20.4.3. Принятие к учету первичных учетных документов,

КОТОРЫЕ СОСТАВЛЕНЫ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. В какой форме составлять первичный документ, организация решает самостоятельно.

Если документ составляется в электронном виде, то он заверяется электронной подписью.

Правильное использование электронной подписи имеет существенное значение для налогового учета. Например, чтобы учесть расходы по налогу на прибыль, необходимо иметь подтверждающие документы, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ, в частности заверены надлежащим образом (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Применение электронной подписи регулируется положениями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Данный Закон выделяет простую и усиленную электронные подписи. В свою очередь, усиленная электронная подпись подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную (ч. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Характеристика видов электронной подписи приведена в ст. 5 Закона N 63-ФЗ.

Первичный документ, составленный в электронном виде, может быть принят к учету, только если он подписан электронной подписью ответственных лиц с соблюдением условий ст. 6 Закона N 63-ФЗ.

Так, согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись практически во всех случаях будет равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом в бумажном виде. Исключение составляют ситуации, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов только на бумаге.

На это указывают и контролирующие органы (Письма Минфина России от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 N 03-07-11/297, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190).

Электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, может быть признан равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). Контролирующие органы трактуют приведенное положение по-разному.

По мнению Минфина России, подписанные указанными электронными подписями первичные документы смогут быть приняты к учету только после того, как в Налоговом кодексе РФ или в законодательстве о бухгалтерском учете появятся соответствующие нормы. Однако пока таких положений законодательство не содержит (Письма Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).

В то же время ФНС России разъясняет, что документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, может быть принят к учету, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон (Письмо от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@).

Отметим, что Закон N 63-ФЗ не всегда был единственным нормативным правовым актом, регулирующим отношения в области использования электронных подписей. До 1 июля 2013 г. продолжал действовать Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Следовательно, до указанной даты действовали оба Закона одновременно (ч. 2 ст. 20 Закона N 63-ФЗ).

Обратите внимание!

В соответствии с положением ст. 19 Закона N 63-ФЗ электронный документ, который до 1 июля 2013 г. был подписан ЭЦП, оформленной в соответствии с ранее действовавшим Законом N 1-ФЗ, признавался равнозначным документу, подписанному квалифицированной электронной подписью в порядке нового Закона N 63-ФЗ.

Однако Федеральный закон от 02.07.2013 N 171-ФЗ внес изменения в положения ст. 19 Закона N 63-ФЗ. Согласно нововведениям электронный документ, подписанный до 31 декабря 2013 г. электронной подписью, ключ проверки которой содержится в сертификате, выданном в соответствии с порядком, установленным ранее действовавшим Законом N 1-ФЗ, будет также признаваться равнозначным документу, подписанному квалифицированной электронной подписью. Закон N 171-ФЗ вступил в силу 1 июля 2013 г. (п. 1 ст. 3, ч. 2 ст. 4 Закона N 171-ФЗ).

Таким образом, документ, который до 31 декабря 2013 г. будет подписан электронной цифровой подписью с соблюдением требований п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ, может быть принят к учету.

Добавим, что в период действия Закона N 1-ФЗ контролирующие органы принимали к учету документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ (Письма Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).