Я

Збереження робочих книг

к тільки ви почали працювати із робочою книгою, то відразу її необхідно зберегти на магнітному носії інформації. Збереження нової робочої книги можна виконати за допомогою команди Файл  Сохранить как… або натиснути функціональну клавішу <F12>.

Для поточного збереження робочої книги можна скористатися панеллю інструментів Стандартная. Для цього досить активізувати робочу книгу, яку потрібно зберегти, і натиснути кнопку Сохранить, або комбінацію клавіш <Ctrl>+<S>.

Для встановлення автоматичного збереження робочої книги у процесі роботи над нею, необхідно вибрати команду Сервис  Параметры. З’явиться діалогове вікно Параметры. На вкладці Сохранение встановити прапорець Сохранять данные для автовосстановления каждые:, а в лічильнику Минут вказати, з якою періодичністю необхідно автоматично зберігати файли робочих книг.

11.3. Захист робочих книг

Робочі книги програми Excel можна захистити паролем. Існує два типи пароля для робочих книг: пароль для доступу до книги і пароль для внесення змін. Для захисту робочої книги кожним із двох типів пароля необхідно: виконати команду Файл  Сохранить как, на екрані з’явиться діалогове вікно Сохранения документа; вибрати на панелі інструментів вікна команду Сервис  Общие параметры, після чого з’явиться діалогове вікно Параметры сохранения; якщо потрібно захистити книгу від несанкціонованого доступу, то необхідно ввести пароль у поле Пароль для открытия:; якщо потрібно захистити книгу від внесення змін, то треба заповнити поле Пароль для изменения:; встановити прапорець Рекомендовать доступ только для чтения, якщо необхідно рекомендувати користувачам відкривати файл книги тільки для читання.

Р

Збереження робочого простору

обочий простір – це ті активні та не активні програми, що в момент роботи з додатком Excel відкриті. Зберегти робочий простір – значить зберегти відносне розташування вікон робочих книг, фокус уведення і деякі інші зміни у зовнішньому вигляді програми Excel, якими особливий кожен сеанс роботи. Збереження робочого простору допомагає при тривалій роботі над документом. Користувачеві вже не потрібно щораз, відкриваючи програму Excel, налаштовувати його для роботи. Усе, що потрібно зробити, – це відкрити файл робочого простору. Щоб створити файл робочого простору потрібно: відкрити всі необхідні документи і розташувати вікна так, як зручно; вибрати команду Файл  Сохранить рабочую область. Після цього з’явиться діалогове вікно запису робочого простору. Тут можна змінити назву файла робочого простору. Відкрити файл робочого простору можна звичайним способом. Після його відкриття процес роботи з робочими книгами програми Excel нічим не відрізняється від звичайного.

11.4. Операції з робочими книгами та аркушами

Д

Відкриття робочих книг

ля того щоб працювати зі збереженою раніше робочою книгою, необхідно відкрити її файл. Такий файл може знаходитися як у поточній папці, так і в будь-який іншій папці на різних магнітних носіях інформації. Для того щоб відкрити робочу книгу, збережену раніше, потрібно із меню Файл вибрати команду Открыть, або натиснути комбінацію клавіш <Ctrl>+<O> або кнопку Открыть на панелі інструментів Стандартная. Після виконання кожної з цих трьох операцій на екрані з’явиться діалогове вікно Открытие документа. У середній частині вікна зображений список файлів, які знаходяться у поточній папці та можна їх відкрити.

У разі потреби відкриття групи файлів, необхідно виділити їх усіх, а потім натиснути кнопку Открыть. Усі файли повинні знаходитися в одній папці.

Якщо з вихідним файлом недавно працювали, то його ім’я може зберігатися у списку останніх відкритих файлів. Щоб скористатися цим списком, треба відкрити меню Файл, у нижній частині якого виводяться імена чотирьох файлів. Якщо ім’я потрібного файла є у списку, то потрібно для відкриття двічі натиснути на нього.