- •Предисловие
- •12 Некоторые рекомендации
- •8.2 Образец углового бланка
- •Введение
- •1 Документирование управленческой информации
- •1.1 Системы документации
- •1.2 Классификация документов
- •2 Составление и оформление документов
- •2.2 Датирование документа
- •2.3 Адресование документа
- •2.4 Согласование документа
- •36 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •2.5 Удостоверение документа
- •2.6 Текст документа
- •2.7 Отметки на документах
- •2.8 Требования к бланкам документов и размещению реквизитов
- •2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств
- •2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
- •3 Требования к тексту документа
- •3.1 Построение документа
- •3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
- •3.1.2 Заголовки
- •3.1.3 Нумерация структурных элементов
- •3.1.4 Перечисления
- •3.1.5 Структурные элементы сложных документов
- •3.1.5.1 «Предисловие»
- •3.1.5.2 «Содержание»
- •3.1.5.3 «Введение»
- •3.1.5.4 «Приложения»
- •3.2 Изложение текста документа 3.2.1 основные положения
- •3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
- •3.2.3 Сноски
- •3.2.4 Примечания
- •3.2.5 Ссылки
- •3.2.6 Примеры
- •3.2.7 Сокращения
- •3.2.8 Условные обозначения
- •3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
- •80 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •3.2.10 Оформление иллюстраций
- •3.2.11 Представление формул в тексте документа
- •3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения. Правила написания и печати
- •1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
- •4 Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •4.1 Устав
- •4.2 Положения
- •4.3 Инструкции
- •4.4 Структура и штатная численность
- •4.5 Штатное расписание
- •4.6 Приказы
- •112 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •4.7 Выписка из приказа
- •5 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1 Подготовка и проведение совещаний
- •5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
- •5.3 Выписка из протокола
- •5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола
- •Протокол
- •5.4.2 Форма выписки из протокола Наименование предприятия выписка из протокола
- •6 Информационно-справочные документы. Составление и оформление
- •6.1 Справки
- •Товариство «Харківський завод будмаш» № 05508863
- •6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
- •Служебная записка
- •6.3 Акты
- •6.4 Служебные письма
- •6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы
- •7 Оформление документов по личному составу
- •7.1 Заявления
- •7.2 Приказы по личному составу
- •7.3 Классификатор профессий дк 003:2005
- •7.4 Документы личного происхождения
- •Доверенность
- •Расписка
- •Автобиография
- •7.5 Командирование работников
- •8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •9 Организация работы со служебными документами
- •9.1 Документооборот в организации
- •9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
- •9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
- •10 Контроль исполнения документов
- •10.1 Сроки исполнения документов
- •10.2 Организация контроля исполнения документов
- •11 Формирование дел и хранение документов
- •11.1 Составление номенклатуры дел
- •11.2 Формирование дел
- •11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
- •11.4 Подготовка документов к хранению
- •11.4.1 Экспертиза ценности документов
- •11.4.2 Оформление дел
- •11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
- •11.4.4 Составление заверительной надписи дела
- •11.4.5 Переплет дел
- •11.4.6 Оформление обложек дел
- •11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
- •11.4.8 Составление описи дел по личному составу
- •11.4.9 Передача дел в архив организации
- •11.4.10 Передача документов на государственное хранение
- •11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
- •11.4.12 Приемка-передача документов при смене руководителя организации
- •11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •«Статья 921. Нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •11.5 Организация службы документационного обеспечения управления
- •12 Некоторые рекомендации по составлению и оформлению текстов служебных документов
- •12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
- •12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
- •12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
- •12.4 Использование предлогов в тексте документа
- •12.5 Печати и штампы
- •12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
- •12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
- •12.7 Корректурные знаки и правила их применения
- •Міністерство палива та енергетики україни Мінпаливенерго України
- •Открытое акционерное общество
- •Особые случаи сокращения слов и словосочетаний
- •2.4 То же самое, частотный интервал
- •2 Акт об уничтожении поврежденных документов от 19.09.2005 № 24 на 3 л. В 1 экз.
