9.2. Отбор кандидатов на вакантные должности

Процедура наймаможет быть разбита на следующие шаги.

• Заполнение форм,в которых отражены квалификационные требования, справочные (анкетные) данные, а также сведения о компетентности кандидатов. Кандидат на должность в этом случае представляетрезюме, заполняетанкеты, личные листки. В подтверждение личных данных кандидат представляет подлинники и копииудостоверений, дипломов об образовании, сертификаты,другие документы.

• Кандидаты в менеджеры иногда проходят проверку через деловые игры, где перед ними ставятся задачи, позволяющие в какой-то степени предсказать их управленческие решения в будущем. При этом кандидат должен показать не только знание предмета, но и свои креативные (творческие) способности в профессиональном и человеческом плане.

• Рекомендательные письма (характеристики) помогут проверить правдивость заполнения форм и первого интервью; они позволяют узнать, как другие люди относятся к кандидату. Понятно, что чем более авторитетна рекомендация, тем лучше для кандидата.

• Углубленная беседа непосредственно с будущим руководителем кандидата позволяет, во-первых, восполнить недостаток информации о претенденте на предыдущих этапах. Во-вторых, это проверка на его способность к общению, на способность влиться в коллектив. Этот этап дает возможность кандидату получить информацию о своей возможной работе. Ради объективности оценки кандидата в такой беседе могут принимать участие 2-3 человека, помимо непосредственного начальника.

• Многие фирмы используют экзамен при приеме на любую работу. Некоторые виды работ (водители, пилоты, инструкторы спорта и др.) требуют определенных физических данных. В некоторых случаях экзамен необходим для безопасности на рабочем месте, для медицинской безопасности и т.д. Для других случаев важно знание языков на разных уровнях компетенции.

• Предложение работы. Если кандидат прошел все испытания в процессе отбора, если условия трудового соглашения привлекательны и реалистичны для обеих сторон, то может быть сделано официальное предложение. После этого происходит оформление найма.

Фирма вправе использовать любые законные формы найма. Но во всех случаях необходимо, во-первых, юридически правильное оформлениенайма в соответствии с действующимТрудовым кодексом РК (2007). Во-вторых, документы по трудовым отношениям должны отвечать профессиональным и личностным интересам «социальных партнеров», а также, в–третьих, соответствовать стандартам документирования и документооборота.

Охарактеризуем теперь конкретные документы, связанные с процедурой трудоустройства отдельного работника.

9.2.1. Резюме – это краткое, точное описание профессиональных и личных качеств человека, претендующего на объявленную вакансию.

Составляя резюме, во-первых, помните, что это именно тот шаг, который формирует мнение о вас у человека, который вас не знает: «У вас никогда не будет второго раза, чтобы произвести первое впечатление».Во-вторых, резюме составляется для каждой должности по-своему и не имеет жесткой формы. Есть, однако, общий шаблон (формуляр), включающий такие обязательные пункты, какличные данные, образование, опыт работы, дополнительная информация. Стало быть, «набор» содержательных элементов меняться от того, какие ваши качества лучше всего соответствуют характеру той или иной работы.

Что же должно содержать резюме?

1. Личные и контактные данные: Ф.И.О., дата рождения, семейное положение, полный адрес, телефон, (а также факс – если он есть), электронный адрес.

2. Цель:занять перспективную и хорошо оплачиваемую должность.

3. Образование основное.В обратно-хронологическом порядке указываются учебные заведения, которые вы окончили, специальность по диплому. Если у вас диплом с отличием, обязательно отметьте это. Укажите специализацию лицея или гимназии, которую вы окончили. Общеобразовательные школы обычно не указывают (если только вы не ее выпускник).

4. Образование дополнительное. В эту графу входят названия курсов, стажировок, тренингов, семинаров и т.д. В этом случае указываются те курсы, которые имеют отношение к выбранной вами вакансии. Вся эта информация «должна быть проверяемой»: вам надо иметь соответствующие сертификаты.

