13.8. Способы представления документов

Документы, которые у вас потребовал налоговый орган, представляются на бумажном носителе в виде заверенных копий. Их можно передать лично (инспектору или в канцелярию) либо направить по почте заказным письмом (абз. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если среди них есть документы, составленные в электронной форме по установленным ФНС России форматам, вы вправе направить их в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обратите внимание!

По разъяснениям ФНС России, в число таких документов входят счета-фактуры, книги покупок и продаж (Письмо ФНС России от 03.09.2010 N АС-37-2/10613@ (п. 2)).

Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ утверждены форматы указанных выше документов в электронном виде. Приказ должен вступить в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования (п. п. 9, 12 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763). Текст Приказа официально опубликован в "Российской газете" 12 мая 2012 г., но не в полном объеме (без приложений). С учетом изложенного возможны различные точки зрения по вопросу о дате вступления в силу данного нормативного акта. Подробнее об этом вы можете узнать в Справочной информации: "Условия и порядок вступления в силу федеральных нормативных правовых актов".

Со дня вступления его в силу налогоплательщики могут представлять счета-фактуры, а также книги покупок и продаж в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи.

Документы в электронном виде представляются в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Если налоговый орган принял их у вас по телекоммуникационным каналам связи, представлять в инспекцию бумажные копии документов не потребуется.

За неисполнение требования о представлении документов установлена ответственность (п. 1 ст. 126 НК РФ). Поэтому при их подаче (направлении) в налоговый орган стоит позаботиться о получении документа, который впоследствии подтвердит, что все представлено в срок и в полном объеме.

1. Если вы передаете документы инспектору лично или через канцелярию, можно составить двусторонний акт приема-передачи либо сопроводительное письмо. Там стоит перечислить все представляемые документы, их реквизиты и иные индивидуализирующие признаки, а также указать форму их представления (копия или оригинал).

Акт составляется в двух экземплярах, каждый из которых должны подписать налогоплательщик (его представитель) и инспектор, проводящий проверку. У каждого из них остается по экземпляру акта.

ПРИМЕР

акта приема-передачи документов по требованию о представлении документов

Ситуация

По Требованию ИФНС России N 55 по г. Москве от 18.04.2012 N 123/12-Т (см. пример в разд. 13.2 "Требование о представлении документов. Содержание и форма") организация "Альфа" подготовила необходимый комплект заверенных копий документов. Часть документов решено не представлять.

Документы передаются непосредственно инспектору Л.Г. Смирновой, которая работает на территории ООО "Альфа".

Решение

Перед передачей копий бухгалтер С.Н. Приходько подготовил и приложил к документам два экземпляра следующего акта.

Акт

приема-передачи документов

согласно Требованию ИФНС России N 55 по г. Москве

от 18.04.2012 N 123/12-Т

г. Москва 27 апреля 2012 г.

Настоящим актом подтверждается:

1. Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ИНН 7755134420, КПП 775501001), в дальнейшем именуемое ООО "Альфа", в лице генерального директора Н.П. Каменских, действующего на основании Устава, согласно Требованию о представлении документов от 18.04.2012 N 123/12-Т передало, а ИФНС России N 55 по г. Москве в лице старшего государственного налогового инспектора Л.Г. Смирновой получила следующие документы.

Наименование документа	Количество (шт.)
Заверенная копия книги покупок ООО "Альфа" за I квартал 2011 г.	1
Заверенная копия книги покупок ООО "Альфа" за II квартал 2011 г.	1
Заверенная копия книги покупок ООО "Альфа" за III квартал 2011 г.	1
Заверенная копия книги покупок ООО "Альфа" за IV квартал 2011 г.	1
Заверенная копия журнала учета полученных счетов-фактур ООО "Альфа" за I квартал 2011 г.	1
Заверенная копия журнала учета полученных счетов-фактур ООО "Альфа" за II квартал 2011 г.	1
Заверенная копия журнала учета полученных счетов-фактур ООО "Альфа" за IV квартал 2011 г.	1
Всего	7

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах, один из которых остается у ИФНС России N 55 по г. Москве, другой - у ООО "Альфа".