- •Примеры составления и оформления приказов по личному составу
- •2 Согласие профсоюзного комитета (протокол от 05.09.2005 № 10).
- •2 Протокол конкурсной комиссии от 05.09.2005 № 10.
- •2 Договор о полной материальной ответственности от 05.09.2005.
- •2 Письмо-согласование между руководителями от 04.09.2005.
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Бакая ю. С. — Бакай л. П. От 29.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Дюканя с. Ю., Дюкань л. Н,, от 28.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •Л.4.1 Временный перевод на другую работу для
- •Л.4.3 Перевод на другую работу в связи с сокращением должности (ст. 40, п. 1 кЗоТ Украины)
- •2 Приказ от 28.08.2005 № 123 «о сокращении численности...».
- •2 Медицинское заключение от 29.08.2005 № 307.
- •Л.4.5 Перевод на легкий труд беременных женщин
- •Копия свидетельства о рождении ребенка.
- •Договор о полной материальной ответственности от 06.09.2005 № .
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •2 Письмо ао «Потенциал» от 04.09.2005.
- •2 Решение профсоюзной конференции от 04.09.2005.
- •2 Решение профкома, протокол от 01.09.2005 №11.
- •Л.6.8.1 Увольнение в связи с выходом на пенсию
- •2 Копия документа о зачислении в учебное заведение.
- •2 Справка мсэк об установлении инвалидности от 02.09.2005.
- •С целью трудоустройства предложить седых Анатолию Максимовичу работу в должности инженера отдела комплектации.
- •Начальнику отдела кадров Иванову н. И. Ознакомить Седых а. М. С данным приказом под роспись.
- •Отказ Седых а. М. От другой работы (письменно).
- •Согласие профкома от 05.09.2005.
- •2 От предложенной работы Родь а. Д. Отказался (письменно).
- •Л.6.10.4 За прогул (в том числе отсутствие на работе
- •Л.6.10.5 в связи с неявкой на работу в течение более
- •2 Докладная записка начальника цеха от 01.09.2005. ЗАкт от 01.09.2005 № 7.
- •2 Приказ от 18.07.2005 № 140 об объявлении выговора за нарушение трудовых обязанностей.
- •Л.6.11.2 в случае виновных действий работника,
- •Докладная записка заведующего складом от 25.08.2005.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Протокол заседания комиссии пту № 7 от 22.08.2005.
- •Приказ от 20.08.2005 № 30 об объявлении выговора Тарану т. Т. За грубое отношение к ученикам.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Формы документов по командированию работников
- •(Найменування підприємства, установи, організації)
- •Перечень обязательных реквизитов для заполнения машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки (ркк)
- •Перелік
- •Підрозділу)
- •Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на 20 р.
- •Формы документов к разделу «формирование дел и хранение документов»
- •(Кому видані, куди видані)
- •1 Общие положения
- •2 Функции экспертной комиссии
- •3 Права экспертной комиссии
- •4 Организация работы экспертной комиссии
- •Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)
- •(Цифрами і літерами)
- •(Цифрами і літерами)
- •22 Заведующий копировально-множительным бюро
- •Библиография
36 Делопроизводство, каким оно должно быть
Удостоверение
документов осуществляется путем их
подписания, утверждения и проставления
печати.
Документы
подписываются должностными лицами
согласно их компетенции, определенной
правоустанавливающими документами.
Подпись
(23)
складывается
из наименования должности лица,
подписавшего документ (полного, если
документ оформлен не на бланке, и
сокращенного — на документе, оформленном
на бланке), личной подписи, инициала(ов)
и фамилии. Расшифровка подписи в скобки
не берется.
римеры
Директор
I осударственного учреждения
«Научно-исследовательский институт
социально-трудовых
отношений»0 Подпись
Инициал(ы),
фамилия
или
Директор Подпись Ииициал(ы),
фамилия
При
подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей
занимаемой должности.
