10. 3. Электронные сообщения

10.3.1. Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые объединяет способ передачи информации (телеграф).

В состав телеграммы входят такие реквизиты: отметка о категории (правительственная, международная, срочная, вне категории, внеочередная авиа, шторм, связь - авария); адрес, текст, фамилия должностного лица, подписавшего текст, почтовый адрес организации – отправителя, подпись должностного лица, от чьего имени передается текст, печать, дата.

Телеграммы могут быть, кроме того, с уведомлением о вручении, до востребования, вручаемые адресату лично, с доставкой, с оплаченным ответом.

Телеграммы и телетайпограммы оформляются на специальных типографических бланках, при их отсутствии – на обычной бумаге нужного формата. Второй экземпляр телеграммы (копия) остается в делах организации.

Для текста свойственен особый телеграфный стиль:отсутствуют предлоги, союзы, частицы, знаки препинания. Числа и цифры рекомендуется писать словами, кроме многозначных чисел. Формулировки текста должны быть предельно лаконичны, без двусмысленности и умолчаний. При возможности двоякого толкования употребляются условные сокращения знаков препинания: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая, ДВТ – двоеточие, КВЧ – кавычки, НР – номер.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтами. Текст международной телеграммы печатается через 1,5 интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев и переноса слов и исправлений.

Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адресата (лица), наименование пункта или страны назначения. Текст подписывается руководителем предприятия.

В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

10.3.2 Телекс – разновидность телеграмм, передаваемой по абонентской телексной (телетайпной) сети.

Телекс используется более широко в международных экономических связях. Телетайп как автоматическое устройство передачи отличается скоростью печатания. Адресат получает сообщение практически в тот же момент, когда оно отправлено.

В отличие от телеграммы, в телексах не используются категории и виды. Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, текст, подпись, наименование и адрес отправителя. В тексте телексного сообщения используются знаки препинания.

Особенность оформления телекса: в левом верхнем углу помещается блок оперативных сведений (блок ОС). В нем содержится информация об адресате и отправителе, времени передачи сообщения. Значительную часть блока ОС занимает закодированное сообщение, которое содержит набор цифр и букв, обозначающих маршрутный номер станции, индивидуальный номер абонента, сокращенное название фирмы и сокращенное наименование страны, а также время выхода на связь: 05 12 35, что означает число текущего месяца, 12 часов 35 минут.

10.3.3. Факсограмма (телефакс, факс) – копия документа, полученная с помощью аппаратуры факсимильной связи.

Поскольку факсограмма является копией, она не обладает юридической полноценностью. Поэтому такие сообщения обычно бывают письмами или бумагами информационно-справочного характера. Однако по соглашению между организациями, поддерживающими такую связь, передаваться могут и приказы, договоры, распоряжения, протоколы и т.д., при этом они могут иметь силу подлинного документа.

Для передачи оперативной информации, которая не подтверждается подписями, могут использоваться бланки фоксограмм с постоянными реквизитами оформления.

10.3.4. Телефонограмма включает следующие реквизиты:наименование предприятия, вид документа, адресат, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание на должности и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или исполнителем. Текст не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений – адресатов и номеров телефонов.

При передаче телефонограмм полезно придерживаться следующих рекомендаций:

• передавать простую и срочную информацию;

• проверять правильность записи повторным чтением;

• не передавать логически сложные тексты;

• не использовать редко употребляемые слова;

• слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать по буквам (бухштабирование).

Как правило, телефонограммами передают приглашения на совещания и встречи, подтверждения, согласие, извинения, благодарности и т.п. Благодаря соблюдению правил записи, оформления и стиля телефонограммы она приобретает качество документа.