Глава 2. Учет денежных средств Правовое регулирование

При организации бухгалтерского учета денежных средств и расчетов следует руководствоваться нормативными актами:

1. Федеральный Закон РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2. Гражданский Кодекс РФ;

3. Налоговый Кодекс РФ;

4. Закон РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт»;

5. Положение о безналичных расчетах в РФ, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П (ред. от 22.01.2008).

6. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 №40;

7. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;

8. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв.приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

2.1. Понятие, Цели и задачи учета денежных средств

Денежные средства – это средства, которые легко и быстро могут преобразовываться в любые другие материальные ценности.

В соответствии с экономической теорией, денежные средства выполняют пять функций:

1. являются мерой стоимости товаров;

2. используются для обмена товарной продукции;

3. предназначены для накопления капитала;

4. служат для образования сокровищ;

5. являются мировым эквивалентом.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами действующим законодательством ограничены суммой 100 000 руб. по одной сделке.

Основной целью бухгалтерского учета денежных средств и расчетных операций является обеспечение контроля за их сохранностью; за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств в кассе, на расчетном счете и других счетах в банках. Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

1) проверка правильности документального оформления и законности хозяйственных операций с денежными средствами, расчетов, своевременное отражение их в учете;

2) своевременное выявление и учет результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов;

3) проверка соблюдения лимита денежных средств в кассе, их целевого использования.

2.2. Документальное оформление и учет кассовых операций в рублях

К кассовым относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы организации.

Касса является обособленным участком, на которую возложено проведение операций по приему, выдачи и хранению наличных денег и денежных документов. Для обеспечения надежной сохранности помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

1) быть изолированным от других служебных помещений;

2) иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

3) закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

4) оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

5) иметь сейф для хранения денег и денежных документов;

6) окна помещения кассы оборудуются металлическими решетками;

7) система охранно-пожарной сигнализации должна соответствовать действующему СНиПу «Пожарная автоматика зданий и сооружений» и постоянно находиться в работоспособном состоянии.

Кассир в соответствии с законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате небрежного, так и недобросовестного отношения к своим обязанностям. С ним заключается договор о полной материальной ответственности.

Администрация организации несет в установленном соответствующим законодательством порядке ответственность в тех случаях, когда по ее вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных документов при их хранении и транспортировке.

Кассовые операции оформляются документами унифицированных форм.

1) Форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер» применяется при поступлении денег в кассу. Выписывает его в одном экземпляре работник бухгалтерии организации, подписывает главный бухгалтер, а затем передается в кассу для исполнения. Кассир проверяет правильность оформления ордера, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию. Квитанцию к приходному ордеру выдают лицу, внесшему деньги. При поступлении наличных денег в кассу с расчетного или валютного счетов в банке также составляют приходный кассовый ордер и заполняют квитанцию к нему. Квитанцию эту прикалывают к выписке учреждения банка.

2) Форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер» служит для оформления выдачи денег из кассы. Выписывает его в одном экземпляре работник бухгалтерии организации, подписывают руководитель и главный бухгалтер. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, с указанием паспортных данных (номер, серия, кем и когда выдан).

Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтерия указывает Ф.И.О. получателя и лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдаются по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись «по доверенности». Соответствующим образом оформленная и заверенная доверенность остается у кассира, который прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено».

3) Форма № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые ордера, с указанием даты регистрации, номера, суммы, назначения. Нумерация ведется с 1 января по 31 декабря.

4) «Платежная ведомость» применяется для оформления выплаты зарплаты, премий работникам организации. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись для кассира о выдаче денег за подписями руководителя главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью. По истечении трех рабочих дней после получения денег из банка кассир в платежной ведомости против Ф.И.О. лиц, не получивших деньги ставит штамп и составляет реестр депонированных сумм.

В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах и заверяет ее своей подписью.

5) Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (ф.№ КО 4). Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверенное подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую кассир заполняет через копировальную бумагу – это отрывная часть, она является отчетом кассира. На первых и вторых экземплярах листов проставляются одинаковые номера.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир представляет отчет под расписку в бухгалтерию предприятия с приложенными приходными и расходными кассовыми документами.

В бухгалтерии отчет кассира подвергается бухгалтерской обработке:

1) тщательная проверка правильности оформления приходных и расходных кассовых документов;

2) проверка соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов;

3) подсчет итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня;

4) указание в специальной графе кодов корреспондирующих счетов.

Кассовая книга заводится на определенный период, которым может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы. Сверх лимита в кассе можно хранить наличные деньги, предназначенные для выплаты зарплаты и пособий, но не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке). Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию. Для этого организация должна представить в банк в двух экземплярах специальный расчет, форма которого утверждена Положением Банка России. После того как лимит установлен, оба экземпляра расчета подписывает представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остается в банке; второй (с отметкой банка) возвращают организации.

По строке «Налично-денежная выручка за последние 3 месяца» указывают сумму наличных денег, которая поступила в кассу от продажи товаров (работ, услуг) в последние 3 месяца.

Если организация только начала свою деятельность и не имела выручки за последние 3 месяца, то по этой строке указывают предполагаемую сумму выручки.

Исходя из суммы наличной выручки за последние 3 месяца рассчитывают среднедневную и среднечасовую выручку по приведенной ниже схеме.

Сумма выручки за последние 3 месяца

Среднедневная выручка

Число рабочих дней в этом периоде

: =

Сумма выручки за последние 3 месяца

Среднечасовая выручка

Число рабочих часов в этом периоде

: =

Показатель «Среднедневной расход выручки» рассчитывают так:

Сумма, выданная из кассы для оплаты расходов организации (кроме расходов на выплату зарплаты) в течение последних 3 месяцев

Число рабочих дней в этом периоде

Среднедневной расход

: =

Сотрудник банка должен заполнить раздел «Решение учреждения банка» и указать сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено расходовать выручку.

Размер лимита банк определяет для каждой организации индивидуально:

Образец расчета: приведен на следующей странице.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег в кассе на начало отчетного периода; оборот по дебету – суммы, поступившие в кассу; а по кредиту – суммы, выданные из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы».

Обороты, записанные по счету 50, отражаются в журнале-ордере № 1 и ведомости №1.

Обороты по дебету счета 50 записываются в разных журналах-ордерах и контролируются в ведомости № 1.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Если проверяющие обнаружат, что имелось хотя бы одно из нарушений, придется заплатить штраф. Организация будет наказана, если она:

• превысила лимит расчетов наличными с другими организациями, то есть передала по одной сделке более 100 000 руб.;

• не оприходовала полученные деньги или оприходовала не всю сумму (это когда наличные поступили, но приходный ордер не был оформлен);

• неправильно хранила наличность (оприходовала какую-то сумму, но в кассу так и не внесла);

Приложение 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 № 14-П

ОКУД	БИК
0408020