7 Оформление документов по личному составу

Ведение документации по личному составу на предприятиях и в организациях любой формы собственности предусмотрено соответствующими законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Украины (КЗоТ) [10], Законом Украины «Об отпусках» [3], Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников [20] и другими.

К документам по личному составу относятся: приказы по лич­ному составу, заявления, автобиографии, контракты, трудовые книжки, характеристики и др.

Кроме того, движение кадров документируется посредством создания следующих документов: представлений о переводе, докладных записок, актов, графиков отпусков.

Наиболее многочисленной является документация, отражаю­щая движение кадров в организации. Под движением кадров подразумеваются:

• прием, перевод и увольнение работников;

• предоставление отпусков;

• командирование.

7.1 Заявления

Заявление — это официальное изложение определенной прось­бы в устной или (преимущественно) письменной форме. Это также вид обращения граждан в государственные органы и обществен­ные организации для реализации предоставленных им прав.

В соответствии с законодательством о труде при посту­плении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на определенную должность, в определенное структурное подразделение. В на-

чающие должности, могут склоняться в обеих частях (директору-распорядителю, секретарю-машинистке, художнику-модельеру), а могут иметь несклоняемую первую часть (премьер-министру, пресс-секретарю, шеф-повару).

В заявлении не следует употреблять архаизмы («весьма убеди­тельно», «прошу не отказать», «заранее признателен» и т. п.).

По аналогичной схеме составляют и другие заявления но лич­ному составу, однако в них имеются определенные особенности при написании реквизитов. Так, при подаче заявления в ту орга­низацию, где работает заявитель, не нужно указывать домашний адрес, а следует указать должность и место работы (структурное подразделение).

Если к заявлению прилагается один документ, то об этом пи­шется одним предложением. Например: «К заявлению прилагаю справку о...».

Если к заявлению прилагается несколько документов, их пе­речисляют, указывая, подлинник это или копия.

т . , . .,7', ' ., '1 ^:

Пример

К заявлению прилагаю следующие документы:

1. Трудовую книжку (подлинник)

2. Диплом об образовании (копия)

3. Справку о присвоении идентификационно­го кода (копия)

4. Две фотокарточки размером 4 см х 6 см

5. Удостоверение участника ликвидации аварии на ЧАЭС (копия).

К заявлению при необходимости могут прилагаться и такие документы: военный билет (копия); документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации); копия документа об ученой степени и (или) звании; деклара­ция о доходах государственного служащего и членов его семьи; справка с предыдущего места работы об использованных отпус­ках (при переводе из другой организации); копия удостоверения участника боевых действий в Афганистане, рекомендательные письма и др.

Пример

Директору ОАО «Прогресс» Измайлову П. С.

Гладких Ирины Николаевны, проживающей по адресу: пер. Инженерный, 4а, кв. 27, г. Харьков, 61155 тел. 745 88 31

Заявление

Прошу принять меня на работу в управление делами рефе­рентом по основной деятельности.

К заявлению прилагаю: 1 Трудовую книжку (подлинник)

2. Диплом об образовании (копию)

3. Автобиографию

4. Рекомендацию

5 Справку о присвоении идентификационного кода (копию).

■

15.04.2005 Гладких

Основанием для перевода на другую работу может являться личное заявление или представление о переводе, а в случае произ­водственной необходимости — приказ но основной деятельности, докладная записка или акт, зафиксировавший какое-либо событие, или другой документ.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Пример

Генеральному директору НПО «Спектр» инженера-технолога I категории ОГТ Погребняка И. М.

Заявление

Прошу перевести меня на должность главного технолога проекта в отдел механизации и автоматизации как успешно прошедшему аттестацию и в связи с открывшейся вакансией.

08.03.2006 Погребняк

Увольнение работников производится по причинам, определен­ным соответствующими статьями КЗоТ. Основанием для уволь­нения может являться личное заявление работника, истечение срока действия контракта, заключенного на определенный срок, наличие акта о нарушении трудовой дисциплины и др.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.