4.1. Служебные совещания

Совещание как форма интеллектуального сотрудничества и выработки общей линии поведения – одна из древнейших и эффективных форм человеческого общения.

Философия и филология давно обратили свой взор на эту форму речевого взаимодействия. Аристотель в своем знаменитом трактате «Риторика» выделял «…три рода риторических речей: совещательные,судебные и эпидейктические (хвалебные или порицающие)». Он говорил также: «Риторика есть искусство, соответствующее диалектике». Под диалектикой здесь имелся в виду метод беседы и рассуждения, снимающий противоречия и устремленный к согласию, к поиску истины.

Современная демократия как власть большинства (и защита интересов меньшинства) вообще основана не на диктатуре, а на борьбе мнений и выработке коллегиальных решений, затем обязательных для исполнения всеми членами данного сообщества, формальной или неформальной группы. Но у корпоративной демократии должен вырабатываться эффективный механизмраспределения и осуществления прав, обязанностей и ответственности, вырабатываться этика и, если угодно, привычки корпоративного самоуправления. Одним из инструментов такого управления и являются совещания.

Выделяют следующие основные внутрикорпоративные типы совещаний: инструктивное,диспетчерское(оперативное) и проблемное. Основной же разновидностью совещаний являются проблемные совещания. Совместное обсуждение ситуации имеет свои плюсы для сторон. Управляющий, обобщая мнения, суждения и оценивая их интересы, использует знания и опыт сотрудников для принятия верного решения по ситуации. У сотрудников появляется дополнительный стимул для качественной работы при исполнении решения, в выработке которого они сами участвовали.

Теперь поговорим о том, какова последовательность и приемы (технология) проведения делового совещания. Обычно при этом выделяются три этапа:подготовка, проведение и анализ эффективности. При этом каждый из этапов имеет свою внутреннюю логику действий.

При подготовкесовещания важны два момента: 1) подготовкапо существупроблемыдля обсуждения, сбор, уяснение основной информации и принятие предварительного решения, а также 2) подготовкаорганизационная: определение персонального состава участников совещания, места и время проведения, тема (повестка дня), подготовка документов, техническое обеспечение.

Содержательная подготовкапредполагает сбор и обработку информации по конкретным вопросам, принятие предварительного решения. Причем делают это все участники совещания (в основном в рамках своей компетенции). Особенно тщательно должен подготовиться руководитель. Ему необходимо при этом прежде всего четкопоставить цель совещания, выделить ключевые моменты, наметить способы достижения цели. Доклад по основному вопросу может готовить он сам. Он может также поручить это компетентному сотруднику или комиссии, которая не только излагает в специальном докладе суть проблемы, аргументированные предложения по ее решению, все объективные данные, но и готовит проект решения по вопросу. Комиссия или приглашенный специалист проводит проверку состояния дел и также готовит содержательный доклад (справку) и рекомендации. Каждый из участников совещания готовит и представляет коллегам свою информацию и предложения по решению проблемы или ее части.

Под организацией совещанияимеется в виду,во-первых, определение необходимого и достаточного количества сотрудников и их персональный состав. Эти люди должны не только качественно исполнять будущие решения, но и быть практически полезными при их выработке. В деловом совещании (как рекомендуют специалисты) могут участвовать 7-9, максимум 12 человек. Большее количество участников уже может снизить эффективность работы. Персонально это могут быть люди, занимающиеся каким-либо направлением деятельности предприятия, например, руководители служб и отделов, опытные профессионалы. При решении важных вопросов могут приглашаться сторонние, независимые специалисты (ученые, консультанты, аудиторы) в качестве докладчиков по общим проблемным вопросам.

Во-вторых, тема обсуждения (повестка дня) должна быть обязательно определена заранее. Это нужно для того, чтобы участники (при необходимости) могли подготовиться (например, в рамках своей компетенции), продумать свои предложения, даже подготовить краткие доклады. О проблеме обсуждения лучше письменно оповестить (иногда под расписку) всех участников совещания.

В-третьих, имеет значение удачный выбор места и времени проведения, рассадка участников в совещательной комнате (специальном зале). Рассадка по принципу «президиум – зал» создает психологическую дистанцию между руководством и рядовыми участниками дискуссии. Рассадка в форме «круглого стола» создает благоприятную, более демократическую атмосферу для совещательного взаимодействия. Это нужно и для того, чтобы все могли хорошо видеть и слышать каждого выступающего. При необходимости надо обеспечить выступающим свободный доступ к микрофону.