И
И
Директор Подпись Инициал(ы),
фамилия
Главный
бухгалтер Подпись Инициал(ы), фамилия
При
подписании документа несколькими
лицами равных должностей их подписи
располагают на одном уровне.
Пример
Заместитель
Министра Заместитель Министра
финансов
Украины юстиции Украины
Подпись
Инициал(ы), фамилия Подпись Инициал(ы),
фамилия
Документы
коллегиальных органов подписывают
председатель коллегиального органа
и секретарь.
Пример
Председатель
правления Подпись Инициал(ы),
фамилия
Секретарь
правления Подпись Инициал(ы), фамилия
В
случае отсутствия должностного лица,
подпись которого указана в документе,
документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель.
В этом случае обязательно указываются
фактические должность лица, подписавшего,
утвердившего или согласовавшего
документ, его инициалы и фамилия
(исправления вносят рукописным или
машинописным способом), например:
«Исполняющий обязанности» («И.
о.»), «Заместитель» («Зам.»).
Подписывать
документ с предлогом «за» или ставить
косую черту перед наименованием
должности не допускается.
Ї2.5 Удостоверение документа
0
В реквизите «Подпись» можно указать
сокращенное наименование организации,
если оно официально зафиксировано в
уставе (положении об организации). В
данном примере — «Директор ГУ НИИ
социально-трудовых отношений».
Реквизит
«Подпись» располагают под текстом
документа или под отметкой о наличии
приложений на расстоянии 2-3 межстрочных
интервалов от текста, при этом отступ
от левого края поля не делают. Расшифровку
подписи печатают на уровне последней
строки наименования должности.
Пример
Директор
Донецкого
металлургического
завода С. А. Александров
Оттиском
печати
(26) организации
заверяют в документе подпись ответственного
лица. Однако печати ставятся не на всех
документах. Перечень документов, на
которых проставляют оттиск печати,
определяет организация на основании
нормативно-правовых актов. Его приводят
в инструкции по делопроизводству
организации. Так, на документах, которые
удостоверяют права граждан и юридических
лиц, фиксируют факт расходования
денежных средств и материальных
ценностей, подпись ответственного
лица должна быть заверена печатью
организации. Примерный перечень
документов, на которые ставится печать,
представлен в подразделе 12.4.
Оттиск
печати проставляют так, чтобы он
захватывал последние несколько букв
наименования должности лица, подписавшего
документ.
Гриф
утверждения
(17)
должен
состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек и двоеточия), наименования
должности, подписи, инициала(ов) и
фамилии лица, утверждающего документ,
и даты.
Пример
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись
Ипициал(ы), фамилия
04.07.2005
При
утверждении документа руководителем
вышестоящей или сторонней организации
в наименование должности включают
наименование организации.
Пример
УТВЕРЖДАЮ
Начальник
Главного архивного управления при
Кабинете Министров Украины
Подпись
Инициал(ы),
фамилия 11.08.2005
■
В
случае утверждения документа несколькими
должностными лицами их грифы располагают
на одном уровне.
Если
документ утверждается постановлением,
решением, приказом, протоколом, гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО
(без кавычек и двоеточия), названия
документа в именительном падеже, его
даты и номера.
Пример
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
Госкомархива Украины 15.06.2001 № 34
УТВЕРЖДЕНО
Протокол
общего собрания акционеров ООО «Вега»
15.05.2004 № 3
Гриф
утверждения располагают в правом
верхнем углу первого листа документа.
Приведем
примерный
перечень документов, подлежащих
утверждению:
Акты
(проверок
и ревизий, приема законченных
строительством объектов, списания;
экспертизы; передачи дел; ликвидации
организаций)
Задания
(на
проектирование объектов, технических
сооружений; капитальное строительство;
на проведение научио-исследо-
или