7.7. Распорядительные документы

Текущая управленческая деятельность менеджеров, имеющих на то полномочия, проводится не только в устной диалогической или совещательной форме, но и в виде управленческих текстов, обладающих правовыми, управленческими, коммуникативными и другими преимуществамидокументаперед устными распоряжениями. Круг этих документов невелик, но они играют важную роль в деятельности администрации.

Органы коллегиального управления – съезды, советы, собрания, коллегии, комитеты,комиссиии т.д. – свои, так сказать, законодательные полномочия осуществляют черезрешения и постановления. Исполнительная власть организации– президенты, директора,их заместители, начальники отделов, департаментов и служб– издаютприказы, распоряжения и указания. Таким образом, различается статус документов органов коллегиального и единоличного управления, а также их названия и стандартные формы: набор реквизитов, порядок их расположения, порядок подготовки, создания и удостоверения, а также порядок документооборота названых разновидностей. Перейдем теперь к подробной характеристике этих деловых бумаг.

Постановления, решения, протоколы

Эти юридически правомочные управленческие акты принимаются, как уже сказано, органами коллегиального руководства, которые не только имеют право и обязанность их издавать, но и несут ответственность за обоснованность документа, его соответствие законодательству и стандартам, за последствия реализации решения, как позитивные, так и негативные.

В соответствие с Гражданским кодексом РК и другими законодательными актами, органы государственного управления издают следующие распорядительные документы: Кабинет Министров – постановления; Премьер – министр и его заместители – распоряжения; министерства – приказы министров, решения коллегий; комитеты и комиссии – постановления, приказы, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации - постановления, распоряжения.

Совместные распорядительные документы органов, уполномоченных издавать различные по форме документы, публикуются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседания, стенограмм, звуковых / или видеозаписей и письменных материалов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повесток дня, явочных листов, листов согласований и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. Есть особые правила Госархива по хранению кино-, фото-, видео-, аудио – документов. Хранение электронных документов имеет особые правила.

Протокол – это документ о ходе обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

По способу и полноте записи протоколы могут быть стенографическими,

фонографическими, конспективными и краткими – без записи содержания выступления.

В кратких протоколах указывают (в текстовой его части) повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения по каждому вопросу. Полные тексты выступлений не приводятся. Согласно законодательству, документы издаются на государственном и русском языках. При использовании других рабочих языков документ должен дублироваться на казахском языке.

Полные протоколы содержат выступления всех участников собрания.

Полноту протоколирования определяет само собрание. Но при этом необходимо обеспечить юридическую полноценность документа. Она определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации в протоколе. Важно, в частности, зафиксировать количество участников, так как только установленное число (кворум) имеет право принимать решения как простым, так и так называемым квалифицированным большинством (75% состава участников собрания).

Реквизиты протокола:

наименование учреждения; название вида документа; дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф утверждения (если необходимо); заголовок (наименования собрания, коллегиального органа); текст: вводная часть – состав присутствовавших, повестка дня; основная часть – слушали, выступили, постановили; подписи (председатель, секретарь).

Протоколы по аналогичной форме фиксируют официальные заседания коллегиальных органов управления.

Формуляр–образец для машинописного исполнения протокола, например, собрания учредителей при создании предприятия таков:

ПРОТОКОЛ

00.00.00 № 1

Алматы

Собрания учредителей

Название

Председатель – Фамилия, инициалы

Секретарь – Фамилия, инициалы

Присутствовали – Фамилии, инициалы

Повестка дня

О создании…

Об утверждении Устава…

1. СЛУШАЛИ…. ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ

2. СЛУШАЛИ….. ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ

Председатель подпись Расшифровка подписи

Секретарь подпись Расшифровка подписи

Приказы

Право издавать приказыимеет первый руководитель – распорядитель кредитов, глава администрации. Директор предприятия, его заместители и руководители структурных подразделений могут издаватьуказанияи распоряжения.

Коллегиальные органы руководства (советы, съезды, конференции и т.д.) издают решения, которые являются частью протокола, финансирующего ход принятия решения. По содержанию приказыделятся на два вида: по основной деятельности и по персоналу (личному составу).