Что касается времени, то оно должно определяться либо общим регламентом деятельности предприятия, либо выбирается в утренние часы, скажем, с 10 до 12 дня. Это время, когда мозг работает активно, когда не мешают мысли об обеде или конце рабочего дня.

Для эффективности служебной дискуссии каждый участник должен иметь под рукой всю необходимую информацию. Речь идет о содержательной стороне проблемы. Это могут быть: повестка дня с указанием докладчиков, отчеты, графики, схемы, статистика, списки, проекты решенийи т.д. Технические средства (оргтехника) в виде, например, ноутбуков, мониторов, слайдпроекторов или другая наглядность улучшают содержательную сторону и производительность служебного общения. На столе должна быть напитки. Должно быть также устранено все, что мешает спокойной и конструктивной работе совещания. Надо подумать и о том, кто и в какой форме будет вести протокол.

Выделяются три основных этапа в ходе совещания: 1)вводная часть, 2) обсуждениевопроса и 3) принятие решения. Обсудим в деталях эти этапы и посмотрим, какова роль руководителя в каждый момент совещательного взаимодействия.

1. Старший по должности или инициаторы совещания предлагают избрать председателя и секретаря. Собрание может проводить (при согласии участников) руководитель организации или старший по должности в отделе, если проводится совещание его сотрудников. Ведение протокола плановых совещаний поручается одному человеку, который занимается также оповещением, раздачей информации, техническим оснащением и др.

Ведущий начинает совещание с приветствия и обращения к участни-

кам. Это первый шанс установить доброжелательный и конструктивный контакт с аудиторией, который председательствующий поддерживает в течение всего совещания. Начиная совещание, Вы можете сказать, например, так:

• «Добрый день, дорогие сотрудники» или

• «Дорогие коллеги! Я рад вас приветствовать» или

• «Добрый день, дорогие члены совета».

Обращение «Уважаемые дамы и господа» звучит несколько отстраненно, но всегда корректно. Если на вашем совещании присутствуют высокопоставленные лица, то к ним нужно обращаться отдельно, с указанием имени или титула: «Многоуважаемый господин аким, дамы и господа».Стоит сказать и о том, кто пригашен на совещание, чтобы участники прочувствовали важность темы и направление ее обсуждения.

После приветствия и обращения к участникам следует ввести их в тему. Сегодня мы обсуждаем с вами весьма серьезные вопросы. Повестка дня и фамилии докладчиков у вас имеется. Есть ли возражения или дополнения? Если нет, то прошу проголосовать. После голосования утверждается регламент: время на доклады, выступления и справки, перерывы в работе и т.д. На доклад отводится 7-10 минут. Выступления не могут продолжаться более 3 минут. Утвержденный регламент как волю собрания председательствующий должен неукоснительно соблюдать, побуждая участников делать то же самое.

Очень важно также с самого начала попросить докладчиков и выступающих говорить по существу, убедительно аргументировать свои предложения. Но ни в коем случае нельзя ограничивать их в высказывании собственных мнений, которые, возможно, противоречат мнению большинства и самого ведущего. Надо постараться с самого начала создать атмосферу состязательности и деловитости. Обстановка доброжелательности и взаимного уважения при этом только способствует продуктивности диалога. Следует напомнить присутствующим, что деловое совещание предполагает возможность критики только предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто их высказал. Настроив аудиторию на деловой разговор, председательствующий переходит к обсуждению вопросов по существу.

2. Обсуждая каждый вопрос, ведущий совещания должен следовать процедурным правилам и логике движения к результату. Итак, что же должен делать председательствующий и участники совещания.

2.1. Сформулировать цель дискуссии по данному вопросу, его тему. Для этого надо прояснить, что именно обсуждается, зачем нужна дискуссия и по каким конкретно позициям. Как говорят логики, надо прояснить тезис, то есть выяснить значимость каждого термина в формулировке тезиса. Например, при обсуждении темы«Повышениеделовой квалификации персонала» следует уточнить, что имеется в виду под «повышением квалификации», к кому конкретно оно относится, в каких формах и в какие сроки оно должно быть проведено, какие финансовые и материальные ресурсы для этого потребуются, к каким результатам это может привести.

2.2. Чтобы заинтересовать участников дискуссии, следует изложить проблему в виде некоторого противоречия. Например, по приведенной теме противоречие может заключаться в остройнеобходимостиделового роста или замены сотрудников и ограниченности времени и материальныхвозможностейорганизации.«Кто будетплатить за этот широкий жест?»

