактуры:

- порядковый номер и дата выписки счета-фактуры (строка 1 счета-фактуры);

- наименования, адрес и идентификационные номера продавца и покупателя (строки 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б счета-фактуры);

- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя (строки 3, 4 счета-фактуры);

- наименования поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единицы измерения (при возможности их указания) (графы 1, 2, 2а);

- иные.

Заметим, что по сравнению с прежней формой счета-фактуры в новой форме документа появились новые строки:

- 1а "Исправление N";

- 7 "Валюта: наименование, код".

Кроме того, введены графы для указания кода единицы измерения и кода страны происхождения товара в таблице счета-фактуры.

Если поставщик не укажет какие-либо из обязательных сведений при заполнении счета-фактуры, покупатель не сможет принять к вычету сумму НДС, которую он уплатил по такому счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 3 Правил ведения книг покупок, утвержденных Постановлением N 1137).

Если вы получили от продавца счет-фактуру, составленный с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.

Напомним, что, если продавец до 1 апреля 2012 г. выставил счет-фактуру по старой форме, утвержденной Постановлением N 914, это не является нарушением (Письмо Минфина России от 31.01.2012 N 03-07-15/11 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 01.02.2012 N ЕД-4-3/1547@)). По такому счету-фактуре вы можете принять НДС к вычету.

Примечание

О том, какие нарушения в счете-фактуре влекут отказ в вычете, а также о том, как исправить счет-фактуру, вы можете узнать в разд. 12.1.5 "Какие нарушения в оформлении нового счета-фактуры, в том числе корректировочного (по формам, утвержденным Постановлением Правительства РФ N 1137), являются существенными и могут повлечь отказ в вычете НДС" и разд. 12.1.6 "Как исправить ошибки в новом счете-фактуре, в том числе корректировочном (по формам, утвержденным Постановлением Правительства РФ N 1137)".

В то же время организация (предприниматель) иногда не может заполнить все графы и строки счета-фактуры, так как отдельные данные указать невозможно по объективным причинам. В этих случаях в незаполненных строках и графах нужно проставить прочерки (см., например, п. п. 1, 3 Письма Минфина России от 10.02.2012 N 03-07-09/06). Если такие прочерки продавец не проставил (оставил строки или графы пустыми), то, по нашему мнению, это не является нарушением и не может быть основанием для отказа в вычете покупателю в силу абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ.

Кроме того, не заполняются некоторые строки и графы счетов-фактур, выставленных на оказанные услуги, выполненные работы или переданные имущественные права.

Отметим, что, если вы укажете в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) дополнительные реквизиты (сведения), это не будет препятствием для применения вычета (Письма Минфина России от 30.10.2012 N 03-07-09/146, от 15.08.2012 N 03-07-09/118, от 08.08.2012 N 03-07-15/102, от 27.07.2012 N 03-07-09/93, от 19.07.2012 N 03-07-11/140, от 19.07.2012 N 03-07-11/141, от 02.05.2012 N 03-07-09/45, от 09.02.2012 N 03-07-15/17 (доведено до сведения налогоплательщиков и налоговых органов Письмом ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4061@), ФНС России от 23.08.2012 N АС-4-3/13968@, от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193). В частности, вы можете в дополнение к обязательным реквизитам:

- ввести в таблицу счета-фактуры дополнительные графы (Письмо ФНС России от 18.07.2012 N ЕД-4-3/11915@);

- указать должность уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39);

- в корректировочном счете-фактуре указать наименование и (или) адрес продавца (покупателя), действовавшие (применявшиеся) до даты его составления (Письмо Минфина России от 04.09.2012 N 03-07-08/264).

Счета-фактуры (корректировочные счета-фактуры) могут выставляться в электронной форме или на бумажном носителе (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Как правило, счет-фактура (корректировочный счет-фактура) на бумажном носителе составляется в двух экземплярах, один из которых налогоплательщик передает покупателю, а второй экземпляр хранит у себя (п. 6 Правил заполнения счета-фактуры, п. 5 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры). Однако есть случаи, когда счет-фактура составляется в единственном экземпляре (см., например, п. 18 Правил ведения книги продаж).

Далее мы рассмотрим подробно правила заполнения счетов-фактур.

Быстро перейти к нужному разделу вы можете по следующим ссылкам:

разд. 12.1.3.1. Порядок нумерации новых счетов-фактур. Нарушения в нумерации счетов-фактур как основание для отказа в вычете >>>

разд. 12.1.3.2. Как заполнить строку нового счета-фактуры с данными о внесенных исправлениях >>>

разд. 12.1.3.3. Как заполнить строки нового счета-фактуры с данными о продавце: наименование, адрес, ИНН и КПП >>>

разд. 12.1.3.4. Как заполнить строки нового счета-фактуры с данными о покупателе: наименование, адрес, ИНН и КПП >>>

разд. 12.1.3.5. Как заполнить строку нового счета-фактуры о грузоотправителе и его адресе >>>

разд. 12.1.3.6. Как заполнить строку нового счета-фактуры о грузополучателе и его адресе >>>

разд. 12.1.3.7. Указание номера платежно-расчетного документа при заполнении нового счета-фактуры >>>

разд. 12.1.3.8. Указание наименования валюты при заполнении нового счета-фактуры. Выставление счета-фактуры в иностранной валюте (долларах, евро), условных единицах (у. е.) >>>

разд. 12.1.3.9. Как заполнить графы нового счета-фактуры >>>

разд. 12.1.3.10. Требования к подписи нового счета-фактуры. Право подписи счета-фактуры >>>

разд. 12.1.3.11. Проставление печати на новом счете-фактуре >>>