- •Введение
- •Раздел 1. Содержание организации работы и организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации
- •Глава 1. Судебная власть в Российской Федерации и основные направления ее современного реформирования
- •§ 1. Понятие и основные признаки судебной власти
- •§ 2. Суд как орган судебной власти Судебная система Российской Федерации
- •§ 3. Основные направления дальнейшего реформирования судебной власти и ее обеспечения
- •Глава 2. Основные положения организации работы и организационного обеспечения деятельности судов общей юрисдикции
- •§ 1. Понятие организации работы и организационного обеспечения деятельности судов общей юрисдикции. Основные нормативные правовые акты, регулирующие организацию деятельности судов
- •§ 2. Должностной состав судов общей юрисдикции Распределение обязанностей между судьями и аппаратом судов. Планирование работы, контроль и проверка исполнения
- •Всем работникам в одинаковой степени важно знать:
- •Кроме того, в его обязанность входит:
- •Ему также может поручаться:
- •Организация контроля и проверки исполнения — это важное условие четкой функции труда в суде, предупреждения и своевременного устранения недостатков в работе.
- •Основные требования к организации контроля и проверки исполнения:
- •Глава 3. Понятие, содержание и основные положения научной организации труда в суде
- •§ 1. Понятие, цели и задачи научной организации труда применительно к организации деятельности судов
- •Цели нот в суде состоят в обеспечении наиболее эффективной деятельности судов общей юрисдикции, чтобы:
- •§ 2. Основные направления применения положений нот при организации работы в судах общей юрисдикции
- •Раздел 2. Организация работы в судах общей юрисдикции
- •Глава 4. Организация делопроизводства в судах общей юрисдикции
- •§ 1. Организация судебного делопроизводства в судах общей юрисдикции
- •Раздел 10 Инструкции определяет особенности делопроизводства по делам об административных правонарушениях и другим материалам, разрешаемым судами, в том числе в порядке исполнения приговоров.
- •§ 2. Организация хранения, сдачи в архив и уничтожения дел
- •Глава 5. Организация работы по подготовке дел к судебному разбирательству в суде первой инстанции
- •§ 1. Поступление судебных дел в суд и распределение их между судьями
- •§ 2. Организация работы судьи по изучению материалов уголовных и гражданских дел
- •Примерная форма записей может выглядеть так:
- •§ 3. Подготовка к судебному разбирательству. Планирование судебного следствия. Методики составления плана судебного следствия и рабочих записей
- •Глава 6. Организация рассмотрения дела в судебном заседании апелляционной и кассационной инстанций
- •§ 1. Сущность и значение апелляционного и кассационного рассмотрения дел
- •§ 2. Основные направления подготовки судьи к рассмотрению дел в судах апелляционной и кассационной инстанций
- •Глава 7. Организация надзорной деятельности судов
- •§ 1. Сущность, содержание и назначение процессуальных институтов пересмотра судебных решений вступивших в законную силу в правовой системе Российской Федерации
- •§ 2. Организация работы по предварительному рассмотрению ходатайств о пересмотре судебных решений в порядке надзора
- •§ 3. Организация работы по рассмотрению судебных дел в судах, правомочных пересматривать судебное решение, вступившее в законную силу.
- •Глава 8. Организация работы по обращению к исполнению судебных решений
- •§ 1. Правовое регулирование и общие положения об исполнении судебных решений
- •§ 2. Организация работы суда по обращению к исполнению судебных решений по уголовным делам (приговоров, определений, постановлений)
- •§ 3. Организация работы суда по обращению к исполнению судебных решений по гражданским делам
- •§ 4. Специальные вопросы обращения к исполнению решений судов
- •Глава 9. Организация работы по рассмотрению жалоб и заявлений граждан и приему посетителей в судах
- •§ 1. Порядок рассмотрения в судах жалоб процессуального характера
- •§ 2. Порядок рассмотрения в судах жалоб и заявлений непроцессуального характера
- •§ 3. Организация приема посетителей
- •Глава 10. Организация судебной статистики, изучения и обобщения судимости и судебной практики. Ведение справочной работы по учету законодательства и судебной практики в судах общей юрисдикции
- •§ 1. Понятие и цели судебной статистики
- •§ 2. Виды и формы статистической отчетности. Правила составления статистических форм, система сбора и обработки статистической отчетности
- •Раздел 1 карточки заполняется председательствующим по делу суда первой инстанции после вынесения приговора (решения).
- •§ 4. Данные и формы статистической отчетности о судимости
- •Порядок обработки массива статистических карточек на подсудимых и формирование отчетов. Порядок представления статистических карточек на подсудимых.
