§ 2. Компьютер как инструмент изготовления служебных документов

Применение компьютеров в судебной системе, как и во многих других организациях, первоначально начиналось с использования их в качестве печатной машинки, и преимущества компьютера стали сразу очевидны.

На нем можно было легко и быстро создавать новые документы на основе шаблонов, заменяя в них лишь необходимые детали, и вносить любые исправления в составляемый документ, в то время как изменение документа, изготовленного обычным способом, зачастую приводило к необходимости заново перепечатывать весь текст. Поэтому новые технологии вначале стали применяться в машинописных бюро, на рабочих местах секретарей и в других подразделениях, где велась повседневная работа с объемными или типовыми документами.

В настоящее время использование компьютера в судах для редактирования документов становится повсеместным на всех этапах документооборота. Однако в большинстве случаев огромные возможности компьютера при этом используются еще не в полной мере, особенно в части систематизации и хранения созданных на нем документов в электронном виде.

Вместе с тем, даже стандартный набор имеющихся на компьютере приложений позволяет пользователю организовать простейший учет и систематизацию созданных на своем компьютере документов для облегчения последующего их поиска и использования. Кроме того, в текстовом процессоре имеются средства, упрощающие работу по составлению служебных документов на компьютере: автотекст, облегчающий ввод типовых фрагментов текста, (например, наименований государственных органов, должности и фамилии подписывающего лица), проверка орфографии и грамматики, автоматическое создание оглавлений крупных документов, разнообразие шрифтов и способов оформления документа, возможности создания макросов для автоматизации часто повторяющихся действий и т. д.

При использовании всей полноты редакционных возможностей компьютера необходимо учитывать, что оформление служебных документов в судах должно соответствовать требованиям ГОСТа, инструкций и не предполагает изобразительных излишеств при их составлении.

В наиболее технически оснащенных судах, где внедряются автоматизированные системы электронного документооборота, все больше документов создается на основе электронных форм, генерируемых этими системами, в зависимости от задач, выполняемых каждым сотрудником суда на своем участке работы.

Электронная форма представляет собой шаблон определенного типового документа, в поля которого программа автоматически вставляет необходимую информацию, имеющуюся в компьютере. Например, данные о проходящих по делу лицах, введенные в программу электронного документооборота при поступлении дела в суд, могут быть неоднократно использованы в дальнейшем: вначале при составлении повесток и других документов о назначении дела к слушанию, затем при написании судебных решений и их рассылке для исполнения и т. п. 

Применение электронных форм позволяет исключить многократный ввод повторяющейся информации, подчас составляющей большую часть документа.

Одним из важнейших процессуальных документов, создаваемых в процессе рассмотрения судами уголовных и гражданских дел, является протокол судебного заседания.

В силу объемности и небольшого срока, установленного законом для его изготовления, подготовка этого документа в установленные сроки зачастую представляет достаточную сложность. Существенную помощь в подготовке этого документа призвана оказать внедряемая в судах компьютерная система технической фиксации судебных процессов «SRS-Femida», разработанная компанией «Специальные Регистрирующие Системы» (г. Киев, Украина).

Этот программно-аппаратный комплекс обеспечивает качественную аудиозапись судебного процесса и одновременно позволяет секретарю непосредственно во время судебного заседания формировать в полуавтоматическом режиме протокол судебного заседания.

Перед началом судебного заседания секретарь вводит в программу реквизиты судебного заседания (дату, номер дела, название и т. д.), редактирует списки действий (событий) судебного процесса, а также списки участников судебного процесса в унифицированных шаблонах.

Затем, в процессе рассмотрения дела, секретарь, в соответствии с происходящими в судебном заседании событиями, с помощью компьютерной «мыши» выбирает в программе те или иные строки шаблонов из списка действий и действующих лиц, вводит с клавиатуры короткие комментарии (аннотации) и с помощью педали включает аудиозапись соответствующих фрагментов судебного заседания.

В результате сразу после окончания судебного заседания секретарь получает в электронном виде основу протокола судебного заседания, в которой отражены все происходившие в суде события, участвовавшие в них лица и связанные с ними фрагменты фонограмм, которые позволяют затем быстро внести в протокол соответствующие уточнения и распечатать готовый документ в окончательной редакции.

CD-диск с записью впоследствии приобщается к делу и может быть воспроизведен на любом мультимедийном компьютере без установки дополнительного программного обеспечения.