6.3. Реквизиты и формуляр

В документировании и документообороте используются понятия «реквизит», формуляр», или форма документа. Эти понятия взаимосвязаны. Но необходимо разбираться конкретно в каждом из них. Начнем с понятия «реквизит».

Составная часть оформления документа называется реквизитом.

В документах стандартной формы используется не беспорядочное множество составных его частей, а ограниченное правилами их число. При этом каждый реквизит имеет строго очерченное содержание и занимает на рабочем поле документа (формат А4) установленное место. Последовательно - по индексам (номерам) и содержанию - рассмотрим состав реквизитов по «Правилам документирования и документообората» в РК. Итак.

Индексы и содержание реквизитов по «Типовым правилам документирования и документооборота в РК»

01 – Герб Республики Казахстан

Изображение герба РК могут воспроизводить только организации, которым дано такое право официальным правовым актом, - это, как правило, предприятия со 100% госсобственностью.

Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименований предприятия, а на бланках с продольным расположением – в центре верхнего поля.

Диаметр изображения герба должен быть не более 20мм.

На бланках с продольным расположением, составленных на казахском и русском языках, герб располагается на верхнем поле бланка в середине, т.е. между разноязычными наименованиями предприятия.

02 – Изображение наград

Изображению на бланках подлежат только награды Республики Казахстан.

Не рекомендуется на бланках печатать одновременно герб, эмблему и изображение правительственных наград. Допустимо сочетание наград и эмблем.

03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации (товарный знак)– условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке и отражающее направление деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы), рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. Размеры эмблемы не ограничены.

06 – Наименование организации

Каждое юридическое лицо имеет своё фирменное наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименование организации пишется в строгом соответствием с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах (уставе предприятия или учредительном договоре, свидетельстве).

В наименовании обычно используются сокращения типа ТОО, АО и т.п.

Обычно в бланке указывается только наименование организации. Кроме этого реквизита, над ним более мелкими буквами может называться ещё и вышестоящая инстанция, например наименование финансово-промышленной группы.

07 – Справочные данные об организации

Совокупность перечисленных в этом реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Данный реквизит расширен введением номера факса, адреса электронной почты, других сведений по усмотрению организации. На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.