§ 5. Администрирование и менеджмент в roc; и муниципальном управлении 63

1. ясность и однозначность сообщений (указаний, докладных за­ писок и т.д.). Не следует стремиться в одном предложении документа выразить слишком много мыслей;

2. полнота. Упрощение информации, ее частичное представление может исказить события и картину управленческих действий;

3. краткость. Длинные и бессвязные докладные записки, приказы, послания только вредят делу, запутывают его и затрудняют принятие решения;

4. конкретность. По абстрактным сообщениям и отчетам («усили­ ли», «приняли меры», «мобилизовали все силы» и т.д.) трудно пред­ ставить действительную картину состояния дел;

5. объективность. Сообщение бесполезно и даже вредно, если оно неверно.

Учет, контроль, анализ. Контрольно-аналитическая функция ме­неджмента предполагает учет, контроль и анализ. Они возможны, а часто необходимы на каждом этапе менеджмента и реализуются в раз­ной последовательности.

Какой-либо учет, хотя бы без документального оформления, руко­водитель ведет всегда. Он держит в памяти задания, поручаемые госу­дарственным служащим, и учитывает их, стремясь распределять их равномерно. Формализованный учет (хотя бы в виде записей) ведется во всех органах, он необходим в частности при подготовке отчетов о работе за год и т.д.

Более сложные формы учета связаны с созданием картотек (при­мером является каталог библиотеки), специальные формы учета суще­ствуют для персонала (карточка государственного служащего, личное дело, трудовая книжка, куда записываются продвижения по службе, поощрения). Среди технических средств наиболее надежным и эффек­тивным является компьютер. Он позволяет быстро отыскать любые анесенные в файл сведения.

В отношении явлений, которые функционально подконтрольны соответствующему государственному, муниципальному органу, долж­ностному лицу, ведется текущий, оперативный учет. Все государст­венные органы собирают и обобщают статистические данные. Мили­ция ведет учет разного рода правонарушений, органы охраны природы подсчитывают число животных на определенной территории, органы, ведающие землеустройством, учитывают число сделок с землей в оп­ределенном районе и т.д. Эти данные собираются десятки лет. Обра­ботка учетных данных позволяет установить, во-первых, состояние тех или иных явлений, а во-вторых, тенденции их развития. Выявив те

64 Глава 3. Структура государственного и муниципального управления

и ли иные тенденции, можно принять соответствующие управленче­ские меры (например, разрешить или запретить охотникам отстрел зверей в определенных регионах).

Разносторонний характер и множество форм присущи надзору и контролю. Эти два функциональных института близки между собой, но в них есть различия. Надзор предполагает установление фактов (акты проверок и др.) и сообщение компетентным органам для при­нятия мер. Сам надзирающий орган обязывающие управленческие меры не принимает. Контроль связан с принятием решения по суще­ству. Он может иметь своим следствием признание какого-либо пра­вового акта недействительным, а то и наложение штрафа (иного взыскания) на лицо, допустившее крупные недостатки в работе. В государственном и муниципальном управлении контроль направ­лен прежде всего на соблюдение законности и дисциплины. Это кон­троль по подчиненности Каждый руководитель обязан с этой точки зрения осуществлять контроль за деятельностью подчиненных, на него возложен внутренний контроль. Он повседневно проверяет явку на работу, соблюдение трудового режима* осуществляет проме­жуточный контроль выполнения задания, заслушивая информацию подчиненных, их отчеты и доклады. Руководитель может проверить выполнение задания с выездом на место, в беседе с руководителями и работниками того объекта, деятельность которого он поручил проверить государственному служащему. Контроль может осущест­вляться путем проведения совещаний и обсуждения на них решае­мой проблемы.

В сфере государственного и муниципального управления осущест­вляется также внешний надзор и контроль: со стороны вышестоящих органов, со стороны специализированных органов государственного и муниципального контроля (федеральным законом с 1 января 2006 г. в муниципальных образованиях предусмотрено создание спецального контрольного комитета). Парламент, например, может создать следст­венную комиссию для расследования деятельности определенного ор­гана или учреждения. Его счетная палата проверяет исполнение госу­дарственного бюджета в отдельных учреждениях. Действуют органы конституционного контроля (Конституционный Суд РФ, конститу­ционные и уставные суды). Почти в каждом министерстве и ведомстве в России есть служба, департамент, ин.ое подразделение, осуществ­ляющее от имени ведомства надзорные полномочия в отношении под­чиненных и неподчиненных структур по профилю своей деятельности (например, Федеральная служба по надзору в сфере образования и