4. Стадія спаду (ситуація кризи).

Якщо підприємство не змогло підготуватися до необхідних змін – не був знайдений новий товар і підготовлений до виходу на ринок, старий товар відповідно до життєвого циклу або через конкуренцію виробив свій ресурс, підприємство переходить до стадії спаду. Досягнуті показники неможливо удержати, зменшується кількість клієнтів, підприємство змушене скорочувати обсяги виробництва, персонал, мінімізувати організаційну структуру. Часто ситуація кризи супроводжується і неплатоспроможністю, що приводить до банкрутства підприємства.

У даній ситуації управлінський персонал повинен провести аналіз і прийняти рішення про можливі варіанти подальшого розвитку підприємства. При цьому існують наступні варіанти:

• продаж підприємства – повна ліквідація, продаж активів, звільнення персоналу і повне припинення діяльності;

• введення зовнішнього управління – запрошення нового менеджера (його можуть запропонувати кредитори, працівники підприємства, арбітражний суд);

• пошук інвестицій під конкретний проект, вкладення коштів – перебудова виробництва без зміни керівника.

У другому і третьому випадках залишається задача нормалізації діяльності. Для цього необхідно:

• провести аналіз фінансового стану підприємства;

• знайти шляхи реорганізації підприємства;

• розробити антикризову маркетингову, інвестиційну і організаційно-виробничу стратегії;

• знайти нових партнерів і інвесторів.

Для подолання кризи особливо важлива робота з персоналом.

Діяльність кадрової служби на цьому етапі повинна включати:

• діагностику кадрового потенціалу підприємства;

• розробку стратегії реорганізації і кадрових програм підтримки реорганізації;

• скорочення персоналу підприємства;

• підвищення продуктивності праці;

• вирішення конфліктів, які особливо загострюються в цей період.

Розробка та реалізація кадрової політики у концептуальних кадрових документах

Структура кадрової служби підприємства визначається в залежності від організаційної структури підприємства, видів його діяльності і штатної чисельності працівників.

Для правильної організації роботи з кадрами на будь-якому підприємстві спочатку повинні бути складені і затверджені в установленому порядку:

1. колективний договір;

2. правила внутрішнього трудового розпорядку;

3. штатний розклад;

4. посадові інструкції;

5. положення про відділи та служби підприємства та інші документи.

1. Колективний договір - угода, яка укладається між власником або уповноваженим ним органом (особою) і одним або кількома профспілковими чи іншими уповноваженими на представництво трудовим колективом органами, а у разі відсутності таких органів — представниками трудящих, обраними та уповноваженими трудовим колективом.

Колективний договір укладається відповідно до чинного законодавства (ст. 10—20 Гл. 2 КЗпП України, ЗУ "Про колективні договори і угоди" та ін.) та узятих сторонами зобов'язань і має на меті регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин, а також узгодження інтересів трудящих, власників та уповноважених ними органів. Зміст колективного договору визначають сторони. У ньому передбачаються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема:

• зміни в організації виробництва і праці;

• забезпечення продуктивної зайнятості;

• нормування оплати праці;

• встановлення форм, системи, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат (премій, доплат, надбавок та інші);

• встановлення гарантій, компенсацій, пільг;

• участь трудового колективу у формуванні, розподілі і використанні прибутку підприємства, установи, організації (якщо це передбачено статутом);

• встановлення режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку;

• умов і охорони праці;

• забезпечення житлово-побутового, культурного, медичного обслуговування, організації оздоровлення і відпочинку працівників;

• гарантій діяльності профспілкової чи інших представницьких організацій трудящих.

Колективний договір набирає чинності від дня підписання його сторонами або від дня, зазначеного в ньому, і діє до часу укладання нового або перегляду чинного, якщо інше не передбачено договором.

Колективний договір поширюється на всіх працівників незалежно від того, чи є вони членами профспілки, і обов'язковий як для власника або уповноваженого ним органу, так і для працівників. Контроль за виконанням колективного договору здійснюється безпосередньо сторонами, які його уклали, або уповноваженими ними представниками. Щорічно в строки, передбачені колективного договору, сторони, що його підписали, звітують про його виконання.