2.3. Чтобы добиться однозначного понимания проблемы всеми участниками, следует изложить ее в специальном докладе. Вот здесь то и понадобится полная, объективная, актуальная и отобранная (уместная) по данной теме информация. От качества доклада будет зависеть во многом и обсуждение проблемы. В тексте доклада излагается действительное положении дела. Мы имеем то, что мы имеем. А не то, что могли бы, хотели бы или должны иметь. Выпукло высвечивается проблема со всеми ключевыми аспектами. Предлагается пути выхода из ситуации в виде проекта решения.

2.4. Докладчику задаютсявопросы.Они могут касаться уточнения каких-то цифр, фактов, подходов. Например, так: «Если я вас правильно понял, вы хотите чтобы мы вообщеотказались от…». Или: «Уточните, пожалуйста, сравнительные данные о базовомобразовании сотрудников по отделам». Председательствующий должен следить за тем, чтобы вопросы и ответы не перешли в «летучую дискуссию», особенно с переходом на личности.

2.5. Как раз теперь и стоит организовать обмен мнениями.Всем желающим должна быть представлена возможность свободно высказать его. Обязанность выступающих – ясно и коротко (если не требуется пространная аргументация) излагать свои позиции, обосновать свои предложения. Если мнения оказываются спорными, то может быть представлено слово оппонентам. Могут при этом обсуждаться имеющийся проект решения в целом или последовательно его отдельные пункты. Можно придерживаться порядка изложения информации в основном докладе. Процедурные правила позволяют высказываться всем желающим по очереди или «по кругу».

Председательствующий не должен допускать отклонений от темы, просить перейти к конкретным предложениям, просить аргументировать те или иные предложения. Действовать он должен при этом тактично, вступая в «совместное размышление» по существу и не навязывать свое мнение. Ведущий может также побуждать пассивных участников, обратившись, к ним, например, с вопросом: «А как вы полагаете,что нам надо делать с неквалифицированными работниками?»В любом случае надо собрать максимум (неповторяющихся) предложений.

2.6 Руководитель, будучи одновременно и участником обсуждения, обычно высказывается в заключение. Он может обобщить предложения, оценить вклад всех участников в решение проблемы, и общее качество прошедшей дискуссии.

Прения по вопросу могут быть прекращены при согласии участников по ключевым позициям решения. Если такого согласия не достигнуто, собрание может перенести решение вопроса на следующее заседание.

2.7.Принятие решенияможет проходить на основе предложенного проекта. Он обсуждается как по существу, так и в редакционном плане. Тщательная отработка формулировок повышает качество решения как руководства к будущим совместным действиям. Решение должно быть конкретным:ктоделает, в какиесроки, какимисредствами, в какой форме и кому докладываютсярезультаты. Если проекта нет, то секретарь зачитывает поступившие предложения и они оформляются в протоколе в отредактированном виде.

2.8.Решение принимается голосованием, форму которого определяет собрание. Это может быть сделано простым поднятием рук и подсчетом «за» и «против». Голосование может быть и тайным. В любом случае на свободное волеизъявление участников собрания не должно быть никакого давления (кроме давления обстоятельств).

Если решение нуждается в доработке, собрание поручает кому-либо это сделать и доложить на следующем совещании. В этом случае происходит чтение протокола, решение утверждается голосованием и протокол подписывается председательствующим и секретарем.

2.9. Когда собрание приняло решение, председательствующий переходит кочередному вопросу. Если же все вопросы решены, то председатель завершает работу. При этом надо поблагодарить всех за конструктивное сотрудничество, выделив при этом работу приглашенных специалистов. Могут быть сделаны рабочие объявления, назначается дата следующего совещания.

3. По итогам совещания проводится анализ. Он должен определить:

• качество решения поставленной проблемы;

• что нужно сделать, чтобы качественно же исполнить решение;

• что именно удалось хорошо, как можно воспользоваться положительным опытом;

• каковы недостатки совещания по качеству и реалистичности принятого решения. Что нужно сделать, чтобы не допускать подобных ошибок в будущем.

Сказанное здесь о совещании можно обобщить так:

1. Совещания – важнейшая составляющая корпоративного управления.

2. Выработка эффективной совещательной технологии - забота всех членов коллектива, в особенности руководящих работников.

3. Правила демократической процедуры совещаний не должны чрезмерно формализовываться, должны способствовать выработке согласия через борьбу мнений, через интеллектуальное состязание сотрудников. Истина рождается в споре.

4. Совещание может быть успешным только при основательной информационной подготовке. Выигрывает тот, кто хорошо выполнил «домашнее задание». От качества предварительной информации и компетентности участников зависит и уровень обсуждения и качество решения.

5. Анализ общего результата совещания, его удач и недостатков с «холодной головой» дает бесценный и осмысленный опыт для успешной деятельности коллектива.