10. Деловые письма

10.1. Назначение и разновидности деловых писем

До сих пор мы рассматривали документы, которые обращаются преимущественно внутри организации. Перейдем теперь к обширному полю внешних информационных связей, которые носят общее название СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ – PR(pudlikrelanionis). Общение организации с «внешним миром» используется коммерческими фирмами, государственными службами, политическими, образовательными, религиозными, благотворительными и другими общественными объединениями и частными лицами. Мы остановимся на тех формах деловой переписки, которые чаще всего используются в деловом общении государственных и частных компаний.

Итак, деловое письмо – это краткий документ, предназначенный для оперативного информационного взаимодействия предприятий, организаций, их структурных подразделений и граждан.

По своему общему назначению корреспонденция делится на:

• официальные деловые письма;

• частные деловые письма;

• служебная переписка (внутри организации). Об этом мы подробно говорили в разделе «Информационно-справочные документы».

Официальные письма в свою очередьпо целевому назначению делятся на:

просьбы, сообщения, запросы, заявления, подтверждения, заказы, предложения (оферты), дополнения, рекламации (претензии), информационные письма, гарантийные письма, презентационные письма, письма прямой почтовой рассылки (директ- мейл), уведомления, напоминания, сопроводительные письма.

Частные деловые письма могут содержать:

поздравления, приглашения, извинения, возражения, выражения соболезнования и сожаления, для поддержания контактов (имиджевые), благодарственные, рекомендательные, открытки, отказы, уведомления, резюме и др.

Классификация писем по другим основаниям может включать следующие признаки:

• по количеству адресатов– в один адрес, несколько и «для всех»:

• по степени доступности информации– обычные, для служебного пользования и конфеденциальные (секретные);

• по срокамисполнения – исполняемые в установленные сроки (10 дней), срочные, особо срочные;

• по объему- краткие, средние и длинные;

• по композиции– простые (по одному вопросу) и сложные;

• по информационному поводу– инициативные и ответные:

• по стилюизложения официальные и частные.

В основу деления писем на разновидности можно использовать и другие критерии.

Все зависит от содержания, объема и числа документов, которыми вы пользуетесь. Учет переписки внутри организации ведется обычно по типу корреспонденции – входящая(пришедшая извне) иисходящая(направляемая из организации по разным адресам).

Граница между официальными и частными письмами весьма подвижна. Бизнес-сообщество широко использует личные контакты, основанные на доверии, «честном слове», уважении, человеческом внимании, этических нормах, «кодексе чести». Переписку ведут живые люди со всеми их достоинствами и недостатками. Поэтому нормы деловой этики вместе с неукоснительным соблюдением законов и правил – лежат в основе взаимоотношений деловых людей, в частности, и в их переписке. Вместе с тем, в информационном пространстве обращаются документы и сообщения недобросовестные, фальшивые, клеветнические, мошеннические, лишь слегка прикрытые рекламным флером, деланным оптимизмом и т.д. Это обязывает нас слепо не верить любым печатным или электронным текстам, проверять их подлинность и обоснованность, само существование и статус адресантов. Словом, «доверяй, но проверяй».