13.6. Форма представления документов

ПРИ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКЕ

Документы, истребуемые при выездной проверке, можно представить в налоговый орган (абз. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

1) в бумажном виде, передав их заверенные копии инспектору лично, в канцелярию или направив по почте заказным письмом (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);

2) в электронной форме путем направления по телекоммуникационным каналам связи. В такой форме можно подать только документы, составленные в электронном виде по установленным ФНС России форматам (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ). Порядок направления документов по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

Если вы представляете истребованные документы на бумажном носителе в виде копий, необходимо учитывать следующее.

Подавать их необходимо в виде копий, заверенных подписью руководителя (иного уполномоченного лица) и печатью организации. При этом уполномочить другое лицо на заверение копий документов руководитель организации может доверенностью, составленной в соответствии с требованиями ст. ст. 185 - 189 ГК РФ (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Порядок оформления заверительной надписи на копии документа установлен п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. В нем указано, что такая надпись делается после графы для подписи. При этом выглядеть надпись должна так:

Верно

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, Фамилия

Дата

В то же время данный порядок является рекомендованным, но необязательным (абз. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому надпись может выглядеть иначе и располагаться в любом свободном поле документа.

Например, надпись на копии документа, представляемой в налоговый орган, может выглядеть так:

Копия верна.

18 апреля 2012 г.

Каменских

Генеральный директор ООО "Альфа" ----------- Каменских Н.П.

М.П.

Индивидуальные предприниматели заверяют копии своей личной подписью (обязательного проставления оттиска печати НК РФ не требует).

Доверенность, которая выдана предпринимателем уполномоченному лицу, должна быть нотариально удостоверена. Это следует из абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ. С этим соглашается и Минфин России в Письме от 07.08.2009 N 03-02-08/66.

Вместе с тем ФНС России считает, что в отношении индивидуальных предпринимателей, так же как и юридических лиц, законом не предусмотрена нотариальная форма доверенности. В связи с чем на доверенности, которую выдает индивидуальный предприниматель, достаточно его подписи (Письмо ФНС России от 10.08.2009 N ШС-22-6/627@).

Отметим, что проверяющие не вправе требовать от вас нотариально удостоверенных копий документов, если это не предусмотрено законодательством РФ. Это сказано в абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ (см. дополнительно Письмо Минфина России от 07.12.2009 N 03-04-05-01/886).

Если налоговый орган требует у вас нотариально удостоверенные копии документов без достаточных оснований, вы вправе представить копии, заверенные в обычном порядке.

Отметим, что вы вправе прошить копию многостраничного документа и только в одном месте на прошивке проставить единую заверительную надпись. Для этого вам необходимо пронумеровать все листы в документе, указав при заверении их общее количество. Учтите, что пачка должна быть прошита таким образом, чтобы при работе с ней не произошло ее разрушения (расшития) и обеспечивалось свободное копирование каждого отдельного листа документа. Кроме того, в копии должны просматриваться все даты, визы, резолюции и т.п. (Письмо ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Однако копии нескольких документов желательно заверять отдельно. Одной заверительной надписи на подшивке копий документов недостаточно. На это указывает Минфин России в Письмах от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 N 03-02-07/1-549 <6>, а также ФНС России в Письме от 02.10.2012 N АС-4-2/16459. Суды соглашаются с таким выводом (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09).

--------------------------------

<6> Приведенные Письма касаются истребования документов при встречных проверках. Однако их выводы применимы и к выездным проверкам, поскольку порядок представления истребуемых документов в данных случаях одинаков (п. 2 ст. 93, абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

На практике помимо заверенных копий документов налоговики могут попросить вас представить также их отсканированные копии на магнитном носителе или по электронной почте.

Такое требование неправомерно. Это следует из ст. 93 НК РФ, которая такую обязанность не предусматривает. От подачи отсканированных копий документов вы вправе отказаться, если представили их налоговому органу на бумажном носителе.

В заключение заметим, что не стоит в целях экономии представлять заверенные копии документов на черновиках. По мнению Минфина России, оборотная сторона отводится для отметки об исполнителе документа (инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя) (Письмо от 01.02.2010 N 03-02-07/1-35).

Примечание

Подробнее о возможности компенсации расходов на изготовление копий документов вы можете узнать в разд. 13.11 "Компенсация расходов на копирование и доставку истребованных документов".