- •Предисловие
- •12 Некоторые рекомендации
- •8.2 Образец углового бланка
- •Введение
- •1 Документирование управленческой информации
- •1.1 Системы документации
- •1.2 Классификация документов
- •2 Составление и оформление документов
- •2.2 Датирование документа
- •2.3 Адресование документа
- •2.4 Согласование документа
- •36 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •2.5 Удостоверение документа
- •2.6 Текст документа
- •2.7 Отметки на документах
- •2.8 Требования к бланкам документов и размещению реквизитов
- •2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств
- •2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
- •3 Требования к тексту документа
- •3.1 Построение документа
- •3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
- •3.1.2 Заголовки
- •3.1.3 Нумерация структурных элементов
- •3.1.4 Перечисления
- •3.1.5 Структурные элементы сложных документов
- •3.1.5.1 «Предисловие»
- •3.1.5.2 «Содержание»
- •3.1.5.3 «Введение»
- •3.1.5.4 «Приложения»
- •3.2 Изложение текста документа 3.2.1 основные положения
- •3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
- •3.2.3 Сноски
- •3.2.4 Примечания
- •3.2.5 Ссылки
- •3.2.6 Примеры
- •3.2.7 Сокращения
- •3.2.8 Условные обозначения
- •3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
- •80 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •3.2.10 Оформление иллюстраций
- •3.2.11 Представление формул в тексте документа
- •3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения. Правила написания и печати
- •1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
- •4 Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •4.1 Устав
- •4.2 Положения
- •4.3 Инструкции
- •4.4 Структура и штатная численность
- •4.5 Штатное расписание
- •4.6 Приказы
- •112 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •4.7 Выписка из приказа
- •5 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1 Подготовка и проведение совещаний
- •5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
- •5.3 Выписка из протокола
- •5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола
- •Протокол
- •5.4.2 Форма выписки из протокола Наименование предприятия выписка из протокола
- •6 Информационно-справочные документы. Составление и оформление
- •6.1 Справки
- •Товариство «Харківський завод будмаш» № 05508863
- •6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
- •Служебная записка
- •6.3 Акты
- •6.4 Служебные письма
- •6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы
- •7 Оформление документов по личному составу
- •7.1 Заявления
- •7.2 Приказы по личному составу
- •7.3 Классификатор профессий дк 003:2005
- •7.4 Документы личного происхождения
- •Доверенность
- •Расписка
- •Автобиография
- •7.5 Командирование работников
- •8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •9 Организация работы со служебными документами
- •9.1 Документооборот в организации
- •9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
- •9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
- •10 Контроль исполнения документов
- •10.1 Сроки исполнения документов
- •10.2 Организация контроля исполнения документов
- •11 Формирование дел и хранение документов
- •11.1 Составление номенклатуры дел
- •11.2 Формирование дел
- •11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
- •11.4 Подготовка документов к хранению
- •11.4.1 Экспертиза ценности документов
- •11.4.2 Оформление дел
- •11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
- •11.4.4 Составление заверительной надписи дела
- •11.4.5 Переплет дел
- •11.4.6 Оформление обложек дел
- •11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
- •11.4.8 Составление описи дел по личному составу
- •11.4.9 Передача дел в архив организации
- •11.4.10 Передача документов на государственное хранение
- •11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
- •11.4.12 Приемка-передача документов при смене руководителя организации
- •11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •«Статья 921. Нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •11.5 Организация службы документационного обеспечения управления
- •12 Некоторые рекомендации по составлению и оформлению текстов служебных документов
- •12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
- •12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
- •12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
- •12.4 Использование предлогов в тексте документа
- •12.5 Печати и штампы
- •12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
- •12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
- •12.7 Корректурные знаки и правила их применения
- •Міністерство палива та енергетики україни Мінпаливенерго України
- •Открытое акционерное общество
- •Особые случаи сокращения слов и словосочетаний
- •2.4 То же самое, частотный интервал
- •2 Акт об уничтожении поврежденных документов от 19.09.2005 № 24 на 3 л. В 1 экз.
- •Примеры составления и оформления приказов по личному составу
- •2 Согласие профсоюзного комитета (протокол от 05.09.2005 № 10).
- •2 Протокол конкурсной комиссии от 05.09.2005 № 10.
- •2 Договор о полной материальной ответственности от 05.09.2005.
- •2 Письмо-согласование между руководителями от 04.09.2005.