- •§ 5. Порядок и требования к составлению и обработке данных судебной статистики
- •§ 6. Особенности судебной статистики в военных судах
- •§ 7. Ведение справочной работы по учету законодательства, изучение и обобщение судебной практики в судах общей юрисдикции
- •Раздел 3. Особенности организации работы в судах общей юрисдикции различных звеньев
- •Глава 11. Организационное обеспечение деятельности мировых судей
- •§ 1. Социальные и правовые основы деятельности мировой юстиции
- •§ 2. Особенности организационного обеспечения деятельности мировых судей
- •Глава 12. Организация работы в районном суде
- •§ 1. Организация и ведение делопроизводства в районном (городском) суде. Аппарат суда и организация его работы
- •§ 2. Организация работы по рассмотрению жалоб (заявлений), приема граждан в районном суде
- •Глава 13. Организация работы в суде субъекта Российской Федерации
- •§ 1. Подготовка и рассмотрение уголовных и гражданских дел судом субъекта Российской Федерации в первой инстанции
- •§ 2. Кассационное производство в суде субъекта Российской Федерации
- •§ 3. Надзорное производство в суде субъекта Российской Федерации
- •§ 4. Аппарат суда субъекта Российской федерации
- •Глава 14. Особенности организации деятельности военных судов
- •§ 1. Военные суды в системе судов общей юрисдикции
- •§ 2. Особенности организации работы в военных судах
- •§ 3. Особенности организационного обеспечения деятельности военных судов
- •Задачи и должностные обязанности работников указанных отделов определены в Положении об отделах Главного управления обеспечения деятельности военных судов.98
- •Глава 15. Организация работы в Верховном Суде Российской Федерации
- •§ 1. Состав и основные направления деятельности Верховного Суда Российской Федерации
- •§ 2. Общая характеристика организационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации.
- •§ 3. Организация делопроизводства в Верховном Суде Российской Федерации
- •Инструкция включает в себя следующие разделы:
- •Раздел 4. Организация работы в конституционных (уставных) судах
- •Глава 16. Организация работы в Конституционном Суде Российской Федерации и в конституционных (уставных) судах субъектов Российской Федерации
- •§ 1. Правовое регулирование конституционного судопроизводства
- •§ 2. Организационно-правовые формы заседаний конституционных (уставных) судов
- •§ 3. Общие процедурные правила рассмотрения дел в заседаниях Конституционного Суда Российской Федерации и органов конституционной юстиции субъектов Российской Федерации
- •§ 4. Стадии конституционного процесса
- •Раздел 5. Организация работы в арбитражных судах
- •Глава 17. Организация судебной деятельности (администрирование) в арбитражных судах
- •§ 1. Организация судебной деятельности в арбитражных судах
- •§ 2. Соотношение функций председателя арбитражного суда и руководителя аппарата — администратора арбитражного суда
- •Глава 18. Состав и полномочия Высшего Арбитражного СудаРоссийской Федерации.
- •§ 1. Полномочия Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
- •§ 2. Структура Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
- •§ 3. Организация документооборота в аппарате Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
- •Глава 19. Организация судебной деятельности Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
- •§ 1. Организация судебной деятельности Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по первой инстанции
- •§ 2. Организация судебной деятельности Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по надзорной инстанции
- •§ 3. Организация рассмотрения Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации вопросов судебной арбитражной практики
- •Глава 20. Организация деятельности Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по управлению системой арбитражных судов
- •§ 1. Высший Арбитражный Суд Российской Федерации как орган управления системой арбитражных судов России
- •§ 2. Организация финансирования арбитражных судов
- •§ 3. Организация работы с арбитражными заседателями
- •§ 4. Организация приема граждан, рассмотрения жалоб и обращений граждан и организаций
- •§ 5. Организация повышения квалификации кадров арбитражных судов
- •§ 6. Организация международных связей136
- •Глава 21. Организация делопроизводства в арбитражных судах
- •§ 1. Общие положения об организация и ведении делопроизводства в арбитражных судах
- •Делопроизводство по приему и рассмотрению апелляционных жалоб:
- •В разделе 15 Инструкции определены основные требования к составлению и оформлению документов (кроме судебных актов).
