8.1. Докладная и объяснительная записки

9.1.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки внутреннего характера могут печататься на принтере или исполняться рукописно, но обязательно с собственноручной подписью составителя. Проставляется дата. Кроме того, в состав реквизитов входит название учреждения, наименование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия.

9.1.2. Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого – либо распоряжения или нарушения правил.

Объяснительная записка выполняется рукописно на стандартном листе бумаги. Она имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.Объяснительная записка может иметь приложения (справки, транспортные билеты и т.п.), которые входят в состав документа и подшиваются в дело вместе с основным текстом.

8.2. Справка и акт.

8.2.1. Справка – документ, содержащий описание или подтверждение должностными лицами тех или иных фактов и событий.

Справки составляют по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки, составляемые для внутренней информации, подписывает составитель, а для вышестоящего органа – руководитель.

Справки содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Если справка содержит несколько вопросов, то текст рекомендуется разделить на части или оформить в виде таблиц.

Справки личного характера (о факте работы в учреждении, занимаемой должности, учебы, прописки и т.п.) оформляются на стандартных бланках, подписываются начальником отдела кадров или руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяются печатью.

8.2.2. Акт – это документ, в котором несколько должностных лиц подтверждают установленный факт или событие. Возможно составление акта отдельным лицом (ревизор, аудитор, инспектор).

Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме – передаче имущества или документов, о приеме объектов или товарно-денежных ценностей и т.п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Заголовочные реквизиты указывают на название документа, на основании которого проводится констатация в акте, его номер и дата. Далее перечисляется состав комиссии с указанием должностей, а также лица, присутствовавшие при актировании.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, проведенной комиссией работы, оформляются установленные факты. Акт составляется в количестве необходимом для заинтересованных лиц; это количество указывается в конце текста.

После составления акта комиссия должна ознакомить под расписку с его содержанием лиц, упомянутых в акте.

Акт утверждается администрацией и служит основанием для управленческих решений. Пример акта:

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ЗАО «Авангард»____________В.Н.Скоков

АКТ

обследования технического состояния офисного оборудования бюро информации