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Бакая ю. С. — Бакай л. П. От 29.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Дюканя с. Ю., Дюкань л. Н,, от 28.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •Л.4.1 Временный перевод на другую работу для
- •Л.4.3 Перевод на другую работу в связи с сокращением должности (ст. 40, п. 1 кЗоТ Украины)
- •2 Приказ от 28.08.2005 № 123 «о сокращении численности...».
- •2 Медицинское заключение от 29.08.2005 № 307.
- •Л.4.5 Перевод на легкий труд беременных женщин
- •Копия свидетельства о рождении ребенка.
- •Договор о полной материальной ответственности от 06.09.2005 № .
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •2 Письмо ао «Потенциал» от 04.09.2005.
- •2 Решение профсоюзной конференции от 04.09.2005.
- •2 Решение профкома, протокол от 01.09.2005 №11.
- •Л.6.8.1 Увольнение в связи с выходом на пенсию
- •2 Копия документа о зачислении в учебное заведение.
- •2 Справка мсэк об установлении инвалидности от 02.09.2005.
- •С целью трудоустройства предложить седых Анатолию Максимовичу работу в должности инженера отдела комплектации.
- •Начальнику отдела кадров Иванову н. И. Ознакомить Седых а. М. С данным приказом под роспись.
- •Отказ Седых а. М. От другой работы (письменно).
- •Согласие профкома от 05.09.2005.
- •2 От предложенной работы Родь а. Д. Отказался (письменно).
- •Л.6.10.4 За прогул (в том числе отсутствие на работе
- •Л.6.10.5 в связи с неявкой на работу в течение более
- •2 Докладная записка начальника цеха от 01.09.2005. ЗАкт от 01.09.2005 № 7.
- •2 Приказ от 18.07.2005 № 140 об объявлении выговора за нарушение трудовых обязанностей.
- •Л.6.11.2 в случае виновных действий работника,
- •Докладная записка заведующего складом от 25.08.2005.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Протокол заседания комиссии пту № 7 от 22.08.2005.
- •Приказ от 20.08.2005 № 30 об объявлении выговора Тарану т. Т. За грубое отношение к ученикам.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Формы документов по командированию работников
- •(Найменування підприємства, установи, організації)
- •Перечень обязательных реквизитов для заполнения машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки (ркк)
- •Перелік
- •Підрозділу)
- •Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на 20 р.
- •Формы документов к разделу «формирование дел и хранение документов»
- •(Кому видані, куди видані)
- •1 Общие положения
- •2 Функции экспертной комиссии
- •3 Права экспертной комиссии
- •4 Организация работы экспертной комиссии
- •Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)
- •(Цифрами і літерами)
- •(Цифрами і літерами)
- •22 Заведующий копировально-множительным бюро
- •Библиография
На
практике находят широкое применение
единицы, в которых приставка соединена
с наименованием иной, не первой единицы
(например, ампер на квадратный миллиметр,
киловольт на сантиметр и т. н.),
тем не менее следует переходить к
правильно образованным кратным и
дольным единицам (в
нашем примере—к
мегаамперу на квадратный метр и
мегавольту на метр соответственно).
При
образовании кратных и дольных единиц
не разрешается отбрасывать последнюю
букву приставки в ее сочетании с
наименованием единицы.
Правильно: Неправильно:
килоом,
мегаом, мегаампер килом, мегом,
мегамнер
Для
написания обозначений единиц используются
буквы ук-
раинского (русского) алфавита
и международные обозначения
с
использованием букв латинского или
греческого алфавита,
а также
специальные знаки (...°, %).
К
обозначениям единиц, а также к их
наименованиям нельзя добавлять другие
буквы, содержащие информацию об объекте,
о физической величине и др. Во всех
таких случаях определяющие слова
необходимо сочетать с наименованием
величины, а единицу обозначать в
соответствии со стандартом. Так, не
следует использовать наименования
«массовые проценты» или «объемные
проценты», если речь идет о массовой
или объемной доле вещества.
Правильно: Неправильно:
погонная
длина 7 м длина 7 и. м (погонных метров)
масса
условного топлива 500 т масса 500 тут (тонн
условного
топлива)
массовая
доля 25 % доля 25 % массовых
объемная
доля 10 % доля 10 % объемных
Вышеприведенное
правило касается и международных
обозначений единиц.
Обозначения
величин и обозначения единиц не должны
изменяться во множественном числе.
После них точки не ставятся, за
исключением
случаев, когда этого требует пунктуация
(в
конце предложения).
