16 – Резолюция

Резолюция– надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкретность, краткость – вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством.

17 – Заголовок к тексту

Заголовок к тексту – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «О чём?» и обычно начинается с предлогов «О» или «Об», например, «О проведении инвентаризации…», «О выплате…» и т.д. В правилах и инструкциях заголовок может отвечать на вопрос «Чего?»: «Журнал регистрации входящих документов» или «Почему?»: Положение по бухгалтерскому учёту «Учётная политика».

Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор должны сочетаться в падеже с названием вида документа, например: «Акт сдачи-приёмки дел», «Протокол заседания Совета директоров».

18 – Отметка о контроле

Отметка о контроле обозначается буквой «К» или в виде контрольной даты и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах.

19 – Общие правила составления текста

21 – Подпись

В состав реквизита входят: наименование должностного лица, подписавшего документ: личная подпись и расшифровка подписи.

Например:

Директор подпись Н.В. Глазунов

22 - Гриф согласования документа

Гриф согласования может иметь два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Совета директоров

от «___» 2008

23 - Визы согласования документа

Согласование – это проверка целесообразности и своевременности документа, соответствие его действующим нормативным актам и т.д. Согласование может быть внутренним, то есть проводиться компетентными должностными лицами внутри учреждения, и внешним, которое проводится подчиненными или сторонними организациями, интересы которых затрагиваются в документе. Например:

ВИЗЫ:

Главный бухгалтер (подпись) И.Т. Касабекова

Юрист (подпись) В.С. Сотников

24 – Печать

Круглая (гербовая – для госучреждений) печать удостоверяет подпись первого руководителя. Проставляется при расходовании денежных средств и материальных ценностей, заверении договоров, чеков, личных документов сотрудников и т.д.

25 – отметка о заверении копии

Копия подлинного (первого) экземпляра документа (или другие экземпляры) заверяется уполномоченным должностным лицом. Например:

Верно

Референт (Подпись) К.А. Азизов

26.01.2008

26 – отметка об исполнителе

Указывается полное имя сотрудника, готовившего документ или следящего за его исполнением. Например:

Блинова Елена Николаевна 265-45-23

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка свидетельствует о том, что работа над документом окончена. Например:

Ответ направлен 16.01.08

В дело 13 -23 К.Захаров 18.01.08

28 – отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит фиксирует факт и время приема специальным штемпелем или от руки. Например:

АО «Сатурн»

Дата 12.02.08

Вх. № 0098

Бланк для писем включает: полное название организации, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер факса,E-mail, РНН, номер телефона, номер счета в банке.

Реквизит должен обладать полнотой и точностью информации, а также оформляться по стандартам. Приведем в качестве разъяснения примеры оформления некоторых реквизитов.

Адресат. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или должностным лицам.

Алматинский электромеханический завод

Отдел снабжения и сбыта

Директору завода «Эталон»

г-ну Ибраеву К.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций и подразделений, их указывают обобщенно.

Начальникам служб фирмы «Эмикс»

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адрес.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, оформляемый по почтовым правилам. Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

480025, г. Алматы

пр. Абая, 67, кв. 45

Исабаеву К.

Место составления или издания оформляется по существующему административно-территориальному делению. Например: г. Алматы; г. Талгар Алматинской обл.; г. Уч-Арал Алматинской обл.

Гриф утверждения. Содержит слово «Утверждаю», наименование должности, личную подпись и ее расшифровку, а также дату, например:

Утверждаю

Директор туристического

агентства «Азимут»

Подпись ................... А. Сабиров

12.06.97

Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается название предприятия (как в последнем примере). При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения оформляется, например, так:

Утверждено

Протокол заседания Совета

директоров

15.03.97 № 5

Заголовок к тексту. Грамматически согласованный с названием документа заголовок указывает краткое содержание документа, например: приказ «О реорганизации структуры агентства». Заголовок указывается на документах формата А4 (297х210 мм). Заголовок должен быть максимально коротким и точным, отвечая на вопрос о чем?: «Об изменении...», «О командировании...», «Об отмене...».

Текст — основной реквизит документа. Он делится, как правило, на две основные части. В первой — указывается основание составления документа. Во второй — излагаются выводы, предложения, распоряжения или просьбы. Даже если текст состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщить основание или причины создания документа, а во второй — решение, распоряжение, просьбу.

Текст делится на абзацы, при необходимости вводится рубрикация и даются подзаголовки. Особенно это необходимо в информационных документах: докладах, отчетах, обзорах и т. д.

Другие реквизиты также имеют установленные стандарты, закрепленные в соответствующих ГОСТах.

Формуляр-образец — это модель унифицированной формы документа. Его называют еще и формой документа. В формуляре четко определены площади для размещения различных реквизитов, как постоянных, так и переменных, установлена последовательность и длина реквизитов на рабочем поле, а также на служебном поле документа.

Постоянные реквизиты наносятся при типографском изготовлении унифицированной формы, или так называемого фирменного бланка.

Переменные реквизиты вносятся при составлении документа.

Правила машинописного, типографского или компьютерного исполнения, нормы дизайна документа изложены в соответствующих пособиях, в частности в руководствах по машинописи и делопроизводству.