Регистрация Транспортных расходов

За оказанные транспортные услуги компания выставит счет-фактуру. На основании этого документа у нас появляется кредиторская задолженность. В окне Invoice (Vendor) (счетафактуры поставщика) мы зарегистрируем полученный счет-фактуру.

Прежде чем мы начнем работу со счетом-фактурой, необходимо рассмотреть процедуру списания расходов в себестоимость материалов. Представим, что мы получили счет-фактуру, содержащий несколько счетов для оплаты партий поставленных ТМЦ. Обратите особое внимание на валюту этих счетов. Если транспортные услуги были оказаны внутри нашей страны, то задолженность перед компанией будет выражена в национальной валюте. В нашем случае, мы установим валюту IDR (напомним, что схема бухгалтерского учета сформирована в валюте USD).

Предположим, что мы получили счет-фактуру от компании Maersk Logistic на сумму IDR 2,000,000 за оказанные услуги по транспортировке материалов на склад нашей компании.

Метод Распределения Затрат

Данные транспортные расходы будут отнесены в себестоимость приобретенных материалов. Компания Maersk Logistic предоставила следующие данные о доставленных материалах:

Транспортные расходы можно списывать на себестоимость материалов на основании количества или стоимости услуг транспортной компании. Наиболее приемлемым является второй способ списания расходов.

Приведем полный перечень методов списания расходов:

∙Cost - Стоимость: Сумма списываемых расходов рассчитывается на основании стоимости ТМЦ в полученном счете-фактуре. Списание расходов в этом случае можно осуществлять только после получения документа счета к оплате AP Invoice.

∙Line - Позиции: Расходы распределяются на основании общего количества позиций в счете.

∙Quantity - Количество: Расчеты производятся на основании общего количества полученных ТМЦ.

∙Volume – Объем: Рассчитывается как произведение количества полученных ТМЦ

исуммарного объема заказа.

∙Weight - Вес: рассчитывается как произведение количества полученных ТМЦ и веса заказа.

Показатели объема и веса полученных ТМЦ можно ввести в окне

Menu | Material Management (Управление материалами)| Material Management Rules (правила управления ТМЦ)| Product (Продукт). В этом окне на вкладке Product (Продукт) в полях Volume (Объем) и/ или Weight (Вес) вводятся соответствующие данные.

В зависимости от учетной политики компании вы выбираете тот или иной способ списания расходов в себестоимость приобретенных ТМЦ. Кроме того, в ADempiere есть функция логического определения метода распределения затрат.

Распределение транспортных расходов

Сейчас мы будем распределять транспортные расходы на доставку ТМЦ методом Cost (средней стоимости). В результате мы получим следующие суммы затрат на транспортировку полученных материалов:

Ранее мы установили ежедневный курс обмена валюты US$ 1 = IDR 10,000.

Ввод Транспортных расходов

Итак, бухгалтерия списала транспортные расходы в себестоимость материалов. Откройте

Menu | Requisition-to-Invoice (От заявки до Счета-фактуры)| Invoice (Vendor) (Счетфактура поставщика).

Убедитесь что в окне Tools (Инструменты)| Preference (Настройки) активирована опция

Show Advanced Tabs (Показывать дополнительные вкладки). Сейчас мы будем работать на дополнительных вкладках Landed Costs (Стоимость при отгрузке) и Landed Cost Allocation (распределение расходов на себестоимость ТМЦ).

На вкладке Invoice (Счет-фактура), заполните следующие поля:

1.В поле Organization (Организация) выберите Shirt.

2.Установите Target Document Type (Тип целевого документа) - AP Invoice.

3.В поле Date Invoiced (Дата выставления счета) и Account Date (Дата принятия к учету) оставьте текущие даты.

4.В поле Business Partner (деловой партнер) выберите Maersk Logistic.

5.В поле Price List (прайс-лист) установите IDR Purchase PL.

6.В поле Currency Type (Тип пересчета валюты) выберите значение Daily.

Далее, на вкладке Invoice Line (Позиции счета-фактуры) введите следующую информацию:

1.В поле Charge (Задолженность) выберите Transportation (ранее транспортные расходы мы выделили в отдельную группу).

2.В поле Quantity (Количество) введите 1.

3.В поле Price (Цена) введите 2000000.

Затем перейдите на вкладке Landed Costs (Стоимость при отгрузке), и последовательно введите следующие данные:

Обратите внимание, что номер документа Акта о Приемке ТМЦ (MM Receipt) в вашем случае может быть и другим – это зависит от введенных вами ранее значений. В нашем примере, номер акта о приемке материалов S Button - 1000000, для S Label - 1000001,

1000002 – для S Fabric, и 1000003 – для S Thread. Чтобы найти соответствующие номера документов в поле Receipt (Номер Акта о Приемке ТМЦ), выполните следующие действия:

1.Нажмите кнопку поиска в поле Receipt (Номер Акта о приемке ТМЦ). Это кнопка с зеленой стрелкой.

2.Удалите информацию в поле Business Partner (деловой партнер) в окне Shipment Info (данные об отгрузке), и нажмите Enter.

3.В окне Business Partner Info (данные делового партнера), нажмите кнопку Cancel (Отменить).

4.Вы вернетесь обратно в окно Shipment Info (Данные об отгрузке). Нажмите клавишу F5 (или нажмите кнопку ReQuery (Обновить), чтобы вывести на экран список с Актами о приемке ТМЦ, а затем выберите соответствующий документ.

После того, как мы нажали кнопку поиска в поле Receipt (Номер Акта о Приемке ТМЦ), открылось окно Shipment Info (данные об отгрузке). Обратите внимание, что поле называется Receipt (Поступление ТМЦ), однако открывшееся окно поиска носит название Shipment (Поставки). Дело в том, что это окно предназначено для поиска документов о движении материалов. Флажок Sales Transaction (Продажи) разграничивает документы по Отгрузке - Shipment (операции, связанные с продажей) и Поступлению - Receipt (операции, связанные с закупками ТМЦ).

Итак, данные о стоимости материалов при отгрузке введены в систему. Теперь выберите любую запись, нажмите кнопку Grid Toggle (Подробнее) чтобы проверить данные, а затем нажмите Distribute Costs (Списание Затрат). После выполнения этих операций ADempiere рассчитает и распределит затраты по учету соответствующих материалов.

Списанные суммы расходов можно увидеть на вкладке Landed Cost Allocation (распределение расходов на себестоимость ТМЦ). Посмотрите на скриншоте, каким образом были рассчитаны соответствующие значения: