Автоматизовані програми з управління персоналом

Успішність будь-якого бізнесу залежить, не в останню чергу, від кваліфікації персоналу підприємства, його уміння і бажання продуктивно працювати. Отже, питання продуманого управління персоналом повинні займати одне з ключових місць в загальній стратегії розвитку підприємства. Важлива роль в оптимізації управління співробітниками підприємства належить автоматизованим системам управління персоналом (так званим Human Resource systems).

Оперативно ухвалити правильне рішення зможе лише керівник, здатний швидко оцінити ситуацію, що склалася, на основі аналізу актуальної інформації про перебування справ на підприємстві. Тому важливим чинником умов використання HR-систем є можливість інтеграції системи кадрового обліку з системами бухгалтерського обліку і управління підприємством.

Потреба в розробці і застосуванні ефективних і адекватних реальній дійсності комп'ютерних програм, інформаційних систем і технологій сьогодні зростає, саме тому актуальність автоматизації управління персоналом цілком очевидна.

Мета автоматизації функцій управління – мінімізувати витрати праці по управлінню підприємством і створити максимально сприятливі умови інформаційного обслуговування фахівців при підготовці і ухваленні ними своєчасних і обґрунтованих рішень.

Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, в першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств (крім бухгалтерії і деяких інших підрозділів) і грають велику роль в підвищенні продуктивності їх праці. Зокрема, менеджери по персоналу за допомогою таких систем позбавляються від виконання рутинних операцій при роботі з кадрами, підготовці і обліку наказів (існують оцінки, що тільки на роботу з документацією по персоналу кадровики витрачають до 60% свого робочого часу).

Автоматизоване зберігання і обробка повної кадрової інформації також дозволяє ефективно здійснювати підбір і переміщення співробітників. Крім того, автоматизований розрахунок заробітної плати з урахуванням інформації про позиції штатного розкладу, відпустки, лікарняні, відрядження, пільги і стягнення дає можливість працівникам бухгалтерії точно і оперативно нараховувати зарплату, формувати бухгалтерські звіти, відносити витрати на собівартість. І це лише деякі з функцій сучасних автоматизованих систем управління персоналом.

Автоматизована інформаційна система для управління персоналом є сукупністю програмно-апаратних засобів і призначена для автоматизації роботи по управлінню кадрами на підприємстві.

Комплексні системи управління персоналом використовуються для автоматизації кадрової роботи на будь-якому підприємстві. В першу чергу, такі системи необхідні керівництву для отримання оперативної інформації з будь-якого питання, пов'язаного із структурою підприємства, штатним розкладом, вакансіями і інформацією про співробітників.

Інформаційна система (ІС) – це програмно-апаратний комплекс, призначений для автоматизованого збору, зберігання, обробки і видачі інформації. Звичайно ІС мають справу з великими об'ємами інформації, яка має достатньо складну структуру.

Будь-хто ІС включає чотири компоненти: інформаційні засоби, програмні засоби (забезпечення), технічні засоби, персонал. Інформаційне забезпечення реалізується у вигляді файлової системи або у вигляді бази даних.

База даних (БД) – це сукупність описів об'єктів наочної області і зв'язків між ними, актуальних для конкретної наочної області.

Інформаційні бази автоматизованих систем управління трудовими ресурсами повинні мати інформацію стосовно персоналу, і підприємства в цілому.

Програми по автоматизації обліку персоналу в першу чергу повинні передбачати ведення особистих карток співробітників. З використанням особистих карток зазвичай ведеться повний облік даних про співробітників, включаючи переклади і призначення, відпустки, відрядження, лікарняні листи, заохочення, стягнення, пільги, дані про освіту, професії, відомості про дітей, дату і місце народження, сімейний стан і ін.

Програми повинні передбачати можливість фіксувати як можна більший набір різних даних (зокрема, наприклад, можливість зберігання і перегляд фотографій співробітників). У конкретній організації співробітник відділу кадрів або менеджер може вводити і надалі використовувати не всю сукупність ознак, а тільки ті дані, які необхідні в роботі. Особисті картки звільнених співробітників повинні передаватися в архів з можливістю їх подальшого пошуку і перегляду.

Одним з важливих завдань є ведення штатного розкладу організації. Програмне забезпечення повинне передбачати гнучке настроювання на структуру підрозділів фірми. Обмеженням по вибору програмного комплексу для крупних організацій може послужити відсутність необхідної кількості рівнів ієрархії (підлеглості) підрозділів. Повинні фіксуватися відомості про штатні посади, оклади, надбавки і т.д. Незайвою можливістю є швидкий перерахунок штатного розкладу всього підрозділу або організації, наприклад, можливість помножити всі оклади на який-небудь поправочний коефіцієнт.

Наступним питанням є ведення наказів по кадрах, зокрема їх формування, облік, перенесення наказів в штатний розклад. Повинні бути враховані особливості всієї сукупності різноманітних наказів, зокрема про прийом на роботу, про відпустки, відрядження, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення і ін.

Засоби системи повинні мати можливість отримання довідкової інформації в будь-яких розрізах за будь-який період часу або на будь-який момент часу, зокрема статистичних даних, довідок по встановлених формах, довідок по довільних формах.

Можливості по обміну даними з іншими системами дозволять експортувати інформацію, наприклад в програму розрахунку заробітної плати, або передати анкетні дані до Пенсійного фонду.

Якщо декілька фахівців одночасно повинні працювати із загальною інформацією по співробітниках, засоби програми повинні передбачати можливість такого режиму експлуатації з використанням мережі персональних комп'ютерів.

В даний час до будь-якої автоматизованої системи пред'являються вимоги, пов'язані з можливістю її настройки при друці сформованих документів, зокрема наказів, штатного розкладу, довідок, особистих карток і т.д. Програми повинні володіти достатньою гнучкістю і можливістю адаптації до форм вихідних документів, прийнятих в конкретній організації.

Автоматизована система управління Галактика ERP (Enterprise Resource Planning) - це вітчизняна ERP-система для комплексної автоматизації бізнесу, основа комплексу Галактики Business Suite. Можливості системи ERP дозволяють в єдиному інформаційному просторі оперативно вирішувати головні управлінські завдання, забезпечити менеджерів різного рівня управління необхідною і достовірною інформацією для ухвалення управлінських рішень. Функції автоматизації управління в системі Галактика ERP об’єднані в так звані контури управління [13]:

• Побудова системи обліку і формування різних видів звітності.

• Управління матеріальними і фінансовими потоками (логістика).

• Фінансове планування і управлінський облік.

• Виробниче планування і управління виробництвом, контролінг.

• Управління персоналом і кадровою політикою.

Можна назвати такі відомі у світі системи, що мають у своєму складі Human Resources (HR) модулі, як SAP R / 3, Baan, Oracle Applications та ін. Існують й автономні програмні пакети управління персоналом, одним із прикладів яких є ВО Renaissance CS Human Resources .

SAP Human Resources Management System

Системи управління персоналом розробки компанії SAP досить широко поширені в світі. Зокрема, тільки систему mySAP Human Resources в даний час використовують понад 5000 компаній (у більш ніж 35 країнах світу) із загальним числом співробітників більше 4,6 млн. До складу КІС SAP R / 3 (також розробка компанії SAP) входить модуль управління персоналом SAP Human Resources Management System (SAP HR), що містить такі основні компоненти:

PA (адміністрування персоналу і розрахунок зарплати):

• Основні дані.

• Управління даними кандидатів.

• Управління основними даними.

• Розрахунок заробітної плати і окладів.

• Витрати на відрядження.

PD (планування і професійний ріст персоналу):

• Організація і планування.

• Опис робочого часу та штатного розкладу.

• Попередній відбір кандидатів.

• Кваліфікації та кваліфікаційні вимоги.

• Управління підвищенням кваліфікації.

• Планування кар'єри і заміщення посад наступниками.

• Планування витрат на утримання персоналу.

• Планування використання персоналу.

• Планування робочого часу.

Система управління персоналом SAP HR призначена для застосування на середніх і великих підприємствах. Модульна структура системи дозволяє впроваджувати її поетапно. У SAP HR реалізовані єдині система звітів і дружній графічний інтерфейс користувача. Крім того, в SAP HR можливий зв'язок із загальними організаційно-економічними функціями (наприклад, результати розрахунку зарплати одразу ж передаються в бухгалтерію). Перевагою системи SAP HR є можливість її інтеграції з різними додатками для настільних ПК (MS Word, MS Excel та ін.) Крім цього, в SAP HR реалізовані такі сучасні технології, як:

• Інтернет / інтранет з функціями самообслуговування співробітників. У SAP HR існує можливість розміщення вакансій в Інтернет (як для всього світу, так і тільки для певних регіонів). Після заповнення анкети претендентами на заповнення вакансії, дані кандидатів переносяться безпосередньо в модуль Управління даними кандидатів SAP HR. За допомогою каталогу Хто є хто співробітники підприємства можуть у будь-який час знайти необхідне їм контактна особа, а за допомогою програми SAP Самообслуговування співробітника вони можуть самостійно перевіряти інформацію і коректувати їх (наприклад, змінювати адресу місця проживання).

