- •Предисловие
- •12 Некоторые рекомендации
- •8.2 Образец углового бланка
- •Введение
- •1 Документирование управленческой информации
- •1.1 Системы документации
- •1.2 Классификация документов
- •2 Составление и оформление документов
- •2.2 Датирование документа
- •2.3 Адресование документа
- •2.4 Согласование документа
- •36 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •2.5 Удостоверение документа
- •2.6 Текст документа
- •2.7 Отметки на документах
- •2.8 Требования к бланкам документов и размещению реквизитов
- •2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств
- •2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
- •3 Требования к тексту документа
- •3.1 Построение документа
- •3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
- •3.1.2 Заголовки
- •3.1.3 Нумерация структурных элементов
- •3.1.4 Перечисления
- •3.1.5 Структурные элементы сложных документов
- •3.1.5.1 «Предисловие»
- •3.1.5.2 «Содержание»
- •3.1.5.3 «Введение»
- •3.1.5.4 «Приложения»
- •3.2 Изложение текста документа 3.2.1 основные положения
- •3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
- •3.2.3 Сноски
- •3.2.4 Примечания
- •3.2.5 Ссылки
- •3.2.6 Примеры
- •3.2.7 Сокращения
- •3.2.8 Условные обозначения
- •3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
- •80 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •3.2.10 Оформление иллюстраций
- •3.2.11 Представление формул в тексте документа
- •3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения. Правила написания и печати
- •1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
- •4 Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •4.1 Устав
- •4.2 Положения
- •4.3 Инструкции
- •4.4 Структура и штатная численность
- •4.5 Штатное расписание
- •4.6 Приказы
- •112 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •4.7 Выписка из приказа
- •5 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1 Подготовка и проведение совещаний
- •5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
- •5.3 Выписка из протокола
- •5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола
- •Протокол
- •5.4.2 Форма выписки из протокола Наименование предприятия выписка из протокола
- •6 Информационно-справочные документы. Составление и оформление
- •6.1 Справки
- •Товариство «Харківський завод будмаш» № 05508863
- •6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
- •Служебная записка
- •6.3 Акты
- •6.4 Служебные письма
- •6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы
- •7 Оформление документов по личному составу
- •7.1 Заявления
- •7.2 Приказы по личному составу
- •7.3 Классификатор профессий дк 003:2005
- •7.4 Документы личного происхождения
- •Доверенность
- •Расписка
- •Автобиография
- •7.5 Командирование работников
- •8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •9 Организация работы со служебными документами
- •9.1 Документооборот в организации
- •9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
- •9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
- •10 Контроль исполнения документов
- •10.1 Сроки исполнения документов
- •10.2 Организация контроля исполнения документов
- •11 Формирование дел и хранение документов
- •11.1 Составление номенклатуры дел
- •11.2 Формирование дел
- •11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
- •11.4 Подготовка документов к хранению
- •11.4.1 Экспертиза ценности документов
- •11.4.2 Оформление дел
- •11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
- •11.4.4 Составление заверительной надписи дела
- •11.4.5 Переплет дел
- •11.4.6 Оформление обложек дел
- •11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
- •11.4.8 Составление описи дел по личному составу
- •11.4.9 Передача дел в архив организации
- •11.4.10 Передача документов на государственное хранение
- •11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
- •11.4.12 Приемка-передача документов при смене руководителя организации
- •11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •«Статья 921. Нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •11.5 Организация службы документационного обеспечения управления
- •12 Некоторые рекомендации по составлению и оформлению текстов служебных документов
- •12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
- •12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
- •12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
- •12.4 Использование предлогов в тексте документа
- •12.5 Печати и штампы
- •12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
- •12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
- •12.7 Корректурные знаки и правила их применения
- •Міністерство палива та енергетики україни Мінпаливенерго України
- •Открытое акционерное общество
- •Особые случаи сокращения слов и словосочетаний
- •2.4 То же самое, частотный интервал
- •2 Акт об уничтожении поврежденных документов от 19.09.2005 № 24 на 3 л. В 1 экз.
- •Примеры составления и оформления приказов по личному составу
- •2 Согласие профсоюзного комитета (протокол от 05.09.2005 № 10).
- •2 Протокол конкурсной комиссии от 05.09.2005 № 10.
- •2 Договор о полной материальной ответственности от 05.09.2005.
- •2 Письмо-согласование между руководителями от 04.09.2005.
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Бакая ю. С. — Бакай л. П. От 29.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Дюканя с. Ю., Дюкань л. Н,, от 28.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •Л.4.1 Временный перевод на другую работу для
- •Л.4.3 Перевод на другую работу в связи с сокращением должности (ст. 40, п. 1 кЗоТ Украины)
- •2 Приказ от 28.08.2005 № 123 «о сокращении численности...».
