10 – Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа– условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например порядковый номер). Он проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «Дата документа».

11 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место для этого реквизита отводится только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: на №25/01-25 от 12.06.2005

13 – Гриф ограничения доступа к документу

Этот реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит размещается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо поставить номер экземпляра данного документа.

Грифы «Секретно», «Совершено секретно» проставляются на документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию.

14 – Адресат

Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование учреждения, организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- указания должности получателя в дательном падеже;

- фамилии в дательном падеже и инициалов, которые указываются после фамилии;

- почтового адреса.

15 – Гриф утверждения документа

После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы, а также планы, отчёты, инструкции, правила, некоторые акты.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа) или специальным оформлением (проставлением грифа утверждения).

16 – Резолюция

Резолюция– надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкретность, краткость – вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством.

17 – Заголовок к тексту

Заголовок к тексту – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «О чём?» и обычно начинается с предлогов «О» или «Об», например, «О проведении инвентаризации…», «О выплате…» и т.д. В правилах и инструкциях заголовок может отвечать на вопрос «Чего?»: «Журнал регистрации входящих документов» или «Почему?»: Положение по бухгалтерскому учёту «Учётная политика».

Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор должны сочетаться в падеже с названием вида документа, например: «Акт сдачи-приёмки дел», «Протокол заседания Совета директоров».