Глава12.Технология менеджмента.

12.1. Понятие и сущность технологии процессов управления

Любое управление представляет собой процесс, т.е. пос­ледовательность операций, приемов, методов формирования и осуществления воздействия на управляемый объект. Этот процесс имеет естественное закономерное содержание, кото­рое определяется сущностью управления: целеполаганием, оценкой ситуации, нахождением главной проблемы, приняти­ем и реализацией управленческого решения.

Но в рамках этого общего содержания процесса управле­ния возможны различные варианты формирования воздей­ствия, которые отражают особенности субъекта и объекта уп­равления, конкретные обстоятельства, опыт и компетенцию менеджера и персонала управления и другие характеристики практических условий управленческой деятельности. В соот­ветствии с этим процесс управления сознательно выстраива­ется по критериям рациональности, экономии времени, ис­пользования ресурсов, максимальной эффективности. Это и имеет название технологии управления, заключающейся в выборе и реализации определенной последовательности, па­раллельности, комбинации операций при разработке управлен­ческого решения.

Анализ содержания процессов управления свидетельствует о том, что они аналогичны процессам материального производства в том смысле, что и те и другие — трудовые процессы. Именно такое со­держание термина «технология» следует положить в основу техно­логии процессов управления производством, так как оно является ее сутью, тем более что любой процесс управления осуществляется по определенной технологии.

Целью разработки процессов управления является повышение эф­фективности управленческого труда на основе его специализации, расчленения процессов на отдельные операции, рационального по­строения и последовательности выполнения операций, применяя для этого современные технические средства и научно обоснован­ные нормативы установления трудоемкости выполняемых работ.

Для работников управления предметом труда являются различ­ные виды информации, на основе которых вырабатывается управ­ленческое решение — результативная информация, отражающая определенное направление воздействия на управляемый объект по соответствующей функции управления.

Объектами технологии управления могут быть различные процессы:

- порядок выполнения отдельной функции управления или их со­вокупности;

- принятие решений при реализации тех или иных задач управле­ния;

- обработка документа или группы документов.

Технология управления подразделяется на два вида: функцио­нальную и предметную. Функциональная технология рассматривает приемы и методы работы по выполнению той или иной функции (включая стиль руководства и др.). Предметная технология рас­сматривает переработку различных видов информации. На практи­ке находит применение комбинированная технология, когда в функ­циональном подразделении или в аппарате управления в целом обработка информации и принятие решений производятся по предметно-функциональному признаку.

Управленческие отношения в производственной системе высту­пают в определенных формах и содержании. Организационные формы управления закрепляются в структуре органов (аппарата) управления, а содержание — в процессе управления.

Процесс управления включает в себя совокупность сочетающихся, взаимодействующих между собой технологических циклов, процедур, операций и отдельных действий работников управленческого аппара­та, основанных на функциональном операционно-технологическом и профессионально-квалификационном разделении труда.

Технология управленческих работ — рациональная последователь­ность операций и процедур (информационных, логико-мыслительных, расчетно-вычислительных, организационных), выполняемых руководи­телями, специалистами и техническими исполнителями вручную или с использованием технических средств. При этом должны быть обеспечены минимальная длительность управленческого цикла и затра­ты на его исполнение.

Основой технологии выполнения повторяющихся работ служит операция, представляющая собой однородную, логическую, неде­лимую часть процесса управления, направленную на достижение одной определенной цели, реализуемой исполнителем.

Понятия «операция» и «процедура» являются ключевыми в изуче­нии технологии управления. Понятие «операция» имеет широкий смысл и охватывает всякие целесообразные действия: производст­венные, коммерческие, технологические, экономические, управ­ленческие и др.

Операция — это любое действие, мероприятие (или система меро­приятий), объединенное единым замыслом и направленное на до­стижение определенной цели.

Комплекс действий, выполняемый в рамках одной операции, может состоять из нескольких элементов, поэтому операцию можно рассматривать и как совокупность элементов трудовых про­цессов, выполняемых работниками управленческого аппарата. В основе построения операций должна лежать в первую очередь це­левая законченность действия по отношению к исполнителю. По­нятие «процедура» отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления. Управленческая процедура пред­ставляет собой совокупность последовательно реализуемых предпи­саний (правил) выполнения организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед объектом или субъектом управления.

Таким образом, управленческий процесс, складывается из боль­шего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управле­ния. Свойство повторяемости, присущее процессам управления, создает условия для их предварительной разработки, основанной на всестороннем анализе условий производства и выработке наиболее рациональных вариантов решений.

Например, «выписать требование на получение инструмента» на­звать операцией нельзя, так как оно не отражает цели действия. Целью в этом случае является получение инструмента из централь­ного инструментального склада. Чтобы получить инструмент, нужно выписать требование, зарегистрировать его в журнале, со­брать подписи ответственных лиц и т.д. Все это для техника ин­струментальной группы, обязанностью которого является выписы­вание требований, выступает как технологическая операция.

Поэтому в основе построения операций должна лежать в первую очередь целевая ориентация на конечный результат того или иного действия.

При разработке технологий управления производством необходи­мо руководствоваться общеизвестными в организации производства принципами специализации, пропорциональности, параллельнос­ти, прямоточности, непрерывности и ритмичности.

Принцип специализации означает такое разделение операций, при котором возможна централизация однотипных операций, позво­ляющая применять для их осуществления наиболее эффективные технические средства механизации процессов управления. С этой целью выделяются различные структурные подразделения, за кото­рыми закрепляются типовые работы — диктофонные, машинопис­ные, множительные и др.

Повышению уровня специализации способствует также унифика­ция и нормализация форм документов, применяемых обозначений, методов труда, четкая регламентация круга обязанностей и ответст­венностей каждого сотрудника.

Принцип пропорциональности в организации оформления техни­ческой документации и делопроизводстве предусматривает равную пропускную способность всех оформительских и делопроизводст­венных подразделений. Это может быть достигнуто путем уком­плектованности всех подразделений потребными техническими средствами и кадрами достаточной квалификации, в соответствии с нормативами и нормами их численности. При этом следует учиты­вать поправки на изменение объема работ в интервалы пиковых нагрузок.

Принцип параллельности предусматривает такую организацию сис­темы делопроизводства и оформления, при которой отдельные про­цессы и операции возможно выполнять параллельно. Параллель­ность достигается путем совмещения этапов работ по времени, что сокращает длительность цикла делопроизводительных процессов (например, одновременное размножение документа и рассылка его в подразделения для параллельной обработки).

Для ускорения документооборота очень важен принцип прямоточности, суть которого заключается в исключении возвратных движе­ний документации, образования петель и заторов.

Последних два принципа организации системы — непрерывность и ритмичность — применительно к управленческим процессам, должны рассматриваться с точки зрения обеспечения целевой функции информационного обслуживания.

Общность методологического подхода у всех авторов к технологии процессов управления состоит в том, что ее основой они считают процедуру принятия решений. Это позволяет подойти к специализа­ции работников управления и определить место руководителей, спе­циалистов и технических исполнителей в технологии процессов уп­равления.