2. Правилами внутрішнього трудового розпорядку (або положення про персонал) є внутрішній (локальний) нормативний документ підприємства, що передбачає організацію роботи підприємства, внутрішньооб'єктового режиму роботи (режим робочого дня, наприклад, з 8-00 до 17-00, з перервою на обід з 12 - 00 до 13-00 і т. п.), взаємні обов'язки підприємства і працівників, порядок направлення працівників у відрядження, надання відпусток і т. д. Необхідність цього документа на підприємстві передбачена ст. 21, 29, 52 і 66 КЗпП. 

На сьогоднішній день при складанні правил внутрішнього трудового розпорядку можна керуватися постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань від 20.07.84 р. № 213, яке згідно з постановою Верховної ради України від 12.09.91 р. № 1545-XII "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР "застосовується в частині, що не суперечить чинному законодавству. 

Для правильної організації роботи кожному підприємству необхідно розробити свої правила внутрішнього трудового розпорядку, які повинні бути затверджені за поданням директора підприємства трудовим колективом на загальних зборах. Кожного знову прийнятого працівника необхідно ознайомити з цими правилами під розпис у відділі кадрів (або службі управління персоналом). 

3. Штатним розкладом є документ, що визначає склад працівників підприємства із зазначенням їх посад та посадових окладів. 

При визначенні необхідної чисельності працівників слід керуватися Методикою розрахунку чисельності окремих категорій працівників на підставі норм по праці, затвердженої наказом Мінпраці від 04.09.2000 р. № 222. 

При розробці та затвердженні штатного розкладу власник або уповноважений ним орган повинен присвоювати штатним одиницям тільки такі найменування посад і професій, які відповідають Класифікатора професій ДК 003:2005, затвердженого наказом Держкомітету України з питань технічного регулювання та промислової політики від 26.12.2005 р. № 375 (далі - Класифікатор професій).

Штатний розклад затверджується, як правило, на початку року керівником підприємства і діє протягом календарного року.

 Необхідно відзначити, що штатний розклад складається і для допоміжних працівників підприємства з погодинною оплатою праці, які обслуговують основне виробництво. Проте для працівників з відрядною оплатою праці складання штатного розкладу, як правило, на практиці не застосовується. 

4. Для регламентації організаційно-правового статусу працівника на підприємстві, його обов'язків, прав і відповідальності за дорученням керівника підприємства (про що видається відповідний наказ) відділом кадрів (службою управління персоналом) або керівниками структурних підрозділів (начальниками відділів, завідувачами лабораторіями і т. д.) розробляються посадові інструкції, які узгоджуються з юридичною службою та затверджуються керівником підприємства. 

Посадові інструкції повинні розроблятися і затверджуватися по кожній посаді, передбаченої штатним розкладом (див. лист Мінпраці від 03.10.2005 р. № 36-508). При розробці посадових інструкцій враховуються конкретні завдання та обов'язки, функції, повноваження, права, відповідальність працівників. Для робітників та технічних службовців розробляються робочі інструкції. При прийомі на роботу і укладенні трудового договору кожен співробітник повинен бути ознайомлений зі своєю посадовою інструкцією під розпис. 

В даний час в Україні створюється національна нормативна база кваліфікаційних характеристик посад і професій працівників різних галузей економіки - довідник кваліфікаційних характеристик професій, який представляє собою систематизований збірник описів професій, наведених у Класифікаторі професій. 

При розробці посадових інструкцій слід враховувати, що кваліфікаційні характеристики кожної посади складаються з таких розділів: 

• загальні положення; 

• посадові обов'язки; 

• права; 

• відповідальність; 

• повинен знати; 

• кваліфікаційні вимоги. 

5. Положенням про відділ (службу) підприємства є документ, що регламентує діяльність кожного відділу, в якому відбивається його внутрішня організація (структура), місце і роль в системі (організаційній структурі підприємства) роботи підприємства. На підставі Положення про відділ (службу) підприємства організується його діяльність, оцінюються результати діяльності, а також складається штатний розклад даного відділу (служби), посадові інструкції та ін.