• Управління потоками бізнес-операцій, що підтримує цілеспрямовану поетапну передачу інформації в інтегрованому середовищі без багаторазового введення даних, аналіз і відстеження статусу обробки інформації, наочне і відповідне робочого місця подання відкритих і підлягають виконанню дій. Об'єднання окремих функцій в єдині процеси дозволяє оптимізувати витрати на координацію дій, а також скоротити часові витрати на виконання операцій.

• Архівація даних по персоналу на оптичних носіях.

• Зв'язок з платіжними системами розрахунку по кредитних картах (наприклад, в рамках управління даними по відрядженнях) і ін

Приклад впровадження

Як приклад впровадження системи SAP Human Resources Management System можна навести американську компанію Childrens Place Retail Stores (займається роздрібним продажем дитячого одягу і відповідних аксесуарів). Вона впроваджує весь комплекс програмних засобів SAP HR в своїх 400 магазинах, що знаходяться в багатьох містах США. За допомогою впровадження SAP HR компанія Childrens Place Retail Stores розраховує оптимізувати управління нарахуванням зарплати, спростити планування роботи співробітників і поліпшити свої можливості в прогнозуванні потреб у трудових ресурсах. Впровадженням буде займатися фірма SAP Campbell, що є філією компанії SAP America.

Oracle Human Resources Analyzer

Корпорація Oracle для управління персоналом середніх і великих підприємств пропонує систему Oracle Human Resources Analyzer. C її допомогою можна автоматизувати:

• табельний облік на підприємстві;

• процедуру найму персоналу підприємства;

• облік професійно-важливих властивостей і ділових якостей працівників підприємства;

• врахування потреб сучасного навчання персоналу;

• планування розвитку кар'єри співробітників підприємства;

• розробку компенсаційної політики для персоналу підприємства.

Система Oracle Human Resources Analyzer також може впроваджуватися помодульно. До її складу входять такі основні модулі:

• Кадри.

• Зарплата.

• Табельний облік.

Зокрема, в модулі Кадри реалізовані наступні завдання:

• Персональний облік.

• Планування організації.

• Планування виплат і компенсацій.

• Аналіз та ведення звітності.

У системі Oracle HR Analyzer можливо використовувати як типові, так і нестандартні форми звітності. Нестандартні форми звітності можна створювати за допомогою засобу розробки додатків в середовищі Oracle Oracle Discoverer. Крім того, система Oracle HR Analyzer своєму розпорядженні засоби оперативного аналізу даних і підтримки прийняття рішень на базі технології OLAP (On-line Analytical Processing).

Слід також зазначити, що наприкінці травня 2001 р. компанія Oracle випустила ПО Oracle Project Resource Management (PJRM), призначене для управління персоналом підприємства при виконанні проектів. Дане ПО являє собою повну систему управління персоналом, пропоновану в якості складової частини комплекту програмних засобів Oracle E-Business Suite. ПО Oracle Project Resource Management дозволяє проектним організаціям формулювати і реалізовувати вимоги до персоналу, розгортати кваліфіковані ресурси для виконання проектів, створювати різні види звітів (наприклад, фінансові) щодо виконання проектів на основі обліку використання людських ресурсів та ін ПО Oracle Project Resource Management повністю інтегровано з ПЗ Oracle Projects, Oracle Human Resource Management та іншими компонентами E-Business Suite, а також може бути розгорнуто автономно.

Приклад впровадження

Одним з найбільш масштабних (для Росії) прикладів впровадження системи управління персоналом Oracle Human Resourсes є Магнітогорський металургійний комбінат (ММК). Cледует сказати, що для ММК трудові ресурси мають особливе значення, тому що комбінат є містоутворюючим підприємством для Магнітогорська, і на ній працює велика частина жителів міста (більше 60000 чоловік). Так як життя більшості жителів Магнітогорська пов'язана з комбінатом, то практично всі їхні соціальні виплати (пенсії, пільги, допомоги, відпочинок та ін) пов'язані з кадровим обліком на ММК. Слід також зазначити, що на комбінаті освоюються нові види виробництва, йде його інтенсивна реконструкція. Всі ці обставини зажадали як оперативного перетворення організаційних структур, так і здійснення можливості довгострокового планування використання персоналу та оперативного маневрування ім.

Слід сказати, що в даний час на ММК здійснюється комплексне впровадження КІС Oracle Applications. З ряду об'єктивних причин впровадження Oracle Applications на ММК вирішили почати саме з системи управління персоналом Oracle Human Resourсes. На комбінаті впроваджуються модулі Human Resources (Кадри) і Payroll (Зарплата). На базі цих двох модулів вирішуються такі завдання служб управління персоналом ВАТ ММК:

• Облік кадрів.

• Ведення організаційних структур і штатних розкладів.

• Персоніфікований облік для Пенсійного фонду.

• Ведення реєстру робочих місць та їх атестація.

