Вимоги до ділових, професійних та особистісних рис менеджера кадрової служби
Від кандидата на посаду керівника кадрової служби вимагається:
1) спеціальна підготовка у галузі обчислювальної техніки;
2) знання іноземної мови;
3) юридична підготовка;
4) досвід роботи з кадрами протягом кількох років.
Для управління службою персоналу прийнятним вважається вік від 31 до 40 років.
Найважливішими завданнями, які вирішуються керівниками кадрових служб, є:
розвиток персоналу;
планування штатного розкладу;
підбір кадрів та їх адаптація;
консультування лінійних менеджерів з кадрових питань;
співробітництво з виробничою радою фірми;
організація оплати праці;
розстановка кадрів та ін.
У службі персоналу працюють референти, які мають спеціальну підготовку. Третина кількості референтів займається заробітною платою, а решта — вирішують питання кадрової політики фірми.
Вимоги до референтів з менеджменту персоналу показані на рис. 6.12—6.14.
Референту мають бути притаманні не тільки властивості менеджера по персоналу, але й додаткові:
• готовність брати на себе відповідальність;
• вміння переконувати співрозмовника;
• гнучкість.
Рис. 6.12. Якісні вимоги до менеджера по персоналу
Рис. 6.13. Вимоги до перспективного сучасного менеджера за Бокхофом
Рис. 6.14. Якісні вимоги до референта по персоналу [2]
Інформаційне забезпечення служби персоналу
Під інформаційним забезпеченням системи керування персоналом розуміється сукупність інформації, необхідної і достатньої для прийняття рішень, і методи та засоби її організації.
Основні модулі системи R/3.
Управління ОФ
Рис. 6.14. Основні модулі R/3
Призначення інформаційного забезпечення полягає у своєчасному й повному обслуговуванні управлінського персоналу й технічних засобів системи керування персоналом достовірними даними, що дозволяють здійснювати автоматизовану обробку інформації з використанням інших видів забезпечення. [4]
Інформаційне забезпечення полягає у вирішенні наступних завдань [4]:
організація домашинної і машинної фаз перетворення інформації: стадії одержання, реєстрації, передачі інформації й видачі результатів обробки споживачам;
організація банків даних: створення й введення системи масивів інформації, організація процесів її збереження й пошуку;
організація процесів вирішення функціональних завдань на ЕОМ: машинна постановка й алгоритм завдань конкретних функціональних завдань управління на основі використання програмного забезпечення; розробка технологічних процесів, інструкцій і здійснення машинного рішення.
Відсутність достовірної та повної інформації є причиною прийняття неякісних рішень, які негативно впливають на ефективність функціонування системи менеджменту персоналу.
Інформаційне забезпечення менеджменту персоналу — це сукупність даних, які використовують суб’єкти менеджменту персоналу для вирішення таких завдань, як планування чисельності персоналу, професійний підбір персоналу, виробнича й соціальна адаптація новоприйнятих працівників, регламентація посадових обов’язків, розвиток персоналу, охорона праці, нормування праці, забезпечення ефективного використання робочого часу, застосування ефективних систем матеріального й морального стимулювання праці, розвиток соціального партнерства в організації та ін.
При цьому під інформацією слід розуміти не будь-які дані про персонал, умови праці, ринок праці тощо, а лише сприйняті й визначені як корисні для вирішення завдань менеджменту персоналу. Відповідно до цього дані, які містяться в документах з особового складу (особових листках з обліку кадрів, особових картках, наказах та звітах), матеріалах і результатах соціологічних і психофізіологічних досліджень (анкетування, інтерв’ю, тестування) тощо, вважаються інформацією лише тоді, коли вони використовуються для прийняття рішень у галузі менеджменту персоналу. До того часу вони розглядаються як дані, які чекають своєї реалізації.