Приказы по основной деятельности отражают управленческие решения по производственной деятельности, планированию, отчетности, финансированию, кредитованию, реализации товаров и услуг, организационным вопросам и т.д., то есть по всем позициям компетенции коллегиального органа или должностного лица. Они издаются также, когда требуется исполнить решения вышестоящих или коллегиальных органов, наметить меры, определить ответственных, сроки и контроль исполнения мероприятий.

Приказ может быть нормативным и индивидуальным. Например, приказ об утверждении правил трудового распорядка относится ко всем работникам, включая директора, является нормативным. А приказ о выдаче компенсации, касающейся конкретного лица, называется индивидуальным.

Алгоритм подготовки основных видов организационно-распорядительных документов примерно одинаков. При подготовке приказов и распоряжений выделяются такие стадии:

• изучение существа вопроса (проблемной ситуации);

• сбор и документирование материалов для подготовки проекта;

• написание констатирующей части;

• выработка и формулировка решений по наиболее рациональному выходу из ситуации;

• подготовка проекта документа и его согласование,

• подписание.

Проект приказа готовится специалистами предприятия, согласовывается и визируется либо составителями, либо заместителями директора, либо начальниками по направлениям деятельности, а также, при необходимости, другими ответственными лицами (юристом, главным бухгалтером, начальником отдела кадров) и подписывается директором.

Специалисты, которые готовят и визируют приказ, несут свою долю ответственности за содержание и последствия, которые возникают в результате действия приказа. В важных приказах поэтому и предусмотрено визирование. На одного из этих лиц и возлагается контроль за исполнением приказа.

К проекту приказа прилагаются документы, обосновывающие его целесообразность и правомочность. В тексте приказа отдельной строкой содержится отметка «Основание». Например, в приказе о перемещении работника по службе записывается: «Основание: представление начальника отдела маркетинга С.Т. Садыкова № 12 от 01.04.10.

В некоторых случаях с приказом знакомят лиц, которых он касается. Это отражается в специальной записи «С приказомознакомлен»с указанием должности, фамилии и инициалов этих лиц.

В случае нарушения правил издания приказа, он теряет юридическую силу и подлежит отмене.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иного срока не указано в тексте. Право подписи имеют руководители, их первые заместители, а также некоторые должностные лица в соответствии с их компетенцией, но обязательно по письменному поручению первого руководителя.

Приказ действует постоянно, если срок действия не ограничен в его тексте. Отменить приказ может либо сам руководитель новым приказом, либо компетентный вышестоящий орган, либо суд.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

Форма приказа на бланке предприятия такова:

БУЙРЫК ПРИКАЗ

00.00.0 №

Место издания Место издания

(на казахском языке) (на русском языке)

О введении инструкции

Текст

(констатирующая и распорядительная части с необходимой рубрикацией )

Директор предприятия Подпись Расшифровка

подписи

Визы

В дело ………

Фамилия и

телефон исполнителя Подпись

Текстприказа содержит, как мы говорили, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующейчасти излагают цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для издания приказа. Эта часть может быть более или мене пространной. Можно, например, изложить проблемную ситуацию, сложившуюся на момент издания приказа. При этом содержание приказа раскрывает в деталях: кто, когда, что именно должен сделать и т.д. Таким образом, между констатирующей и распорядительной частями устанавливается логические отношенияаргументации и вывода.

Распорядительнаячасть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается отдельной строкой. Эта часть содержит предписываемые действия, должности и фамилии лиц, ответственные за исполнение, сроки. Эта часть текста может быть разделена на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме (поручить, объявить и т.п.) и указания исполнителя (должностного лица или подразделения). Ответственность за исполнение выражают так:«Контроль за исполнение приказа возложить на (должность, фамилия, инициалы)».

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложения к приказу, со ссылкой на них в тексте приказа («согласно приложению»). Если приложений несколько, каждое из них нумеруется.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

В практике иногда возникает потребность подготовить вписку из приказа, под которой понимается копия какой–то части подлинника.