 Положення про відділ (службу) розробляється керівником відділу (служби). При цьому враховується специфіка даного підприємства, особливості організації праці і управління на даному підприємстві, зміст і функції, виконувані відділом (службою). Положення про будь-якому відділі (службі) має складатися з таких розділів: 

• загальні положення - у ньому вказується точна назва відділу (служби) і його місце в організаційній структурі підприємства, керівник відділу (служби), а також перелік основних нормативних та інструктивних матеріалів, якими відділ (служба) повинен керуватися у своїй діяльності; 

• завдання - даний розділ повинен містити формулювання основних завдань (напрямів діяльності) відділу (служби); 

• структура - у ньому описується внутрішня структура відділу (служби), перелік його підрозділів і порядок розподілу обов'язків між підрозділами та працівниками відділу (служби);  функції - цей розділ повинен містити всебічну характеристику діяльності даного відділу (служби) і ступінь його самостійності у вирішенні тих чи інших питань; 

• взаємозв'язок з іншими підрозділами - в ньому описується взаємозв'язок відділів (служб) підприємства в ході здійснення діяльності та взаємні обов'язки, подано характеристику вхідної та вихідної документації (планової, звітної, аналітичної та ін.), строки та порядок її подання та оформлення; 

• обов'язки - у ньому вказується перелік обов'язків відділу (служби) та її працівників, які вони повинні виконувати для досягнення завдань, визначених для даної структури; 

• права - цей розділ повинен містити перелік прав, що надаються керівнику та працівникам відділу (служби), які необхідні їм для реалізації покладених на відділ (службу) функцій; 

• відповідальність - в даному розділі подано характеристику основних позицій, по яких керівник відділу (служби) та його працівники несуть відповідальність за виконання покладених на них завдань, за достовірність даних, зазначених у документації, підготовлюваної відділом (службою), за стан трудової дисципліни та ін.

6. Кадрове діловодство. Документи, що оформляються кадровою службою підприємства, які стосуються кадрового діловодства, поділяються на: 

• розпорядчі документи з особового складу (по кадрах або персоналу); 

• облікові документи по кадрах (персоналу). 

До розпорядчих документів з особового складу відносяться накази (розпорядження) керівника підприємства про: 

• прийом, переведення і звільнення працівників; 

• надання відпусток; 

• заохочення і стягнення; 

• внесення змін до трудової книжки (зміна прізвища, записів і т. д.). 

Наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 р. № 253 "Про затвердження типових форм первинного обліку" затверджені такі типові форми наказів: 

Наказ про прийом на роботу (№ П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу працівників і оформляється у відділі кадрів на всіх працівників. 

Наказ про переведення на іншу роботу (№ П-5) застосовується при оформленні переведення працівника з одного цеху (відділу, дільниці) в інший і оформляється співробітником відділу кадрів у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії підприємства..

Наказ про надання відпустки (№ П-6) застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпусток, що надаються працівнику у відповідності до чинного законодавства, колективним договором, контрактом, графіком відпусток. 

Наказ про припинення трудового договору (контракту) (№ П-8) застосовується при звільненні працівника. Він оформляється співробітником відділу кадрів у двох примірниках і підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації). 

Застосування вищевказаних форм наказів бажано і зручно, проте не обов'язково. 

Накази по кадрах можуть видаватися як індивідуальні, так і групові, якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів по кадрах. Принцип побудови параграфів у групових наказах наступний: спочатку розташовуються накази про прийом на роботу, потім про переклади, надання відпусток, звільнення та інше (наприклад, про зміну прізвища тощо). 

Всі оригінали наказів з особового складу накопичуються і зберігаються у відділі кадрів . Усі видані накази по особовому складу підприємства заносяться в книгу реєстрації наказів в хронологічному порядку.

І накази, і книга реєстрації наказів є документами постійного зберігання і після закінчення 75-річного терміну зберігання в архіві підприємства повинні бути передані до державного архіву. Такий же порядок дотримується і при ліквідації підприємства. 

До облікових документів по кадрах (персоналу) підприємства належать:  Особова картка за формою № П-2 заводиться на всіх працівників підприємства і заповнюється на підставі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документа про закінчення навчального закладу (при цьому всі записи робляться без скорочень).   Особисті картки комплектуються відповідно до штатного розкладу по структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу - за прізвищами працівників в алфавітному порядку. 

