§ 3. Организация делопроизводства в Верховном Суде Российской Федерации

Вся работа, связанная в Верховном Суде с документооборотом, осуществляется на основании Инструкции по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации и Руководства по делопроизводству в Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации. Делопроизводство в Верховном Суде представляет собой сложную единую систему организации и работы с процессуальными и иными документами.

Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации определяет порядок документирования, организацию работы и основные правила регистрации, рассмотрения, оформления и учета документов несекретного характера и обращений граждан с учетом требований законодательства России в области делопроизводства и архивного дела. Ведение в Верховном Суде секретного делопроизводства осуществляется на основании решения Председателя Верховного Суда в соответствии с законодательными и нормативными актами о государственной тайне.

Инструкция включает в себя следующие разделы:

— общие положения;

— автоматизация делопроизводства;

— организация документооборота и исполнения документов;

— особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;

— правила оформления документов;

— организация документов в делопроизводстве;

— делопроизводство в Общем отделе;

— делопроизводство в секретариате Пленума;

— делопроизводство в секретариате Президиума;

— делопроизводство в Кассационной коллегии;

— делопроизводство в Судебной коллегии по гражданским делам;

— делопроизводство в Судебной коллегии по уголовным делам;

— делопроизводство в Отделе проверки судебных решений в порядке надзора;

— делопроизводство в Отделе приема граждан;

— делопроизводство в Отделе контроля и исполнения решений;

— делопроизводство в Отделе хранения судебных документов;

— делопроизводство в Управлении анализа и обобщения судебной практики;

— делопроизводство в Управлении по работе с законодательством;

— делопроизводство в структурных подразделениях.

Как видно из содержания Инструкции, в ней определены обязанности и порядок функционирования каждого из структурных подразделений, сопровождающих деятельность Верховного Суда.

Остановимся на освещении работы лишь тех подразделений, которые непосредственно связаны с правоприменительной (т.е. судебной) деятельностью Верховного Суда.

Делопроизводство в Секретариате Пленума. Секретариат Пленума организует работу по подготовке заседаний Пленума и обеспечивает ведение протокола. Работа секретариата Пленума по подготовке материалов к заседаниям Пленума осуществляется в соответствии с планами работы Верховного Суда при взаимодействии с судебными коллегиями, Управлением анализа и обобщения судебной практики и другими подразделениями. Решение Пленума оформляется постановлением, которое имеет наименование и порядковый номер. В нем указаны дата и место принятия. Постановление подписывается Председателем Верховного Суда и Секретарем Пленума — судьей Верховного Суда. По указанию руководства копии постановлений Пленума рассылаются в печатные органы и государственные учреждения согласно расчету рассылки. Отправляемые материалы передаются в экспедицию под расписку в журнале учета секретариата Пленума.

Делопроизводство в Секретариате Президиума. Секретариат Президиума осуществляет информационное взаимодействие с первыми инстанциями и судебными составами всех коллегий Верховного Суда, с Управлением анализа и обобщения посредством Программы, позволяющей получать необходимую информацию по делам, рассмотренным Верховным Судом РФ.

Жалобы и представления, по которым истребованы дела для проверки в порядке надзора, находятся на контроле до поступления дела. При поступлении дела оно регистрируется и назначается председателем состава докладчиков Президиума судье для изучения.

Надзорные жалобы и представления, по которым не установлено оснований для возбуждения надзорного производства, подшиваются в производство вместе с постановлением судьи об отказе в возбуждении надзорного производства, а также со всей перепиской, связанной с истребованием и изучением дела. Заявителю направляется копия постановления судьи об отказе в удовлетворении надзорной жалобы или представления, а также приложенные к ним документы.

В случае возбуждения надзорного производства председатель состава докладчиков Президиума назначает дело судье для доклада в судебном заседании. По указанию судьи-докладчика участникам процесса направляются извещения о дате рассмотрения дела с приложением копий надзорных жалоб или представлений. Дополнительные жалобы, запросы или другие документы по делу немедленно передаются судье, в производстве которого находится дело.

Проекты постановлений Президиума с приобщенными к ним копиями надзорных жалоб или представлений и обжалуемых судебных решений передаются членам Президиума за три дня до заседания.

Начальник секретариата Президиума (или лицо, его замещающее) ведет протокол заседания Президиума Верховного Суда.

Копии постановлений президиума передаются в Генеральную прокуратуру РФ, в Управление по работе с законодательством, в Управление анализа и обобщения судебной практики, в Отдел правовой информатизации, а также в составы судебных коллегий для приобщения к производствам. Протоколы заседаний Президиума вместе с копиями постановлений помещаются в наряды протоколов, которые по истечении срока хранения в секретариате передаются в Отдел хранения.

Делопроизводство в Кассационной коллегии осуществляется путем информационного взаимодействия с судебными составами всех коллегий, Президиумом Верховного Суда, Управлением анализа и обобщения судебной практики. Секретариат Кассационной коллегии взаимодействует с судебным составом первой инстанции по делам, поступившим на кассационное рассмотрение.

При поступлении дел с кассационными частными жалобами заведующий секретариатом проверяет наличие резолюции судьи первой инстанции на жалобе. Документы, не являющиеся делами, поступившие и переданные на рассмотрение в Коллегию, регистрируются заведующим секретариатом в журнале поступления дел в Кассационную коллегию. В день поступления дела заведующий секретариатом передает его Председателю Кассационной коллегии для назначения докладчика, а также для установления даты и времени рассмотрения данного дела.