• Табельний облік.

• Розрахунок зарплати.

• Автоматизована підготовка звітності до державних органів (Пенсійного фонду, податкової інспекції та ін.) Звітність готується як в паперовому, так і в електронному вигляді. [14]

Програмне забезпечення для автоматизації управління персоналом ППП "ФАРАОН"

Автоматизована система управління персоналом "Фараон" - це сучасна комп'ютерна програма, що поєднує в собі функції автоматизації управління персоналом і кадрового діловодства. Головними особливостями системи Фараон є її наочність, зручність, гнучка настройка, можливість вести декількох юридичних осіб одночасно, а також інтеграція з пакетом програм Microsoft Office.

Фараон надає всім користувачам єдиний інформаційний простір. Проте, залежно від службових повноважень співробітників, можна дозволити їм різні права доступу до інформації. Фараон представляє організаційну структуру компанії у вигляді ієрархічного "дерева", що відображає вкладеність підрозділів і посад. Таке представлення організаційної структури має наступні переваги:

• Наочність структурних перетворень

• Графічне представлення організаційної структури зручно тим, що дає можливість легко виконувати складні структурні перетворення.

• Кадровий аналіз по структурі організації

Завдяки графічному представленню організаційної структури у користувачів Фараона розвивається цілісний погляд на свою компанію і з'являється можливість проводити кадровий аналіз на будь-якому її рівні. Простіше кажучи, можна виконувати пошук або будувати звіти як по всій компанії відразу, так і по окремо взятих підрозділах. Наприклад, ви можете вибрати підрозділ і викликати список працюючих в ньому співробітників або викликати список відряджень співробітників цього підрозділу, а також побудувати штатний розклад (Рис. 1.1) або табель обліку робочого часу або звіт з розрахунком відпусток цього підрозділу або всієї компанії.

Рис. 1.1 Штатний розклад

Висновок організаційних схем

Фараон виводить в Excel структуру будь-якого елемента компанії у вигляді блок-схеми (Рис. 1.2).

Рис. 1.2 Організаційна схема

Планування і архівація організаційних структур

Фараон дозволяє вам працювати з планованою структурою організації, не змінюючи поточну структуру. Це дуже важлива особливість, оскільки ви можете скільки завгодно довго планувати зміни в структурі організації, роздруковувати і затверджувати плановану структуру, після чого випустити наказ і відобразити всі зміни в поточній структурі. При цьому діюча раніше структура організації зберігається в архіві, звернувшися до якого ви можете знайти і подивитися старі організаційні структури, що діяли в будь-який період часу.

Управлінський облік

Фараон автоматизує планування і облік всіх операцій із співробітниками. Для універсальності базова конфігурація системи налаштована на автоматизацію наступних операцій:

• Прийом на роботу

• Переклад

• Звільнення

• Чергова відпустка

• Відпустка без збереження заробітку

• Відпустка по вагітності і пологам

• Відпустка по догляду за дитиною

• Лікарняний лист

• Відрядження

• Підвищення кваліфікації

• Професійна перепідготовка

• Зміна заробітної платні

• Зміна ФІО

• Заохочення

• Атестація

При цьому у Фараоні передбачена настройка автоматизації будь-яких кадрових операцій відповідно до принципів управління персоналом вашої організації.

Система нагадувань інтегрована з MS Outlook

Завдяки функції планування кадрових операцій Фараон допоможе вам складати графіки навчання співробітників, чергових відпусток, атестацій і т.п. При цьому вбудований у Фараон Планувальник робочого часу нагадуватиме вам про заплановані операції, дні народження співробітників, закінченні випробувальних термінів і термінів трудових договорів (Рис 1.3). При необхідності виконується синхронізація Фараона з Календарем в Microsoft Outlook.

Рис. 1.3 Планувальник роботи з персоналом

Управління трудовими ресурсами це кропітка діяльність, особливо для великих підприємств. В Україні автоматизація процесів аналізу і планування показників з праці знайшла своє відображення в широкому та масовому створенні автоматизованих робочих місць економіста. Автоматизоване робоче місце економіста є засобом автоматизації праці економіста, зайнятого створенням проектів та планів з праці та заробітної плати, і являє собою функціональну спеціалізовану людино-машинну систему, яка включає програмно-технічний комплекс, інформаційне і додаткове інструктивно-методичне і організаційно-технологічне забезпечення. Система призначена для автоматизованого виконання операцій у конкретній стадії аналізу і планування.

Таким чином конкурентоспроможність підприємства значною мірою залежить від автоматизованих систем управління трудовими ресурсами, оскільки дозволяє полегшувати розрахунки, без проблем вносити корективи у діяльність та швидко приймати управлінські рішення.