- •§ 3. Организации личного приема и рассмотрение обращении граждан в арбитражных судах
- •§ 4. Справочно-информационная работа
- •Раздел 6. Государственные органы, должностные лица и структурные подразделения судов, осуществляющие организационное обеспечение их деятельности
- •Глава 22. Система, структура и правовые основы деятельности Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
- •§1. Становление и развитие системы обеспечения деятельности судов в ходе судебной реформы
- •§2. Система, структура и полномочия Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и его высших должностных лиц
- •§3. Полномочия, структура и организация деятельности управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации
- •Глава 23. Задачи аппарата суда и организация его работы
- •§1. Задачи аппарата суда и организация его работы
- •§ 2. Статус работников аппарата суда
- •Раздел 7. Основные направления организационного обеспечения деятельности судов
- •Глава 24. Общая характеристика организационного обеспечения деятельности судов общей юрисдикции и органов судейского сообщества
- •§ 1. Понятие, цели и основные направления организационного обеспечения деятельности судов общей юрисдикции и органов судейского сообщества
- •§ 2. Основные мероприятия общего направления организационного обеспечения деятельности судов общей юрисдикции и органов судейского сообщества
- •Глава 25. Информатизация судов и органов судейского сообщества. Использование компьютерных технологий в деятельности судов
- •§ 1. Основы политики информатизации судов
- •§ 2. Компьютер как инструмент изготовления служебных документов
- •§ 3. Компьютер как средство работы с правовой информацией и поддержки принятия решений
- •§ 4. Использование компьютерной техники в организации и контроле работы суда
- •§ 5. Обеспечение на основе компьютерных технологий доступа граждан к правосудию и его открытости для общества.
- •Глава 26. Материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности судов и органов судейского сообщества.
- •§ 1. Значение и задачи материально-технического и иного обеспечения деятельности судов
- •§ 2. Финансирование судов, квалификационных коллегий судей и Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Развитие материально-технического обеспечения судебной системы
- •§ 3. Организационно-техническое обеспечение деятельности судов
- •§ 4. Полномочия территориальных органов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации по обеспечению судов
- •§ 5. Работа аппаратов судов по обеспечению их деятельности
- •Глава 27. Международно-правовое сотрудничество как одно из направлений организационного обеспечения деятельности судов общей юрисдикции
- •§ 1. Правовые основы международного сотрудничества судебных органов общей юрисдикции
- •§ 2. Цели, основные задачи и направления международно-правового сотрудничества судебных органов общей юрисдикции
- •§ 1. Общие положения о взаимодействии Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации с государственными органами и общественными организациями
- •§ 2. Взаимодействие Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации с органами законодательной власти Российской Федерации
- •§ 3. Взаимодействие Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации с правоохранительными органами по вопросам обеспечения деятельности судов общей юрисдикции, безопасности судей
- •§ 4. Взаимодействие Судебного департамента при ВерховномСуде Российской Федерации с другими государственными органами исполнительной власти Российской Федерации
- •Раздел 8. Работа с судейскими кадрами
- •Глава 29. Кадровое обеспечение деятельности судов. Профессиональная подготовка и повышение квалификации кадров
- •§ 1. Порядок назначения на должности судей и работников аппарата суда и Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации
- •§ 2. Организация специальной (юридической) учебы и повышения квалификации работников судов
- •§ 3. Квалификационные классы, классные чины и специальные звания, присваиваемые судьям и работникам аппарата суда, Судебного департамента При Верховном Суде Российской Федерации
- •Глава 30. Организация социально-правовой защиты судей
- •§ 1. Обеспечение жизнедеятельности судьи и членов его семьи в период работы судьи
- •§ 2. Обеспечение судьи и членов его семьи при уходе в отставку и в период отставки
- •Глава 31. Этические основы судебной деятельности
- •§ 1. Этические требования к деятельности судебной власти.
- •§ 2. Нравственный статус носителя судебной власти
- •§ 3. Культура судебной деятельности
- •Раздел 9. Органы судебного сообщества и квалификационные коллегии судей и их роль в организации деятельности судов
- •Глава 32. Органы судейского сообщества и квалификационные коллегии судей
- •§ 1. Система, задачи и формирование органов судейского сообщества
- •§ 2. Полномочия квалификационных коллегий судей и правовое регулирование производства в них
- •165 См. Положение о коллегии Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации утвержденное Председателем Верховного Суда рф 25 февраля 1999 г.
§ 2. Организация хранения, сдачи в архив и уничтожения дел
Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, обеспечение сохранности всех документов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей делопроизводственной службы и архива суда. Общей нормативной правовой базой для организации архивного дела в судах общей юрисдикции является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»56, а также ряд подзаконных нормативных актов. В частности, архивное дело в судах должно организовываться с учетом положений Основных правил работы архивов организаций, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел, производств, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда. Порядок хранения, сдачи в архив и уничтожения дел в судках общей юрисдикции установлен в Приказе Судебного департамента от 4 ноября 1999 г. № 137 «Об утверждении инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции». (исправлено на от 28 декабря 2005 г. № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»)
В разделе 1 Инструкции определены общие положения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции.
