08 – Наименование вида документа

Данный реквизит даёт общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Он располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса и печатается прописными буквами от границы левого поля, например АКТ, СПРАВКА, ПРОТОКОЛ.

09 – Дата документа

Дата документа– обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют разные стадии работы с документом.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил, инструкций);

- дата события, которое в нём зафиксировано (для инструкций, положений, протоколов, актов).

Для ряда официальных документов существуют также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

10 – Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа– условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например порядковый номер). Он проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «Дата документа».

11 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место для этого реквизита отводится только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: на №25/01-25 от 12.06.2012

13 – Гриф ограничения доступа к документу

Этот реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит размещается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо поставить номер экземпляра данного документа.

Грифы «Секретно», «Совершено секретно» проставляются на документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию.

14 – Адресат

Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование учреждения, организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- указания должности получателя в дательном падеже;

- фамилии в дательном падеже и инициалов, которые указываются после фамилии;

- почтового адреса.

15 – Гриф утверждения документа

После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы, а также планы, отчёты, инструкции, правила, некоторые акты.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа) или специальным оформлением (проставлением грифа утверждения).