Особиста справа ведеться на керівників, фахівців і матеріально відповідальних осіб підприємства і складається з наступних частин: 

• опису документів; 

• заяви про прийом на роботу;

• наказу про прийом на роботу (копії);

• особового листка по обліку кадрів;

• автобіографії; 

• копій документів про освіту; 

• копій свідоцтв про народження дітей; 

• копію трудового контракту і т. д. 

Особові справи працівників зберігаються як секретні документи підприємства. До них можуть мати доступ тільки певні посадові особи, коло яких обмежений і визначається розпорядженням директора підприємства. 

Штатно-посадова книга ведеться на підставі штатного розпису підприємства для відстеження вакантних посад.

Алфавітна книга ведеться на всіх працівників підприємства з зазначенням П.І.Б. працівників підприємства в алфавітному порядку, місця роботи і посади, а також номерів усіх наказів по кожному працівнику. 

Алфавітні картки за формою № П-3, які оформляються на кожного працівника на великих підприємствах з метою полегшення роботи відділу кадрів (служби по роботі з персоналом) з картотекою. 

Книга обліку бланків трудових книжок (і вкладишів) за формою № П-9, в яку вносяться всі операції, пов'язані з отриманням і використанням бланків трудових книжок. 

Книга обліку руху трудових книжок за формою № П-10, в якій реєструються всі трудові книжки і вкладиші до них, прийняті від працівників при працевлаштуванні, а також знову видані трудові книжки і вкладиші до них. Крім того, в цій книзі зазначаються дані про видачу трудових книжок працівникам при їх звільненні, причому при такій видачі працівники повинні поставити підпис і дату отримання трудової книжки. 

Графік відпусток, який на підставі ст. 10 Закону України від 15.11.96 р. № 504/96-ВР "Про відпустки" повинен складатися на початку року на кожному підприємстві для надання основних і додаткових відпусток. 

Книга (журнал) обліку відпусток, який на підставі ст. 10 Закону України від 15.11.96 р. № 504/96-ВР "Про відпустки" повинен вестися на кожному підприємстві, із зазначенням у ній номера наказу, на підставі якого працівник відправляється у відпустку, виду відпустки, а також дати початку і закінчення відпустки. 

7. Табельний облік робочого часу ведеться за типовими формами № П-12, № П-13, № П-14, № П-15 і № П-16.

Табель обліку робочого часу представляє собою поіменний список працівників цеху (відділу), ділянки, підприємства і ведеться окремо за категоріями (керівний склад, службовці, робітники), а в межах категорій працюючих - у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку. Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер. 

Табель складається за два - три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць і документів з обліку особового складу, оформлених належним чином (наказів про прийом, переведення, звільнення). Облік явок на роботу і використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації, то є відмітки всіх прибулих, або шляхом реєстрації тільки неявок і запізнень. 

Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форми № П-12, № П-13) застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований ними часу, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності. Зазначений табель складається в одному примірнику уповноваженим на те особою і після відповідного оформлення передається до бухгалтерії.  Табель обліку використання робочого часу (форма № П-14) призначений для обліку використання робочого часу працівників з твердим місячним окладом або ставкою. Облік часу понаднормових робіт здійснюється на підставі списків осіб, які працювали понаднормово (форма № 15). Ці списки з відміткою майстра про кількість фактично відпрацьованого понаднормового часу використовуються для запису в табель. Облік часу простоїв здійснюється на підставі листків обліку простоїв (форма № 16), які з відміткою про час простоїв використовуються для запису в табель. 

8. Листки непрацездатності. До обов'язків працівників кадрової служби чи працівників, яким доручено ведення кадрового діловодства, відноситься також і оформлення перших двох розділів на зворотному боці листків непрацездатності, в яких поряд з цілою низкою відомостей необхідно вказати і загальний трудовий стаж працівника. 

Згідно ст. 7 Закону від 18.01.2001 р. № 2240-III "Про загальнообов'язкове державне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням" допомога по тимчасовій непрацездатності працівників виплачується і обчислюється в залежності від страхового стажу працівника, тобто періоду,протягом якого особа підлягала загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню. Згідно з п. 2 ст. 7 зазначеного закону до страхового стажу зараховується загальний трудовий стаж працівника в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. 

http://www.kadrovik.kiev.ua/info/art55.html