4. Поняття про систему бюджетного контролю

Вважається, що справжніми фінансовими контролерами є ті, хто готує бюджети. З цією метою головний фінансовий керівник повинен встановити необхідні системи і розробити макети звітності. Фінан­систу необхідно одержати відповідну інформацію від бухгалтера-ана­літика, щоб постійно порівнювати фактичні показники із заплано­ваними. Коли вони одержують таку інформацію, то починається фі­нансовий (бюджетний) контроль. «Прочитавши» управлінську звіт­ність, розробники бюджетів повинні дати відповіді на три питання:

«Чим зумовлені розбіжності (відхилення)?»,

«Які заходи необхідно прийняти, щоб усунути несприятливі відхи­лення?»,

«Як вплинуть ці відхилення на результати діяльності у майбут­ньому?»

Саме це є основою ефективного контролю.

Чому можуть виникати відхилення? Можливі наступні відповіді та це питання:

• план не реальний (відсутній);

• інформація про фактичні величини надходить пізно або з викривленням;

• не приймаються ніякі дії, якщо є відхилення.

Контроль виконання бюджетів здійснюється за допомогою Звітів про виконання, тобто звітів, що містять заплановані та фактичні показники, розрахунок відхилень із зазначенням їх причин. Вони за­безпечують зворотний зв’язок у системі управління підприємством. Відображені у звіті відхилення можуть бути сприятливими (позитив­ними) або несприятливими (негативними). Сприятливими відхилення є ті, при яких фактичний дохід перевищує запланований, а фактичні витрати менші, ніж заплановані.

Реакція менеджера на відхилення залежить від їх розміру. У залежно від причини розрізняють: відхилення внаслідок планування; відхилення внаслідок діяльності.

Деякі автори виділяють 4 групи відхилень: відхилення в ефектив­ності, цінах, обсягах і політиці. Відхилення кожного виду може бути:

• разовим (впливає на результат в останньому періоді);

• постійним (впливає на результат в останньому та майбутньому періодах);

• протилежним (відхилення, що змінюється на протилежне. Воно впливає на результати попереднього і майбутнього періодів). Наприк­лад: ми за попередній період замовнику не виконали роботу, отже обсяг реалізації дорівнює нулю. У наступному місяці роботу виконано за обидва звітні періоди. Очікування того, що негативне відхилення перетвориться на позитивне не може порадувати розробників бюд­жету чи всю фірму.

Відхилення за ефективністю відносяться тільки до витрат підпри­ємства.

Відхилення за ціною відносяться і до витрат, і до доходів підприємства.

Відхилення за обсягом – пов’язані з обсягом реалізації, при цьому незаплановане зростання собівартості може бути позитивним (перевищення в обсягах продажу).

Відхилення у політиці або в діяльності.

Взаємозв’язок видів відхилень та характеру їх поточних наслідків показано в моделі діагностики наслідків (рис. 20).

Р ис. 20. Модель діагностичних наслідків впливу відхилень.

Контролем повинно займатися все керівництво підприємства і якщо це так, то всі зацікавлені особи можуть очікувати, що правильно підготовлені бюджети будуть виконані (рис. 21).