5. Опыт работы. Здесь содержатся сведения о предыдущих местах работы, начиная с последнего. Указывается месяц и год поступления на работу, месяц и год увольнения, название организации, сфера её деятельности, вашу должность. Здесь же говорят о своих профессиональных достижениях.

6. Дополнительная информация. Сюда включается все, что повышает вашу ценность в глазах работодателя: владение иностранными языками (в какой степени), персональным компьютером, наличие водительских прав и личного автомобиля, загранпаспорта. Указывается, готовы ли вы к командировкам, к сверхурочной работе и т.д.

7. Личные качества. Например: коммуникабелен, энергичен, требователен к себе и другим, хороший организатор, легко обучаем и т.п. Иногда указываются увлечения, которые могут способствовать успешной работе на данной должности.

Резюме исполняют на компьютере со стандартным форматированием. Отдельные блоки информации лучше выделить шрифтом, пробелами и т.д., но жесткого стандарта, повторим, здесь нет.

Документ лучше направлять по электронной почте, хотя пересылку можно сделать и обычной почтой или представить лично. Образец резюме смотри в приложении.

9.2.2. Характеристика – это официальная оценка служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых способностей и морально-этических качеств. В государственных организациях эта форма аттестации сотрудников традиционно остается широко распространенной. В частных компаниях используется также рекомендательное письмо. Но при передвижении по службе, аттестации на должность, откомандировании и в других случаях, профессиональная характеристикапросто необходима. При перемещении по службе как аттестующий документ используется официальноеПредставлениес кратким описанием служебных успехов и личностных данных работника. Этот документ, как и некоторые другие, может служить основанием для издания приказа о перемещении, переводе, повышении в должности, направление на учебу и т.д. При всех различиях в назначении и оформлении характеристика, рекомендательное письмо и представление решают одну задачу –профессиональная и личностная аттестациясотрудника. Остановимся на форме и содержательной специфике характеристики.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке организации формата А4. Реквизиты ее таковы: название (ХАРАКТЕРИСТИКА); должность; наименование организации, выдающей документ; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи и печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные части.

Первая часть– анкетные данные (инициалы, фамилия, год рождения, образование и пр.). В некоторых видах характеристик, эти данные печатаются через 1 интервал ниже названия.

Вторая часть– данные о трудовой деятельности (время поступления, специализация, должность, продолжительность работы, продвижение по службе и т.д.), оценка конкретных достижений в труде.

Третья часть– оценка личной общественной активности, поведения в быту, отношения с коллегами по работе. Может быть сообщена другая, важная для будущей работы информация.

В заключительной части содержится вывод и назначение характеристики.

Характеристика подписывается первым руководителем, лицом, представляющим общественность (профсоюз). Готовится документ непосредственным начальником работника, главой кадровой службы организации и юристом, они и визируют документ. Обязательно проставляется печать как реквизит удостоверяющий подлинность официальных подписей.

9.2.3. Рекомендательное письмо имеет, как уже отмечалось, то же назначение и его текст по составу информации и по логике развертывания совпадает с характеристикой. Однако такое письмо излагается более свободным стилем, без строгой официальности. Особенно ценны рекомендации авторитетных людей или известных компаний, дорожащих своей репутацией.

9.2.4. Автобиография – документ, в котором его автор составляет собственное жизнеописание в хронологической последовательности. Автобиография не имеет типового формуляра, может быть сжатой или развернутой в зависимости от назначения.

Обычно в таком тексте указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; дату и место рождения; образование и специальность по образованию; трудовую деятельность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату и личную подпись. В некоторых случаях компании сами разрабатывают табличную анкету, в которой запрашивают нужную им информацию.

9.2.5. Личный листок по учету кадров (традиционная форма еще по КЗоТ СССР) содержат основную информацию о работнике и заполняются обычно при формировании личного дела работника. В частных компаниях этот документ почти не применяется. Компания традиционно может использовать такжеанкету. По содержанию анкеты могут различаться в зависимости от характера работы, должности, внутренних информационных потребностей организации, а также в зависимости от ее стандартов документирования.