- •2 Медицинское заключение от 29.08.2005 № 307.
- •Л.4.5 Перевод на легкий труд беременных женщин
- •Копия свидетельства о рождении ребенка.
- •Договор о полной материальной ответственности от 06.09.2005 № .
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •2 Письмо ао «Потенциал» от 04.09.2005.
- •2 Решение профсоюзной конференции от 04.09.2005.
- •2 Решение профкома, протокол от 01.09.2005 №11.
- •Л.6.8.1 Увольнение в связи с выходом на пенсию
- •2 Копия документа о зачислении в учебное заведение.
- •2 Справка мсэк об установлении инвалидности от 02.09.2005.
- •С целью трудоустройства предложить седых Анатолию Максимовичу работу в должности инженера отдела комплектации.
- •Начальнику отдела кадров Иванову н. И. Ознакомить Седых а. М. С данным приказом под роспись.
- •Отказ Седых а. М. От другой работы (письменно).
- •Согласие профкома от 05.09.2005.
- •2 От предложенной работы Родь а. Д. Отказался (письменно).
- •Л.6.10.4 За прогул (в том числе отсутствие на работе
- •Л.6.10.5 в связи с неявкой на работу в течение более
- •2 Докладная записка начальника цеха от 01.09.2005. ЗАкт от 01.09.2005 № 7.
- •2 Приказ от 18.07.2005 № 140 об объявлении выговора за нарушение трудовых обязанностей.
- •Л.6.11.2 в случае виновных действий работника,
- •Докладная записка заведующего складом от 25.08.2005.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Протокол заседания комиссии пту № 7 от 22.08.2005.
- •Приказ от 20.08.2005 № 30 об объявлении выговора Тарану т. Т. За грубое отношение к ученикам.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Формы документов по командированию работников
- •(Найменування підприємства, установи, організації)
- •Перечень обязательных реквизитов для заполнения машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки (ркк)
- •Перелік
- •Підрозділу)
- •Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на 20 р.
- •Формы документов к разделу «формирование дел и хранение документов»
- •(Кому видані, куди видані)
- •1 Общие положения
- •2 Функции экспертной комиссии
- •3 Права экспертной комиссии
- •4 Организация работы экспертной комиссии
- •Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)
- •(Цифрами і літерами)
- •(Цифрами і літерами)
- •22 Заведующий копировально-множительным бюро
- •Библиография
Т.4
Текст примерного положения о постоянно
действующей экспертной комиссии (ЭК)
Примерное
положение
о
постоянно
действующей
экспертной
комиссии
(ЭК)
С
целью
организации
и
проведения
работы
по
экспертизе
ценности
документов,
включая
управленческую,
научно-техническую
и
другую
специальную
документацию
и
подготовки
их
к
передаче
в
ведомственный
архив
создается
постоянно
действующая
экспертная
комиссия
(ЭК).
ЭК
является
совещательным
органом,
решения
которого
вступают
в
силу
после
утверждения
их
руководством
предприятия.
ЭК
назначается
приказом
руководителя
предприятия
и
состоит
из
наиболее
квалифицированных
специалистов
под
председательством
одного
из
руководящих
работников.
В
состав
комиссии
в
обязательном
порядке
включается
работник,
ответственный
за
организацию
делопроизводства,
заведующий
архивом.
В
своей
деятельности
ЭК
руководствуется
Законом
Украины
«О
национальном
архивном
фонде
и
архивных
учреждениях»
[5], соответствующими
нормативами
по
документационному
обеспечению
управленческой
деятельности,
приказами
директора
предприятия,
инструкциями
и
указаниями
центрального
органа
исполнительной
власти
в
сфере
архивного
дела
и
делопроизводства;
типовыми
и
отраслевыми
перечнями
документов,
номенклатурой
дел
предприятия,
описями
дел,
положением
об
ЭК.
ЭК
предприятия
осуществляет
следующие
функции:
Проводит
совместно
с
архивом
ежегодный
отбор
документов
предприятия
для
дальнейшего
хранения
и
выделения
к
уничтожению,
осуществляет
контроль
за
организацией
работы
с
документами
в
аппарате
предприятия.
Вносит
предложения
об
одобрении
и
представлении
на
утверждение
в
установленном
порядке
сводных
описей
дел
(годовых
разделов)
постоянного
и
описей
дел
долговременного
(свыше
10 лет)
хранения,
в
том
числе
по
личному
составу,
актов
о
выделении
к
уничтожению
документов,
сроки
которых
истекли.
2.3 Принимает
непосредственное
участие
в
подготовке
и
рассмотре-
нии
номенклатуры
дел
предприятия,
экспертизе
ценности
и
подготовке
документов
для
последующего
хранения.
