6.2.11. Финансовая деятельность Компании

Финансовая подготовка осуществляется планово-экономическим отделом и бухгалтерией и предусматривает:

• обеспечение судна средствами необходимыми и достаточными для безопасной его эксплуатации, и назначение полномочного персонала заключать субконтракты, производить закупки, оплачивать эксплуатационные расходы (с выделением полномочий капитана);

• установление порядка использования выделенных средств, проведения финансово-расчетных операций и контроля их исполнения и движения наличности с соблюдением коммерческой тайны финансового положения Компании и конфиденциальности производимых расчетов;

• составление оперативных валютных и финансовых планов, контроль за их выполнением;

• обеспечение оплаты счетов за эксплуатационные и другие обоснованные расходы;

• обеспечение расчетов за поставки судового оборудования, технических средств навигации, аварийного имущества;

• выверка взаимных расчетов по фрахтовым платежам за перевозку грузов;

• обеспечение переводов денежных средств и инвалюты для выплаты экипажу судна заработной платы и командировочных расходов.

6.2.12. Юридическая деятельность Компании

Юридическое обеспечение Компании возложено на юрисконсульта. Он:

• контролирует подготовку Компанией договорной, организационно-распорядительной документации;

• готовит совместно с капитаном-наставником необходимые документы и материалы по аварийно-претензионным делам и участвует в их ведении;

• принимает оперативные меры по защите имущественных интересов Компании, организует учет международного и национального законодательства по морскому праву.

Страхование осуществляется юрисконсультом и предусматривает:

• обеспечение всех необходимых видов страхования и установление порядка их проведения и правового оформления;

• установление порядка представления и информационной содержательности докладов о происшедших на судне несчастных случаях и авариях, результатом которых могут быть претензии и иски, и статистический учет потенциально возможных убытков от выплат по представленным претензиям и искам.

6.2.13. Коммерческая деятельность Компании

Коммерческую деятельность осуществляет отдел морских перевозок, который:

• разрабатывает проекты договоров и соглашений с фрахтователем об условиях перевозки грузов, на аренду судна;

• осуществляет контроль за сохранностью перевозимых грузов. Анализирует материалы о случаях несохранности грузов и претензии, готовит заключения по удовлетворению или отклонению претензий;

• рассматривает и оформляет случаи коммерческого брака и претензий по грузу;

• готовит документы и ведет переписку по вопросам спасания на море, оплате вознаграждения за спасание судна Компании, рассмотрение требований спасателей об оплате вознаграждения за спасание судна Компании;

• разрабатывает предложения для судна Компании по повышению качества перевозок грузов и недопущения коммерческого брака.

6.3. Документация

6.3.1. Общие требования

Администрация определяет перечень документов, который Компания должна предъявлять для доказательства своей способности удовлетворять национальным и международным требованиям в реализации коммерческой деятельности, обеспечении безопасности судоходства и в охране окружающей среды от загрязнения.

Система управления безопасностью описывается и регламентируется упорядоченным комплексом документации. Компания устанавливает состав документации и порядок ее ведения. Она принимает меры и гарантирует, что:

• действующая документация является полной, охватывает все сферы деятельности Компании и судов, имеется в наличии и находится на рабочих местах, где она должна использоваться;

• изменения, вносимые в документацию, предварительно рассматриваются и обсуждаются квалифицированным, компетентным и профессионально подготовленным персоналом, распределяются и рассылаются установленным порядком;

• устаревшая и отмененная документация ликвидируется и незамедлительно изымается из обращения.

Состав документации должен быть по возможности минимальным (не в ущерб безопасности без излишней избыточности), удобным и понятным для пользователей. На каждом судне должен находиться полный комплект документации, к нему относящийся. По назначению документация подразделяется на:

• построечную;

• нормативно-правовую;

• регистрационную;

• справочную.

Построечная документация поставляется судостроительными предприятиями вместе с судном. Минимальный состав документации, постоянно используемой береговым и судовым персоналом в обеспечение безопасной эксплуатации судна, включает:

• технический паспорт или формуляр судна (Vessel information book), содержащий его основные технико-эксплуатационные характеристики (назначение, главные размерения, дедвейт, количество перевозимого груза, вместимость танков, весовые нагрузки и т.д.);

• расчетные схемы и информацию об остойчивости судна (Stability and trim book), содержащие исходные данные для определения остойчивости, диаграммы статической и динамической остойчивости при различных схемах загрузки и т.д.);

• чертежи судовых конструкций и схемы судовых систем (Drawings), жизненно важных для обеспечения безопасной эксплуатации судна.

Нормативно-правовая документация является ключевой документацией системы управления безопасностью. Она представляет собой свод обязательных стандартов (правил и норм), соблюдение которых обеспечивает безопасную эксплуатацию судов. По порядку разработки и ведения нормативно-правовая документация подразделяется на:

• внутреннюю;

• внешнюю.

Внутренняя нормативно-правовая документация разрабатывается Компанией, оформляется и вводится в действие в виде документированных процедур и инструкций. Компания осуществляет контроль за соблюдением береговым и судовым персоналом процедур и инструкций, если требуется, проводит их корректировки, отменяет устаревшие, разрабатывает и вводит в действие новые процедуры и инструкции. Действующие процедуры и инструкции оформляются и издаются в форме руководств, наставлений, положений, правил и т.д.

Внешняя нормативно-правовая документация разрабатывается и вводится в действие полномочными на то международными и национальными организациями, контролирующими и регламентирующими безопасность судоходства. Компания устанавливает порядок обеспечения береговых подразделений и судов внешней документацией и отслеживает проводимые в ней изменения. Примеры внешней нормативно-правовой документации: международные конвенции, резолюции, кодексы, национальные правила и т.д.

Регистрационная (учетно-отчетная) документация служит обратной связью системы управления безопасностью. Она отражает соблюдение береговым и судовым персоналом стандартов безопасности, действенность этих стандартов и меру безопасной эксплуатации судов. Преимущественной формой регистрационной документации являются журналы. Основными журналами, ведение которых предписано конвенционными и национальными требованиями, являются:

• судовой журнал;

• машинный журнал;

• радиожурнал;

• журнал нефтяных операций;

• журнал операций со сточными водами;

• журнал операций с мусором;

• журнал непрерывной регистрации истории судна;

• журнал учета уровней охраны судна.

Отчетная документация представляется в форме докладов, рапортов, отчетов, донесений, копий регистрационной документации и выдержек из них.

Справочная документация является исполнительно-информационной. Она содержит информационные материалы, прямо или косвенно связанные с безопасной эксплуатацией судов, используемые береговым и судовым персоналом в своей деятельности и способствующие выработке и принятию правильных решений по обеспечению безопасности.