6.3.2. Основные нормативно-правовые документы

Система управления безопасностью регламентируется комплексом нормативно-правовых документов.

Основные внутренние нормативно-правовые документы

Компания (берег):

Руководство Компании по управлению безопасностью, определяющее политику безопасности Компании, концепцию, цели, организационную структуру и основные положения системы управления безопасностью и предотвращения загрязнения.

Руководство по процедурам, определяющее порядок составления, структуру, содержание и базисный состав процедур.

Учтенная документация СУБ должна храниться в специально отведенном для этой цели месте.

Устаревшие документы СУБ незамедлительно изымаются из обращения. Одна копия документа со старой версией текста хранится у Назначенного Лица в течение установленного в Компании срока (3 года).

Документация СУБ Компании должна периодически (не реже 1 раза в год) подвергаться анализу и, при необходимости, корректировке с целью приведения ее в соответствие с изменившимися и вновь появившимися требованиями. Эта работа проводится под руководством Назначенного лица.

Весь персонал, имеющий отношение к СУБ Компании, информируется Назначенным лицом обо всех внесенных изменениях и обеспечивает откорректированными действующими документами СУБ, которые необходимы им в работе.

Документы индексируются. Индексирование должно обеспечить быструю и простую корректировку. На каждой странице дается наименование документа. Нумерация страниц сквозная. На каждой странице указываются дата версии и ее номер - дата, на которую издана данная страница. Корректировка текста осуществляется заменой всей страницы. Соответственно изменяются дата и номер версии. Получатели изымают из документов старые страницы и вставляют новые. Изъятые (старые) страницы отсылаются в отдел морских перевозок, как подтверждение производственной замены.

На каждом документе имеется Лист учета изменений, в котором отражаются проводимые изменения.

План действий в аварийных ситуациях (береговой, сопряженный с судовым), определяющий назначение, задачи, состав и порядок действий оперативного штаба по аварийным ситуациям Компании.

Судно:

Руководство по эксплуатации судов, содержащее судовые операции по безопасности и предотвращению загрязнения, правила и инструкции их выполнения.

План действий в аварийных ситуациях (судовой, сопряженный с береговым), определяющий порядок действий судового комитета безопасности и судового персонала в аварийных ситуациях.

План чрезвычайных мер по борьбе с загрязнением нефтью (судовой), определяющий порядок действий судового комитета безопасности и судового персонала в аварийных ситуациях, связанных с возможностью загрязнения моря нефтью.

6.3.3. Ведение документации

Основные нормативно-правовые документы системы ведутся отделом морских перевозок. Ведение включает:

• организацию разработки, рассмотрение, обсуждение и утверждение документов;

• подготовку предложений по устранению выявленных в процессе контроля эффективности системы управления безопасностью несоответствий и корректировкам документов, их рассмотрению, обсуждению и утверждению;

• регистрацию документов и вносимых в них изменений, их хранение, распределение и рассылку, изъятие устаревших (замененных) документов и контроль исполнения, подтверждающих, что действующие документы имеются в наличии и находятся на рабочих местах (где они должны использоваться).

Организация разработки документов и предложений по корректировкам, рассмотрения, обсуждения и утверждения осуществляется Заместителем Первого руководителя по флоту. Разработанные документы и предложения по корректировкам:

• рассматриваются постоянно действующей рабочей группой под руководством Заместителя Первого руководителя по флоту, созданной приказом или распоряжением Первого руководителя из квалифицированного, компетентного и профессионально подготовленного персонала;

• обсуждаются руководством Компании и утверждаются Первым руководителем.

Действующие контролируемые документы СУБ имеются на судне в наличии в соответствии с реальной необходимостью. Регистрация распространения (рассылки) таких документов производится Назначенным лицом в "Журнале учета контролируемой документации СУБ" с обязательным указанием даты, количества экземпляров и наименованием получателя.

Установлена схема распространения оригиналов и копий всех учтенных документов через имеющиеся в Компании каналы передачи информации:

• телексная;

• факсимальная связь;

• почта.

К направляемой адресату документации прилагается уведомление об отправке с перечнем направляемых документов и просьбой подтвердить получение (по Internet, факсу или телексу). Капитан судна с получением контролируемой документации по почте должен подтвердить этот факт. Такие подтверждения регистрируются в графе "Примечание" "Журнала учета контролируемой документации СУБ" и подшиваются.

Оригиналы всей документации СУБ находятся у Назначенного лица.

Первая копия всей документации СУБ находится у Генерального директора. Копия части документации СУБ, необходимой для использования на судне, находится у капитана судна Компании.

Учтенная документация СУБ содержится в специальных папках, обеспечивающих ее длительное хранение. Каждая папка должна иметь идентификационную маркировку, а также иметь перечень с указанием находящихся в нем документов.