В выписке из приказа содержатся все заголовочные реквизиты приказа. В выписке из распорядительной части берется необходимая для конкретного случая информация. Выписка заверяется также как и копия.

Указания и распоряжения

Указание – это документ информационно–методического или организационного характера.Указания разъясняют порядок исполнения приказов, инструкций, директив. Право подписи указания имеет первый руководитель, главные специалисты.

Текст указания также как и приказ имеют констатирующую и распорядительную части.

Констатирующая часть начинается формулировками: во исполнение (чего), в соответствие (с тем), в целях и под.

Распорядительная часть строится также как и в приказе.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам управления. Оно подписывается заместителями директора, руководителями структурных подразделений в пределах их полномочий.

Текст распоряжения имеет те же составные части, что и приказ.

Качество распорядительного документапредполагает не только строгость формы, но и обоснованность распорядительных действий, содержательную полноту, ясность, точность и т.д. Поэтому основания для приказа должны быть тщательно выверены и документированы. Необходимо помнить, что приказы и распоряжение должны строго соответствовать законодательству страны, укладываться в компетенцию лиц, издающих документ.

Как показывает опыт, типичными ошибками при составлении приказов являются следующие:

• Вместо анализа фактов, вызвавших издание документа, в них содержится оправдание руководителя за принятое решение;

• Распорядительный документ одновременно относится к нескольким лицам или подразделениям, без конкретизации того, кому и что делать;

• Документ либо слишком конкретен, и поэтому лишает исполнителя инициативы, либо указывает на хорошо ему известные детали и средства выполнения;

• В документе не указываются лица, ответственные за исполнение, не указываются сроки.

• Документ содержит общие расплывчатые указания типа «поднять уровень», «повысить», «понизить» и т.п. Исполнение такого рода указаний трудно проверить, они не имеют ни конкретного адреса, ни сроков. «Общее руководство» такого свойства – это не только дурной тон, но и просто, подчас, бессмысленная бюрократия.

Непроработанные управленческие решения – признак низкой квалификации руководителя.

Если кратко суммировать сказанное в этой главе, то можно выделить следующее:

• Распорядительные документы делятся на две разновидности: решенияипостановленияколлегиальных органов управления, а такжеприказы, распоряжения и указаниякомпетентных должностных лиц;

• Протоколы советов, коллегий, комиссий фиксируют сложившуюся на данный момент обстановку, очерчивают проблемную ситуацию. В решениях отражаются распорядительные действия для решения проблемы и обязательного исполнения подведомственными подразделениями и должностными лицами;

• Распорядительные действия должны быть тщательно аргументированы, подтверждаться анализом документированных фактов. Распорядительная часть должна быть возможно более конкретной с указанием исполнителей, сроков, и точными формулировками предписываемых действий;

• Распорядительные документы должны создаваться в строгом соответствии с действующим законодательством, стандартами, уставами, правилами и положениями, действующими на момент их издания.

[gl]Тема 8. Информационно-справочная документация [:]

План лекции

1. Служебные письма, их разновидности и форма. Стили писем.

2. Телеграммы, телексы, телефаксы, телефонограммы. Электронные письма.

3. Докладные (служебные) записки. Назначение и структура. Жалобы и предложения.

4. Справки и акты. Назначение, порядок оформления, структура и стиль.

Информационно-справочные документы

Назначение информационно-справочного документирования – отбирать и систематизировать достоверные сведения, на основе которых принимаются управленческие решения.

Особенностью этих документов является то, что они либо предназначаются для вышестоящих органов и должностных лиц, либо служат для внутренней переписки между подразделениями предприятия. Внешняя переписка организации также носит преимущественно характер взаимного информирования, опираясь на которое стороны (корреспонденты) затем вступают в договорные отношения.

Информационно–справочная переписка, как внутренняя, так и внешняя, занимает около 80% объема управленческих документов. К ним относятся: письма, телексы, факсограммы, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные записки, представления, заявления, жалобы, заявки, аналитические записки и др. Опишем подробно некоторые из этих документов.