11.5 Управлінська інформація та інформаційні технології

Налагоджена робота з інформаційними ресурсами – це частина контролю за змінами у зовнішньому та внутрішньому середовищі. Інформаційні ресурси необхідно розрізняти за їх підготовкою до використання. Виділяють два основні поняття у даному контексті: дані та інформація. Дані – це необроблені факти та числова інформація, що відображають певний окремий аспект реальності. Інформація – це дані, представлені шляхом чи у формі, що має особливе призначення. Близький термін до вище розглянутих – інформаційні технології (ІТ).

Інформаційні технології - спеціальні ресурси організації, використовувані з метою управляти інформаційними потребами, необхідними для досягнення місії організації. Характеристики корисної інформації:

• своєчасність,

• точність,

• повнота,

• відповідність цілям.

Управління інформаційними ресурсами з огляду контролю передбачає:

• попередній контроль „при вході” інформації в організацію з метою впевненості, що зібрана правильна інформація,

• поточний контроль, щоб переконатися, що інформація використовується ефективно,

• заключний контроль для впевненості, що правильна інформація „виходить” з організації.

Блоки інформаційних технологічних систем, базованих на комп’ютерах, включають:

• вхідні засоби (сканери, комп’ютери, мережі тощо),

• засоби зберігання (диски чи комп’ютерна пам’ять)

• процесори (центральні обробні одиниці, використовувані для організації, сортування, розрахунку інформації чи інших подібних цілей),

• засоби, що випускають інформацію (принтери, відео, дисплеї, мережі, комп’ютери),

• засоби контролю (програмне забезпечення або інші форми операційної системи).

На організацію інформаційних технологій впливають такі чинники: розмір організації, оточення, сфера діяльності та рівень організації. Кожний з них повинен бути врахований при плануванні інформаційної системи (ІС). В організаціях використовують чотири базові елементи інформаційних систем: трансакційні, базові управлінські, системи підтримки процедури прийняття рішень, виконавчі системи.

Інформаційні системи по-різному впливають на організацію. Основний вплив стосується сфери діяльності організації та поведінки в її межах. Існують певні обмеження ефективності інформаційних систем, які менеджери повинні добре розуміти і не мати нереалістичних очікувань. Серед них:

• ІС – це затратні види діяльності, їх важко розробляти та впроваджувати,

• ІС не підходять для вирішення абсолютно всіх проблем,

• менеджери часом покладають надто багато надії на та нереалістично оцінюють можливості

ІС,

• ІС можуть бути об’єктом чи предметом саботажу, комп’ютерних вірусів або морального

старіння.

Найновіші досягнення в інформаційних технологіях стосуються телекомунікацій, мереж (наприклад, інтранет) та експертних систем.

11.6 Ефективність управління та фактори успіху організацій

Специфіка управлінської праці полягає у тому, що виміряти її ефективність дуже складно, оскільки вона не має форми конкретних речових результатів. Заключним продуктом управлінської праці є сукупність управлінських рішень та вплив, який вони здійснюють на об’єкт управління [18]. Особливістю управлінської праці є також те, що її результати відокремлені в часі й просторі від моменту та місця здійснених витрат. Інші відмінні риси управлінської діяльності полягають у тому, що це:

(1) розумова праці,

(2) її об’єктом є виробнича діяльність трудових колективів,

(3) її предметом є, в основному, інформація, яка пов’язана з прийняттям та реалізацією управлінських рішень, а засобами праці є різні техніки управління.

Тому ефективність управлінської праці не можна вимірювати тільки на основі витраченого робочого часу, обсягу переробленої інформації чи прийнятих управлінських рішень. Остаточну картину ефективності управлінської праці представляють кінцеві результати діяльності організації. Основу для її економічної оцінки формують такі динамічні характеристики як співвідношення результуючих показників діяльності підприємства (обсягу виробництва, вартості одиниці продукції, загальних витрат, прибутків тощо) та величини управлінських витрат або чисельності управлінського персоналу.

Оскільки управлінці несуть відповідальність за загальні результати діяльності організацій, то показником результативності/ ефективності їх роботи буде також продуктивність праці [5], [6]. Загальна формула продуктивності представляється як співвідношення вихідних результатів до вхідних ресурсів. Результати можуть бути виражені як у попередньому випадку обсягом виробництва та реалізації, прибутками тощо. Вхідні ресурси також можуть бути представлені як у вигляді загальних витрат ресурсів, так і окремих видів ресурсів, наприклад, трудових, робочого часу та іншими подібними параметрами.

Питання системи підходів та чинників, що призводять до ефективної діяльності організацій та їх успіху, не має однозначної відповіді. Порівнюючи критерії ефективних організацій (табл.11.1), використовувані Fortune та Business Week на основі усередненої думки експертів, можна побачити, що навіть спеціалісти не мають спільної думки про те, що складає і призводить до ефективності та результативності організацій.

Табл.11.1 Критерії, використовувані Fortune та Business Week для оцінки ефективності організацій

Fortune:	Business Week:
Інновації Якість менеджменту Цінності як довготривалі інвестиції Відповідальність щодо громади та довкілля Якість продукції та послуг Фінансова стійкість Рівень використання корпоративних ресурсів Здатність привабити, розвивати та утримувати талановитих людей	Зростання прибутків та обороту Віддача з інвестицій Чиста додана вартість Віддача з активів

Джерело: розроблено на основі [5]

Організаційна ефективність досягається, великою мірою, завдяки відповідному використанню елементів оточення:

• придбання потрібних ресурсів (вкладення) – системний ресурсний підхід,

• поєднання і використання ресурсів ефективним шляхом (трансформація) – підхід з огляду внутрішнього процесу,

• орієнтування на досягнення цілей (вихід, результат) – цільовий підхід,

• задоволення стратегічних елементів (ключових груп) оточення – підхід з позицій зворотного відгуку.

Розділ 12 УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИМИ ЗМІНАМИ ТА ІННОВАЦІЯМИ