Делопроизводство в Судебной коллегии по гражданским делам. Кассационные и надзорные дела, поступающие из экспедиции в секретариаты судебных составов Коллегии по гражданским делам дела распределяются между составами по категориям с отметкой о получении дел в разносной книге местной корреспонденции.

Кассационные дела, зарегистрированные в установленном порядке, передаются председателям судебных составов для определения даты слушания и докладчика по делу.

Дела, поступившие на рассмотрение в порядке надзора, после их регистрации распределяются председателем судебного состава для изучения между судьями и консультантами. Если в результате изучения дела вынесено определение о передаче его на рассмотрение в Судебную коллегию, заведующий секретариатом передает такое дело председателю судебного составов для назначения даты слушания и судьи-докладчика по делу, в сроки, установленные ст. 386 ГПК РФ.

В секретариат первой инстанции корреспонденция поступает из справочной по гражданским делам и Отдела приема граждан. После распределения дел в журнале учета гражданских дел в суде первой инстанции и в электронной картотеке делается отметка о передаче дела соответствующему судье, который решает вопрос о принятии заявления к производству суда и назначении дела к слушанию либо об отказе в принятии заявления.

При принятии заявления к производству суда и назначении дела к слушанию помощник судьи извещает участников процесса о дне, часе и месте рассмотрения дела и направляет копию заявления ответчику и заинтересованным лицам по делу.

После рассмотрения дела и его оформления секретарь судебного заседания сдает его в секретариат судебного состава, о чем делает отметку в журнале сдачи дел. По делам о признании не действующими нормативных правовых актов заведующий секретариатом направляет копии судебных решений, вступивших в законную силу, в редакцию «Российской газеты» для опубликования.

Заведующий секретариатом ежемесячно составляет статистические отчеты о работе секретариата и передает их вместе со статистическими карточками в Управление анализа и обобщения судебной практики.

Делопроизводство в Судебной коллегии по уголовным делам. Дела, поступившие в Верховный Суд с кассационными жалобами (представлениями) назначаются к слушанию председателем судебного состава или лицом, его замещающим. После надлежащего оформления уголовные дела передаются для изучения судьям. О дате, времени и мете рассмотрения дела секретарь извещает всех участвующих в деле лиц. Информация о делах, назначенных к рассмотрению в кассационном порядке, ежедневно публикуется на электронном табло.

Жалобы, по которым истребованы дела для проверки в порядке надзора, находятся на контроле в секретариатах судебных составов и учитываются в журналах по административно-территориальным единицам. При поступлении дела жалобы приобщаются к делу, которое передается судье на изучение. Если в результате изучения дела вынесено постановление об отказе в возбуждении надзорного производства, заявителю направляется копия постановления и возвращаются документы, приложенные к надзорной жалобе. Подлинник постановления приобщается к производству, а копия — к материалам дела.

Постановления о возбуждении надзорного производства, принесенные в президиумы судов субъектов РФ, вместе с жалобами и делами направляются в соответствующие суды. При этом заявители извещаются о принятом решении.

В случае вынесения постановления о возбуждении надзорного производства и передачи надзорной жалобы вместе с делом на рассмотрение в судебную коллегию по уголовным делам, дело передается председателю судебного состава для назначения. Копии постановления о возбуждении надзорного производства направляются для сведения лицам, участвующим в деле, с указанием времени и места рассмотрения дела.

Статистические карточки по делам, изученным и рассмотренным Судебной коллегией по уголовным делам в кассационном и надзорном порядке, одновременно со статистическим отчетом ежемесячно передаются в группу отдела статистики Управления анализа и обобщения судебной практики.

Поступившее из экспедиции в секретариат первой инстанции и зарегистрированное в установленном порядке уголовное дело передается председателю Судебной коллегии по уголовным делам или председателю судебного состава для назначения судьи, под председательством которого будет рассматриваться данное дело.

По каждому уголовному делу заводится судебное производство, в которое помещается копия приговора или иного принятого по делу решения.

Уголовное дело, рассмотренное Верховным Судом по первой инстанции, сдается в Отдел хранения по резолюции председательствующего судьи или председателя Судебной коллегии по описи. Копия описи остается в делопроизводстве секретариата. Копия приговора или иного решения заверяется подписями судьи, председательствующего по делу, и секретаря и скрепляется гербовой печатью.

Делопроизводство в Военной коллегии. Руководство по делопроизводству в Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации определяет делопроизводство как деятельность организации, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Организация и ведение делопроизводства в Военной коллегии обусловлены ее деятельностью в составе Верховного Суда и тем, что коллегия является непосредственно вышестоящей судебной инстанцией по отношению к окружным (флотским) военным судам.

Руководством по делопроизводству устанавливаются правила организации делопроизводства в Коллегии по регистрации, учету, движению судебных дел (производств) и других материалов, справочно-информационному поиску и контролю исполнения, отправке, подготовке материалов к последующему хранению и использованию и их хранение.

Общее руководство делопроизводством в коллегии осуществляет Председатель Военной коллегии, а за состояние делопроизводства в структурных подразделениях коллегии отвечают их руководители. Другие сотрудника аппарата Военной коллегии, непосредственно участвующие в делопроизводстве Коллегии, выполняют работу в соответствии с Руководством по делопроизводству и конкретными должностными обязанностями, закрепленными в Положении об аппарате Военной коллегии.

В зависимости от правил работы с документами и состава документов делопроизводство в коллегии включает производство по судебным делам и жалобам, а также по иным документам.

Руководство по делопроизводству в Военной коллегии содержит три главы: общие положения; организация документооборота; особенности организации документооборота в некоторых структурных подразделениях коллегии.