Порядок расчета и выплат компенсаций за неиспользованные отпуска

В соответствии со ст. 126 ТК РФ по письменному заявлению работника денежной выплатой может быть заменена часть отпуска за текущий год, превышающая 28 календарных дней.

Замена отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя. Замена ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков денежной компенсацией запрещена только беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Начисленную в соответствии со ст. 126 ТК РФ компенсацию следует облагать НДФЛ, ЕСН, взносами на обязательное пенсионное страхование и на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Пример. Работнику причитается ежегодный очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 5 календарных дней (всего 33 дня).

Сотрудник в течение трех прошлых лет не имел возможности полностью использовать причитающиеся ему отпуска. В 2003 г. он отдыхал 14 дней (неиспользованными остались 19 дней отпуска); в 2004 г. отпуск не предоставлялся по производственной необходимости (неиспользованными остались 33 дня отпуска); в 2005 г. работник использовал 3 дня (неиспользованными остались 30 дней отпуска).

Компенсация не выплачивалась.

Работник в ноябре 2006 г. написал заявление с просьбой предоставить отпуск за 2006 г. продолжительностью 28 календарных дней и выплатить компенсацию за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней за текущий и прошлые годы.

Работнику причитается компенсация за 5 дней отпуска за 2004 г., за 2 дня отпуска за 2005 г. и за 5 дней отпуска за 2006 г. (то есть за каждый год в отдельности только в части, превышающей 28 календарных дней).

Неиспользованные и некомпенсированные дни отпуска останутся за работником, пока он не получит возможности отдохнуть или до момента увольнения.

Бухгалтерский учет отпускных

В бухгалтерском учете начислять отпускные можно по-разному. Затраты на ежегодные отпуска сотрудников включаются в фонд заработной платы. Поэтому их оформляют проводкой:

№	Хозяйственная операция	Дебет	Кредит
1	Начислены отпускные за текущий месяц	20,25,26,44 и др.	70
2	Начислены отпускные, приходящиеся на следующий месяц	97	70
3	Списаны отпускные, учтенные ранее как расходы будущих периодов	20,25,26,44 и др.	97

Некоторые предприятия предпочитают равномерно в течение года включать отпускные в себестоимость продукции (работ, услуг). Для этого нужно в начале года создать специальный резерв. Сделать это организации позволяет пункт 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ. То, как создается и расходуется резерв на предстоящую оплату отпусков, организация должна указать в учетной политике.

Создавая этот резерв, организация должна отразить в учетной политике способ резервирования, предельный процент и ежемесячную сумму отчислений (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Для определения ежемесячных отчислений берутся планируемые расходы на оплату отпусков за год. Разделив эту сумму на годовой размер расходов на оплату труда, бухгалтер получит предельный процент отчислений в резерв. Исходя из этого процента и будет рассчитываться сумма, которая включается в расходы на оплату труда и учитывается при расчете налога на прибыль (п. 24 ст. 225 НК РФ).

Планируемые расходы на оплату отпусков, как и сумма расходов на оплату труда, берутся с учетом ЕСН.

Пример. Предполагаемая сумма расходов на оплату труда в 2009 году составит 2 000 000 руб. Сумма, планируемая для оплаты отпусков за этот же период, равна 500 000 руб. Фактические расходы на оплату труда в первом квартале 2009 года составили: в январе – 150 000 руб., в феврале – 140 000 руб., в марте – 155 000 руб.

Процент отчислений в резерв составит 25 процентов (500000 руб. + (500000руб.*26%))/(2000000 руб. + (2000000 руб. *26%)). Исходя из этого, ежемесячные отчисления в первом квартале 2009 года будут равны:

- январь – 37500 руб. (150000 руб. * 25%)

- февраль – 35000 руб. (140000 руб. * 25%)

- март – 38750 руб. (155000 руб. * 25%)

Общая сумма отчислений в резерв на оплату отпусков, которая уменьшит базу по налогу на прибыль в первом квартале 2009 года, составит 111250 руб. (37500+35000+38750).

В бухгалтерском учете создать резерв по итогам отчетного квартала нельзя. Проводку по начислению резерва (Дт 20,44 Кт 96) бухгалтер должен был сделать 31 декабря прошлого года. Только в этом случае в текущем году в бухгалтерском учете отпуска работников будут оплачиваться за счет резерва (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утверждено приказом Минфина России от 28.07.98 №34н). Д 96 К 70 – начислены отпускные за текущий месяц.

На 31 декабря текущего года бухгалтер проводит инвентаризацию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков согласно ст. 324.1 НК РФ. Неиспользованный остаток резерва обязательно нужно отнести на прочие доходы организации (п. 7 ст. 250 НК РФ) и сделать запись

Дт 96 Кт 91-1.

Если в течение года было израсходовано на оплату больше, чем зарезервировано, то сумму недостающих средств и приходящихся на них ЕСН бухгалтер включает в расходы на оплату труда на 31 декабря.