20.4.2. Первичный учетный документ

НЕ УДОСТОВЕРЕН НАДЛЕЖАЩИМ ОБРАЗОМ.

ПОДПИСЬ И ПЕЧАТЬ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА

НА ПЕРВИЧНОМ УЧЕТНОМ ДОКУМЕНТЕ

Первичные учетные документы подписываются (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ):

- лицами, совершившими сделку, операцию и ответственными за правильность их оформления;

- лицами, ответственными за правильность оформления совершившегося события.

Отметим, что Закон N 402-ФЗ не регламентирует порядок предоставления права подписи первичных учетных документов, также он не содержит перечня должностей лиц, уполномоченных подписывать данные документы.

До 1 января 2013 г. перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 1 ст. 31, ст. 32 Закона N 402-ФЗ).

Аналогичная норма сохранилась в п. 14 Положения по ведению бухучета, который продолжает действовать и в настоящий момент.

В связи с этим полагаем, что и после 1 января 2013 г. руководитель организации вправе устанавливать данный перечень лиц.

Это подтверждает и Минфин России. Руководствуясь ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в Информационном письме N ПЗ-10/2012 чиновники указали, что утверждать перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен руководитель экономического субъекта.

Подтверждением передачи полномочий на подписание первичного документа может служить:

- приказ (распоряжение) руководителя организации или

- доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185 ГК РФ.

Приказ (распоряжение) руководителя следует дополнить приложением с образцами подписей уполномоченных лиц.

Первичные учетные документы индивидуального предпринимателя (кроме кассового чека) предприниматель должен подписывать сам (п. 10 Порядка учета для индивидуальных предпринимателей).

Документ, который подписан неуполномоченным лицом, не может быть принят к учету. Поэтому, если хозяйственная операция оформлена таким первичным документом, налоговики могут счесть, что вы грубо нарушили правила учета, и привлечь вас к ответственности по ст. 120 НК РФ. Кроме того, в большинстве случаев подобное нарушение влечет также доначисление налога.

К сожалению, на практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные учетные документы от имени контрагента, не всегда возможно. Кроме того, такая обязанность не предусмотрена законодательством.

Это дает основание судам вставать на сторону налогоплательщика в подобных спорах (см., например, Постановления ФАС Поволжского округа от 29.09.2009 N А55-4139/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 29.12.2009 N ВАС-16924/09), ФАС Центрального округа от 08.07.2009 N А48-4704/08-8).

Является ли обязательным наличие оттиска печати на первичном учетном документе, зависит от того, установлено ли порядком заполнения документа или его формы заверять его печатью. Так, большинство форм, приведенных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержат пометку "М.П.". Следовательно, в случае применения указанных форм на них нужно ставить печать.

В то же время оттиск печати не входит в число обязательных реквизитов первичного учетного документа (ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 13 Положения по ведению бухучета, п. 9 Порядка учета для индивидуальных предпринимателей).

Таким образом, если в форме, которую разработал сам налогоплательщик, место для печати предусмотрено, наличие ее оттиска обязательно. В противном случае без него можно обойтись.

СИТУАЦИЯ: Обязательна ли на первичных учетных документах, составленных до 2013 г., расшифровка подписи?

До 1 января 2013 г. действовал Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 1 ст. 31, ст. 32 Закона N 402-ФЗ). В ст. 9 Закона N 129-ФЗ не было указано, что подписи на первичных учетных документах должны быть расшифрованы.

В то же время расшифровка подписей была отнесена к обязательным реквизитам первичного учетного документа абз. 1 п. 13 Положения по ведению бухучета и пп. 6 п. 9 Порядка учета для индивидуальных предпринимателей.

Кроме того, унифицированные формы документов, которые до 2013 г. были обязательны к применению, предусматривали расшифровку подписей.

Поэтому в случае, если расшифровки на первичном учетном документе не было, налоговики на практике чаще всего доначисляли налоги и привлекали к ответственности.

Суды, как правило, приходили к выводу, что отсутствие расшифровки подписи само по себе не является основанием для пересчета налоговой базы (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 05.03.2008 N А57-4434/07-26 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 04.07.2008 N 8230/08)).

Негативные же последствия для налогоплательщика возникали, если совокупность доказательств давала веские основания сомневаться в реальности сделки, которая оформлена с нарушениями.

Примечание

С судебной практикой по данному вопросу применительно к налогу на прибыль вы можете ознакомиться в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.