Обозначения
единиц, совпадающие с наименованиями
этих единиц, нельзя изменять но падежам
и числам, если они расположены после
числовых значений, а также в заголовках
граф, боковиков таблиц и в пояснениях
величин к формулам. К таким обозначениям
относятся: моль, бар, бэр, вар, рад.
Примеры
Исключением
является внесистемная единица —
световой год, ее обозначение склоняется:
1 св. год; 2 св. года; 7 св. лет.
Обозначение
единицы следует размещать в одной
строке с числовым значением величины
через пробел и нельзя переносить на
следующую строку или страницу, отрывая
от числового значения.
Правильно: Неправильно:
30
°С; 45 °С 30° С; 45° С
600
кВт 600кВт
Исключение
составляют обозначения в виде надстрочного
индекса, перед которым пробел не
оставляют.
Правильно: Неправильно:
60°;
30" 60 °; 30 "
Приводя
значения плоского угла, следует отдавать
предпочтение десятичной форме записи
числа: 18,25°, а не 18°15'.
Когда
указывается значение величины с
предельными отклонениями, ее числовое
значение вместе с предельными
отклонениями следует брать в скобки,
а обозначение единицы размещать после
скобок. Если же скобки не используются,
то следует размещать обозначение
единицы как после числового обозначения
величины, так и после числового значения
предельного отклонения.1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
Правильно: Неправильно:
(100,0
± 0,1) кг 100,0 ± 0,1 кг
50
г ± 1 г 50 ± 1 г
Если
в тексте документа приводится интервал
числовых значений физической
величины, единицу измерения необходимо
указывать после обеих границ диапазона,
например: от 10 кг до 50 кг (а не от 10 до 50
кг).
Если
в тексте указывают диапазон порядковых
номеров, можно использовать знак «тире»,
например: «см. таблицы 1 — 12».
Когда
в тексте приводится ряд (группа) числовых
значений физической величины, выраженных
в одинаковых единицах, то эту единицу
следует указывать только после последней
цифры. В одном ряду чисел приводят
одинаковое количество десятичных
знаков
для всех значений, образующих ряд.
Пример
1,0;
1,5; 2,0; 6,1 мм
Если
необходимо указать два или три измерения,
то их представляют следующим образом:
60
мм х 35 мм х 40 мм, а не 60 х 35 х 40 мм
Дробные
числа необходимо представлять как
десятичные дроби, за исключением
размеров в дюймах, которые печатают
через наклонную черту: 1 /2", 3/4".
Если невозможно представить числовое
значение в виде десятичной дроби, то
разрешается записать его как обычную
дробь в одну строку, используя наклонную
черту.
Пример
5/32;
(20а - 4с)/(30Ь + 15)
Округление
числовых значений величин до первого,
второго, третьего и последующих
десятичных знаков для разных типоразмеров,
марок продукции одного наименования
должно быть одинаковым.
Всякую
группу из трех цифр числового значения
величины, начиная с младшего разряда
для целого числа, или справа и слева от
десятичной запятой дробного числа,
рекомендуется отделять
промежутком
от предыдущих и последующих цифр, за
исключением чисел, означающих год.
Пример
21
534; 5 123,467 35; но 2005 год
Умножение
чисел или числовых величии следует
обозначать знаком «х».
Знаки «•»,
«*»
или какой-либо другой знак для обозначения
умножения чисел или числовых величии
использовать не рекомендуется.
Пример
2,8
х 10 (а не 2,8 • 10 или 2,8 * 10) (3 х 10 х 27) мм, а
не (3 • 10 ■ 27) мм
Разрешается
применять обозначения единиц в заголовках
граф и наименованиях строк (боковиках)
таблиц, а также в разъяснениях величин
в формулах.
Не
разрешается размещать обозначения
единиц рядом с формулой, отображающей
зависимость между величинами.
Правильно: Неправильно:
V
=
3,6-5/г., V
=
3,6-8/1
км/час,
где
V
—
скорость, км/час; где б
—
путь в м; 1 — время в с
б
-
путь, м; 1 - время, с
Если
в обозначении величины используется
индекс, который является сокращением
слов «абсолютный» (абс), «максимальный»
(макс), «минимальный» (мин.), «относительный»
(отн.), «номинальный» (ном.) и т. п., в
индексе точку не ставят: и
, I
, \У и т. д.
макс'
ном ~
В
тексте документа числовые значения
величии с обозначением единиц физических
величии следует писать цифрами.
Одноразрядные числовые значения
без указания единицы измерения пишут
словами, многоразрядные — цифрами.
Примеры
Провести
испытания пяти труб, каждая длиной 5 м
Отобрать
15 труб для испытаний на давление.