В разделе 2 Инструкции содержатся требования к оформлению судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда. В частности, установлено, что решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии). Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).
Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.
В судебных делах (нарядах), апелляционных, кассационных и надзорных производствах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники отдела дело/судопроизводства суда (судебной коллегии) должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.
В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2 названной Инстукции). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.
Работник отдела дело/судопроизводства (секретариата судебной коллегии) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения.
В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);
составление внутренней описи документов (приложение 1);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).
На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:
наименование суда;
фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи УК РФ, по которой лицо осуждено;
фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);
даты начала и окончания дела;
номер производства по делу;
количество листов в деле и срок хранения дела, производства.
Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.
Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят работники отделов дело/судопроизводства судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по ведению архивов.
Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.
В разделе 3 Инструкции установлены правила проведения экспертизы ценности документов и отбора документов на уничтожение. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия суда. Экспертная комиссия создается приказом председателя суда (судебной коллегии) из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее трех человек. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей председателя суда, при отсутствии такой должности — один из судей, секретарем — работник суда, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя соответствующего государственного архива, для которого суд является источником комплектования. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя государственного архива должно приниматься председателем суда. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.
Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается председателем суда (судебной коллегии).
Находящиеся в архиве дела (наряды) и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 28 декабря 1999 г. № 171, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляют работники архива суда.
Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Акты судов о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение, согласованные с экспертной комиссией суда, подлежат утверждению председателем суда (судебной коллегии) только после соответствующего утверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения за этот период. После этого суд имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.
Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.
Дела (наряды) и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.
В разделах 4—7 Инструкции определены технические вопросы ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции: порядок нумерации листов; порядок определения сроков хранения дел (нарядов); правила составления описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения, общего делопроизводства и дела по личному составу; порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии.
В разделе 8 Инструкции определен порядок передачи дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив суда, порядок их хранения и использования. Установлено, что документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения и по личному составу. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и начальником отдела дело/судопроизводства и утверждается председателем суда (судебной коллегии).
Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в архив суда не сдаются.
Из архива суда дела (наряды) выдаются в структурные подразделения по служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения председателя суда (судебной коллегии), заместителя председателя суда.
В разделе 9 Инструкции определены сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:
дела общего делопроизводства постоянного срока хранения — по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии);
судебные дела постоянного срока хранения — по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии).
Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за ведение архива, и работник государственного архива составляет акт.
В разделе 10 Инструкции установлены правила учета документов в архиве. Основными учетными документами в архиве суда являются:
паспорт архива;
сводная номенклатура дел (нарядов) суда;
описи дел (нарядов) постоянного хранения;
книга учета поступления и выбытия документов;
книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;
акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;
акты приема-передачи документов на хранение в государственный архив;
акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).
Вспомогательными учетными документами являются:
книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;
книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.
Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах. Архив суда ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
В разделе 11 Инструкции определены правила проверки наличия дел (нарядов) в архиве суда. Проверка осуществляется комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегии) или его заместителем, с участием представителей управления (отдела) Судебного департамента в субъекте РФ. В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.
Проверка проводится в сроки, установленные председателем суда (судебной коллегии), но не реже одного раза в пять лет.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене председателя суда (судебной коллегии), руководителя архива или лица, ответственного за работу архива.
При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения председателя суда (судебной коллегии) организуется розыск необнаруженных дел (нарядов). В этих целях рекомендуется:
изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов) в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела (наряды), предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить находящиеся рядом дела (наряды);
изучить дело фонда — акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.
В разделе 12 Инструкции определено предназначение научно-справочного аппарата архива суда.В состав научно-справочного аппарата входят:
учетная документация;
картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;
методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства;
исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.
В разделе 13 Инструкции установлены требования по организации использования документов архива. В частности, установлено, что использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда. Работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива суда:
выдает документальные материалы в структурные подразделения;
направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда (судебной коллегии);
информирует председателя суда (судебной коллегии) о составе и содержании документальных материалов;
выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.
Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. Дела выдаются на срок не более одного месяца.
Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения председателя суда или его заместителя. Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя). Выдача таких копий из судебного дела специалистом архива иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда (его заместителя).
Выдаваемые судом копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ.
В разделе 14 Инструкции установлены детальные требования к оборудованию помещений архива суда и режиму хранения документов. Определено, что архив суда должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.
Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Категорически запрещено использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
Работник архива суда должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.