2.4
Выносит
на
рассмотрение
руководства
предприятия
предложения
об
изменении
сроков
хранения
отдельных
видов
документов,
установленных
действующими
перечнями,
и
определении
сроков
хранения
документов,
не
предусмотренных
перечнями.
ЭК
предприятия
предоставляется
право:
- 3.1 Давать
указания
специалисту,
ответственному
за
организацию
работы
с
документами,
по
вопросам
делопроизводства,
экспертизы
ценности
документов
и
подготовки
их
к
передаче
в
архив
предприятия.
Требовать
от
руководства
предприятия
розыска
отсутствующих
дел,
подлежащих
передаче
на
хранение
в
архив,
и
представления
письменного
объяснения
в
случае
их
утраты.
Приглашать
в
качестве
консультантов
и
экспертов
на
заседания
ЭК
специалистов
в
области
документационного
обеспечения
управления
и
архивоведения.
3.4 Запрашивать
от
специалистов
предприятия
сведения
и
заключе-
ния,
необходимые
для
определения
ценности
и
сроков
хранения
доку-
ментов.
3.5 Информировать
руководство
предприятия
по
вопросам,
входящим
в
компетенцию
ЭК.
ЭК
работает
по
плану,
утвержденному
руководителем
предприятия,
и
отчитывается
перед
ним
о
своей
работе.
Вопросы,
относящиеся
к
деятельности
и
компетенции
ЭК,
рассматриваются
на
ее
заседаниях,
которые
проводятся
по
мере
надобности,
но
не
реже
2-х
раз
в
год.
Решения
ЭК
принимаются
большинством
голосов.
Заседания
ЭК
протоколируются.
Документирование
деятельности
ЭК
предприятия
и
формирование
дел,
отложившихся
в
результате
ее
деятельности,
возлагается
на
секретаря
комиссии.1 Общие положения
2 Функции экспертной комиссии
3 Права экспертной комиссии
4 Организация работы экспертной комиссии
Т.5
Акт о недостаче архивных дел (документов)
|П
Формат
А4
(210 мм
х
297 мм)
Найменування
установи
АКТ
№
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол
ЕПК*1
державного
архіву
Протокол
ЕК
установи
від № від №
Т.6
Акт о
выделении к уничтожению дел (документов),
не подлежащих хранению
Формат
А4
(210 мм
х
297 мм)
Найменування
установи
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ
№ Посада
керівника
установи
Підпис
Розшифровка
підпису
(місце
складання)
Дата
Про
виділення
до
знищення
справ
(документів),
що
не
підлягають
зберіганню
На
підставі
(назва
і вихідні дані переліку документів із
зазначенням строків
ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада
керівника
установи
Підпис
Розшифровка
підпису
Дата
(місце
складання) про
нестачу
архівних
справ
(документів)
У
результаті установлено
нестачу
(назва
заходів)
архівних
справ
(документів),
що
перелічені
нижче.
Заходи
щодо
розшуку
справ
(документів)
позитивних
наслідків
не
дали,
у
зв'язку
з
чим
вважаємо
можливим
зняти
з
обліку.
Зміст
утрачених
справ
(документів)
може
бути
частково
відтворений
такими
справами
(документами):
(номери
справ, аркушів, їх заголовки)
Керівник
архіву
(особа,
відповідальна
за
архів
установи,
або
особа,
відповідальна
за
діловодство
в
структурному
підрозділі) Підпис
Розшифровка
підпису
Керівник
служби
документаційного
забезпечення
управління Підпис
Розшифровка
підпису
Дата
Разом
справ
за роки
(цифрами
і
літерами)
Т.
7
Внутренняя
опись документов дела
Формат
А4
(210
мм
х
297 мм)
Описи
справ
постійного
(тривалого)
зберігання
за роки
затверд-
жені,
а
з
особового
складу
погоджені
з
ЕПК
(ЕК)
(найменування
державного архіву або органу вищого
рівня)
(протокол
від № ).
Посада
особи,
яка
проводила
експертизу
цінності
документів Підпис
Розшифровка
підпису
Дата
внутрішній
опис
документів
справи
№
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол
ЕПК
(ЕК)
державного
архіву
Протокол
ЕК
установи
від № від №
_
(цифрами
і літерами)
Документи
в
кількості справ
(цифрами
і літерами)
вагою кг
здано
в
(найменування
установи)
на
переробку
за
приймально-здавальною
Посада
особи,
яка
склала
внутрішній
опис
документів
справи Підпис
Розшифровка
підпису
Дата
накладною
від № або
знищено
шляхом
спалення.
Посада
особи,
яка
здала
(знищила)
документи Підпис Розшифровка
підпису
Дата