Время принятия документов:

__ ч __ мин. "__" ________ 2012 г.

От ООО "Альфа": От ИФНС России N 55 по г. Москве:

Генеральный директор Старший налоговый инспектор

Каменских

----------------- Н.П. Каменских __________________ Л.Г. Смирнова

(подпись)

Сопроводительное письмо, как правило, используется, если документы сдаются непосредственно в канцелярию налогового органа. В этом случае потребуйте от должностного лица канцелярии поставить на копии сопроводительного письма отметку в получении с датой, указать свою должность, фамилию и расписаться.

ПРИМЕР

сопроводительного письма к документам, представляемым по требованию

Ситуация

Обратимся к ситуации, приведенной в предыдущем примере. При этом предположим, что документы надо представить в канцелярию налоговой инспекции (инспектор Л.Г. Смирнова уже завершила работу по проверке на территории организации и находится в краткосрочном отпуске).

Решение

При передаче копий истребованных документов бухгалтер И.И. Приходько представил в канцелярию инспекции сопроводительное письмо в 2 экземплярах. На одном из экземпляров он попросил поставить отметку о принятии документов.

В ИФНС России N 55 по г. Москве,

173000, г. Москва,

ул. Малахова, д. 32

от Общества с ограниченной

ответственностью "Альфа",

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

173000, г. Москва,

ул. Малахова, д. 30

Исх. N 20/2012 от 27.04.2012

На N 123/12-Т от 18.04.2012

Сопроводительное письмо

Настоящим письмом Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" уведомляет ИФНС России N 55 по г. Москве об исполнении Требования о представлении документов от 18.04.2012 N 123/12-Т и информирует о передаче в канцелярию ИФНС России N 55 по г. Москве следующих документов.

Наименование документа	Количество (шт.)
Заверенная копия книги покупок ООО "Альфа" за I квартал 2011 г.	1
Заверенная копия книги покупок ООО "Альфа" за II квартал 2011 г.	1
Заверенная копия книги покупок ООО "Альфа" за III квартал 2011 г.	1
Заверенная копия книги покупок ООО "Альфа" за IV квартал 2011 г.	1
Заверенная копия журнала учета полученных счетов-фактур ООО "Альфа" за I квартал 2011 г.	1
Заверенная копия журнала учета полученных счетов-фактур ООО "Альфа" за II квартал 2011 г.	1
Заверенная копия журнала учета полученных счетов-фактур ООО "Альфа" за IV квартал 2011 г.	1
Всего	7

Приложение:

Копия Требования о представлении документов от 18.04.2012 N 123/12-Т.

Каменских

Генеральный директор ООО "Альфа" ----------- Н.П. Каменских

2. Если вы направляете документы по почте, то делайте это ценным письмом с описью вложения, а также по возможности с уведомлением о вручении. Опись и уведомление будут доказательством получения налоговиками затребованных документов.

Однако мы не рекомендуем использовать такой способ представления документов, когда у вас есть возможность представить запрашиваемые документы непосредственно в налоговую инспекцию или проверяющим.

3. При подаче документов в электронном виде вы получите по телекоммуникационным каналам связи (п. 21 Порядка):

1) подтверждение даты отправки (его вам направит специализированный оператор связи);

2) квитанцию о приеме, подписанную ЭЦП (ее вам направит налоговый орган).

Вместо квитанции о приеме от налогового органа может поступить уведомление об отказе в приеме. В таком случае необходимо устранить указанные в уведомлении ошибки и повторить процедуру направления документов (абз. 4 п. 21 Порядка).

Если вы не получили от налогового органа квитанцию о приеме, документы следует направить в инспекцию на бумажном носителе (п. 24 Порядка).