Глава 4. Разработка и реализация проектов и программ в сфере культуры

257

Во время проведения мероприятия должен быть обеспечен высокий уровень обслуживания (угощение, интерьер помеще­ния, фото и видеосъемка, ТВ и т. д.).

По итогам проведения мероприятия обязательно должен быть проведен анализ его подготовки, проведения и эффективности.

Приемы и презентации. Несмотря на то что многие спонсо­ры не связывают себя обязательствами посетить мероприятие, многие арт-группы убеждены, что именно качество их работы будет привлекательно для спонсоров и проводят специальные вечера (спектакли, показы и т. д.), на которые приглашают по­тенциальных и уже имеющихся спонсоров. Иногда спонсоры рады возможности увидеть работы арт-организации и посмот­реть на реакцию публики; другие считают это слишком изощ­ренным способом привлечь спонсора и полагают, что подобный подход выдает неумение арт-группы приспособить свой пакет к интересам данной компании. Поэтому важно точно уяснить, зачем проводится прием и именно для этих людей. Разумно про­вести несколько контрастных приема в течение года, предоста­вить спонсорам широкий выбор и продемонстрировать диапа­зон возможностей организации.

Во время самого мероприятия надо отметить каждого из при­бывших гостей, дать им уточненную программу, указать, где на­ходится гардероб, буфет или бар, другие помещения. Если необ­ходимо выделить конкретного гостя из остальной публики, -подготовьте для него значок в петлице или на лацкане. Кто-то должен быть подробно проинструктирован, как проводить гос­тей, обеспечить их всех напитками, позаботиться, чтобы все были представлены друг другу. Опыт показывает, что члены правле­ния и персонал должны быть хорошо проинструктированы пе­ред мероприятием. Они должны не только знать имена гостей и названия их компаний, но и быть в курсе их спонсорской дея­тельности. Это дает возможность показать работу и ответить на возникающие вопросы, а ненавязчивый интерес, проявленный к потенциальным спонсорам, никогда не будет дурно истолкован.

Всегда полезно, чтобы члены артистической группы были готовы присоединиться к гостям после шоу, при условии, чтоони тоже хорошо проинструктированы и не будут стоять от­дельной группой, разговаривая друг с другом.

Выступления, речи и спичи во время приема должны быть краткими и по существу, информативны и позитивны. Выступ­ления работают лучше после спектакля, чем в перерыве - если это не будет слишком поздно.

Необходимо продумать легкое угоищние - многие из гостей придут к приему прямо из офиса. Целесообразно предложить несколько канапе перед шоу, а буфет - после. Еда и напитки дол-жн ы отражать статус арт-группы: шампанское и икра могут ука­зывать на то, что у организаторов больше денег, чем ума.

Сразу после шоу нужно устроить «разбор полетов». При этом могут быть полезн ым и л юбые замечания и комментарии сотруд­ников, обслуживавших вечер. Например, реплика одного из гос­тей, что ему было приятно таким образом отметить свой день рождения, может подсказать послать ему поздравительную от­крытку. А упоминание о чьем-то шефе, который хотел бы быть па вечере, но его жена внезапно заболела - другой вариант действий.

Несколько дней спустя можно обзвонить присутствовавших гостей с тем, чтобы узнать понравилось ли им, собираются ли они ознакомиться с пакетом спонсорских предложений и мож­но ли обсудить с ними планы в деталях. Свой подход необхо­дим к тем, кто сказал, что придет и не пришел: имеется возмож­ность сыграть на их «комплексе вины».

Ошибочно считать, что после такого вечера со спонсорством сразу же все будет в порядке. Целью «стимулирующих» меро­приятий является не продажа спонсорских пакетов, а л ишь зна­комство с потенциальными спонсорами и это только первый шаг.

Конкурсы и премии. Проведение конкурсов и присуждение премий способны обеспечить немалые поступления, особенно при условии привлечения внимания СМ И. Следует только по­мнить, что некоторые сферы деятельности уже перенасыщены конкурсами и награждениями. Поэтому главная задача будет заключаться в определении собственной ниши.

Несмотря на то что конкурсы очень привлекательны для спон­соров, подобная деятельность требует серьезных затрат, прежде