Заходи по охороні та безпеці кадрової інформації.

Основними суб’єктами кадрової безпеки підприємства є служба управління персоналом і служба безпеки. Відоме твердження, що проблемами, пов’язаними з безпекою, має займатися тільки служба безпеки. Однак практика показує, що служба управління персоналом не менш важливий суб’єкт, а в деяких питаннях – і значніший.

Крім прямих обов’язків щодо прийому на роботу, звільнення співробітників та іншого забезпечення діяльності, варто виділити інші функції, що стосуються кадрової безпеки.

Так, служба управління персоналом створює і контролює документацію стосовно внутрішньої діяльності компанії. Це, насамперед, уся документація, що підписує співробітник при найманні на роботу (контракт, зобов’язання та ін.), документи, котрі визначають внутрішній розпорядок, визначення відповідальності й обмежень співробітника компанії, нормативні акти з охороні праці, матеріали з елементами комерційної таємниці та ін. [15]

Необхідно відмітити, що доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами. Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, референт з персоналу або секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку, яка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення. Особова справа повертається на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.

Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи. [1]

Вже на стадії формування організації важливо розробити таку систему збору, зберігання і використання кадрової інформації, яка б, з одного боку, відповідала проектованої структурі організації, а з іншого - була досить гнучка до можливих змін в майбутньому.

Під кадровою інформацією слід розуміти певним чином організованою безліч даних про персонал організації. Це і особисті справи,і картки з обліку кадрів, і всілякі накази про призначення,переміщення, відрядження, наказах і звільнення. Важливо, щоб усі дані про персонал дозволяли керівництву організації в кожний момент часу приймати оптимальні управлінські рішення на основі адекватного уявлення про внутрішньо організаційні кадрові ситуації.

До найбільш типових завдань, що вимагають інформаційного забезпечення,можна віднести кадрове та управлінське діловодство, внутрішньоорганізаційні кадрове планування та оцінку персоналу. Кадрове та управлінське діловодство перш за все включає розробку штатного розкладу, посадових інструкцій, наказів по особовому складу і ведення особистих справ. Найчастіше сюди ж може відноситися інформація про розрахунок зарплати.

Внутріорганізаційне кадрове планування включає роботу по аналізу, оцінці витрат і контролю. Так, при організації навчання персоналу необхідно проаналізувати потребу в навчанні і завантаження працівників,мати інформацію з планування їх використання, провести оцінку витратна передбачуване навчання. Після цього можна переходити до складання власного плану підготовки, його реалізацію та контролю. [1,4]

Приклади до теми 6:

Сучасні тенденції служб персоналу:

«В нашей компании 220 сотрудни- ков с учетом филиалов, – рассказывает заместитель генерального директора «Нью-Йорк Моторс Юг» Татьяна Юлина, – а служба персонала состоит из двух человек: я занимаюсь подбором и ротацией кадров, принимаю отчеты у руководителей филиалов, а кадровик ведет делопроизводство. По вопросу приема новых сотрудников у нас есть устные правила и положение, согласно которому блокировать прием кандидата могут два человека: непосредственный начальник филиала или я. Естественно, мы всегда аргументируем свои решения». [16]

Сучасні тенденції служб персоналу:

Для європейського менеджменту типовою є концентрація зусиль на роботі з персоналом фірми. Нині вартість підприємства все частіше визначається за допомогою правила «5М»: “Men” (люди), “Money” (гроші), “Machines” (обладнання), “Materials” (сировина), “Market” (ринок), що доводить винятковість людського фактора порівняно з іншими факторами виробництва. [17]

Про кадрову політику в умовах нестабільного середовища:

Аналіз практики діяльності відомих великих вітчизняних підприємств м. Києва таких як Центральний універмаг, Дитячий світ, кондитерська фабрика «Рошен», мережа роздрібних торговельних підприємств «Велика кишеня», «Сільпо», «Фора» показує, що в них широко використовують за останні роки такі основні типи кадрової політики в умовах нестабільного зовнішнього середовища. [18]

Щодо реорганізації:

Вивчення та узагальнення досвіду роботи з персоналом в режимі антикризового управління у великих відомих вітчизняних і зарубіжних підприємств, таких як Київська кондитерська фабрика «Рошен», «Сармат», «Оболонь», «Миронівський хлібопродукт», Холдінг «Астарна – Київ», ВАТ «Аваль-сервіс», «Київський центральний універмаг», «Дитячий світ», «Україна», «МсDonalds», «Дженерал-електрик», а також оцінка довгострокових і короткострокових наслідків проведених заходів дозволили виділити такі основні підходи до здійснення реорганізації підприємства в умовах економічної і фінансової кризи [18]:

Рис. Основні підходи до здійснення реорганізації підприємства в умовах економічної і фінансової кризи

Про роль менеджера, його професійні та особистісні риси:

Опитування вітчизняних торговельних мереж на предмет того “як оцінити топ-менеджера”, показало, що за рейтингом серед особистісних характеристик для вищого управлінського рівня найбільш вагомими (за 10-баловою шкалою) є такі: лідерство і стратегічне мислення (9,4), вміння сформувати команду і делегувати повноваження (9,2), успішність очолюваного підприємства (8,4), інноваційність (7,8), ділова репутація і загальна культура тор-менеджера (7,3). Але деякі вітчизняні успішні компанії починають зважати на такі важливі якості, як наявність системного мислення, емоційного інтелекту тощо. Переважну більшість респондентів представляли заступники керівників, функціональні керівники (в т.ч. hr-менеджери) торговельних підприємств, разом вони складали біля 80 % опитаних від сукупної вибірки (N = 42). Недостатніми для виконання завдань у роботі управлінського персоналу респонденти відмічають недостатність комплексу знань та навичок щодо діагностування існуючого стану конкурентного середовища організації, визначення кадрового потенціалу, аналізування конфліктних ситуацій, застосування конкретних управлінських технологій щодо оцінювання тенденцій на ринку галузі діяльності підприємства. Це у свою чергу, не дозволяє керівництву (відмічає до 45 % респондентів) доводити цілі організації до цілей підрозділів, формулювати багатоваріантність рішень забезпечувати їх фактичне виконання з урахуванням індивідуальних здібностей персоналу. У той же час забезпечити постійне посадове підвищення кожному перспективному працівнику не завжди можливо: керівники підрозділів, спеціалісти, “переростають” свої посади, що в свою чергу, поступово обумовлює зниження лояльності, і подальшому переходу до інших організацій, іноді підприємства-конкурента. 17,5 % респондентів зазначили, що на підприємствах (переважно торговельні мережі) застосовують горизонтальні переміщення: з одного бізнес підрозділу до іншого, переведення на нові проекти (при відкритті нових магазинів), зміна характеру роботи. [19]