Так, дані про результати оцінювання персоналу вважаються інформацією лише з того моменту, коли вони належним чином оформлені, доведені до працівника та його безпосереднього керівника й використані для вирішення таких завдань, як підбір і розстановка нових працівників, висунення в кадровий резерв, планування кар’єри, удосконалення організації праці, побудова ефективної системи мотивації трудової діяльності, удосконалення планів і програм підвищення кваліфікації працівників та ін.
Інформація повинна відповідати таким вимогам: повноті й точності, своєчасності й оперативності, корисності, об’єктивності, доступності, стислості, економічності, однозначності сприймання, зручності передавання, оброблення та зберігання. Лише за умови дотримання цих вимог до інформації можливе ефективне функціонування системи менеджменту персоналу.
Необхідність збирання, зберігання, оброблення, аналізу, перетворення та передавання різноманітної кадрової інформації потребує створення на підприємстві відповідної інформаційної системи.
Інформаційна система менеджменту персоналу являє собою сукупність засобів, прийомів та методів пошуку, зберігання, оброблення, передачі та використання кадрової інформації.
Інформаційна система менеджменту персоналу також охоплює організований належним чином облік персоналу для інформаційного забезпечення вирішення кадрових завдань, фахівців у галузі обчислювальної техніки та споживачів інформації.
Основу інформаційної системи має становити єдиний масив, який містить інформацію про кожного працівника: місце роботи, демографічні дані, дані про освіту, наявність спеціальної підготовки, сімейний стан, рух на підприємстві (з одного структурного підрозділу в інший, зміна професії, підвищення кваліфікації), умови праці, рівень заробітної плати, різні соціальні виплати та ін.
Серед головних вимог, які висуваються до інформаційної системи, слід відзначити широке застосування ЕОМ, сучасних інформаційних технологій, економіко-математичних методів, методів моделювання та ін.
Удосконалення на підприємстві процесів збирання, зберігання, оброблення, аналізу, перетворення й передавання кадрової інформації впровадженням інформаційної системи менеджменту персоналу сприяє підвищенню продуктивності роботи керівників та співробітників служби персоналу, ефективності розроблення та прийняття кадрових рішень.[6]
Серед закордонних систем автоматизованого управління найбільш привабливою є SAP R/3. Система R/3 складається з набору прикладних модулів.
Фінанси (F1). Модуль, призначений для організації основної бухгалтерської звітності з дебіторами, кредиторами й допомоги бухгалтерії.
Контролінг (З). Модуль забезпечує облік витрат і прибуток підприємства, й включає облік витрат по місяцях їхнього виникнення, за заявками, проектами, калькуляцію витрат, контроль прибутковості, контроль діяльності підприємства.
Управління основними фондами (АМ) - призначений для обліку основних фондів і керування ними. Ключові елементи модуля: технічне керування основними засобами, техобслуговування і ремонт, обладнання, контролінг інвестицій і продажу активів, бух облік основних фондів, заміна основних фондів і амортизація, управління інвестиціями.
Управління проектами (PS). Прикладний модуль PS підтримує планування, управління й моніторинг довгострокових проектів з високим рівнем важливості. Ключові елементи модуля PS: контроль фінансових засобів і ресурсів, контроль якості.
Виробниче планування (РР).
Управління матеріальними потоками (ММ)
Збут (SD)
Управління якістю (QM).
Техобслуговування і ремонт обладнання (РМ).
Управління персоналом (НК). Повністю інтегрована система для планування роботи персоналу й управління нею. Ключові елементи: адміністрування персоналу, розрахунок зарплати, управління поточними даними, розрахунок витрат за відрядження, пільги, набір нових співробітників, планування й підвищення кваліфікації персоналу, використання робочої сили, управління семінарами, організаційний менеджмент, інформаційна система персоналу.
Управління інформаційними потоками (WF)
Система SAP R/3 є основою і гарантує інтеграцію усіх прикладних модулів. Вона функціонує на серверах UNIX, AS/400, Windows NT, S/390 і різними СУБД (Informix, Oracle, Microsoft SQ4 Server). Користувачі можуть працювати в середовищі Windows, OSF/Motif, OS/2 або Macintosh. [4]