- •Предисловие
- •12 Некоторые рекомендации
- •8.2 Образец углового бланка
- •Введение
- •1 Документирование управленческой информации
- •1.1 Системы документации
- •1.2 Классификация документов
- •2 Составление и оформление документов
- •2.2 Датирование документа
- •2.3 Адресование документа
- •2.4 Согласование документа
- •36 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •2.5 Удостоверение документа
- •2.6 Текст документа
- •2.7 Отметки на документах
- •2.8 Требования к бланкам документов и размещению реквизитов
- •2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств
- •2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
- •3 Требования к тексту документа
- •3.1 Построение документа
- •3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
- •3.1.2 Заголовки
- •3.1.3 Нумерация структурных элементов
- •3.1.4 Перечисления
- •3.1.5 Структурные элементы сложных документов
- •3.1.5.1 «Предисловие»
- •3.1.5.2 «Содержание»
- •3.1.5.3 «Введение»
- •3.1.5.4 «Приложения»
- •3.2 Изложение текста документа 3.2.1 основные положения
- •3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
- •3.2.3 Сноски
- •3.2.4 Примечания
- •3.2.5 Ссылки
- •3.2.6 Примеры
- •3.2.7 Сокращения
- •3.2.8 Условные обозначения
- •3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
- •80 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •3.2.10 Оформление иллюстраций
- •3.2.11 Представление формул в тексте документа
- •3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения. Правила написания и печати
- •1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
- •4 Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •4.1 Устав
- •4.2 Положения
- •4.3 Инструкции
- •4.4 Структура и штатная численность
- •4.5 Штатное расписание
- •4.6 Приказы
- •112 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •4.7 Выписка из приказа
- •5 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1 Подготовка и проведение совещаний
- •5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
- •5.3 Выписка из протокола
- •5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола
- •Протокол
- •5.4.2 Форма выписки из протокола Наименование предприятия выписка из протокола
- •6 Информационно-справочные документы. Составление и оформление
- •6.1 Справки
- •Товариство «Харківський завод будмаш» № 05508863
- •6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
- •Служебная записка
- •6.3 Акты
- •6.4 Служебные письма
- •6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы
- •7 Оформление документов по личному составу
- •7.1 Заявления
- •7.2 Приказы по личному составу
- •7.3 Классификатор профессий дк 003:2005
- •7.4 Документы личного происхождения
- •Доверенность
- •Расписка
- •Автобиография
- •7.5 Командирование работников
- •8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •9 Организация работы со служебными документами
- •9.1 Документооборот в организации
- •9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
- •9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
- •10 Контроль исполнения документов
- •10.1 Сроки исполнения документов
- •10.2 Организация контроля исполнения документов
- •11 Формирование дел и хранение документов
- •11.1 Составление номенклатуры дел
- •11.2 Формирование дел
- •11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
- •11.4 Подготовка документов к хранению
- •11.4.1 Экспертиза ценности документов
- •11.4.2 Оформление дел
- •11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
- •11.4.4 Составление заверительной надписи дела
- •11.4.5 Переплет дел
- •11.4.6 Оформление обложек дел
- •11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
- •11.4.8 Составление описи дел по личному составу
- •11.4.9 Передача дел в архив организации
- •11.4.10 Передача документов на государственное хранение
- •11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
- •11.4.12 Приемка-передача документов при смене руководителя организации
- •11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •«Статья 921. Нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •11.5 Организация службы документационного обеспечения управления
- •12 Некоторые рекомендации по составлению и оформлению текстов служебных документов
- •12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
- •12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
- •12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
- •12.4 Использование предлогов в тексте документа
- •12.5 Печати и штампы
- •12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
- •12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
- •12.7 Корректурные знаки и правила их применения
- •Міністерство палива та енергетики україни Мінпаливенерго України
- •Открытое акционерное общество
- •Особые случаи сокращения слов и словосочетаний
- •2.4 То же самое, частотный интервал
- •2 Акт об уничтожении поврежденных документов от 19.09.2005 № 24 на 3 л. В 1 экз.
- •Примеры составления и оформления приказов по личному составу
- •2 Согласие профсоюзного комитета (протокол от 05.09.2005 № 10).
- •2 Протокол конкурсной комиссии от 05.09.2005 № 10.
- •2 Договор о полной материальной ответственности от 05.09.2005.
- •2 Письмо-согласование между руководителями от 04.09.2005.
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Бакая ю. С. — Бакай л. П. От 29.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Дюканя с. Ю., Дюкань л. Н,, от 28.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •Л.4.1 Временный перевод на другую работу для
- •Л.4.3 Перевод на другую работу в связи с сокращением должности (ст. 40, п. 1 кЗоТ Украины)
- •2 Приказ от 28.08.2005 № 123 «о сокращении численности...».
- •2 Медицинское заключение от 29.08.2005 № 307.
- •Л.4.5 Перевод на легкий труд беременных женщин
- •Копия свидетельства о рождении ребенка.
- •Договор о полной материальной ответственности от 06.09.2005 № .
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •2 Письмо ао «Потенциал» от 04.09.2005.
- •2 Решение профсоюзной конференции от 04.09.2005.
- •2 Решение профкома, протокол от 01.09.2005 №11.
- •Л.6.8.1 Увольнение в связи с выходом на пенсию
- •2 Копия документа о зачислении в учебное заведение.
- •2 Справка мсэк об установлении инвалидности от 02.09.2005.
- •С целью трудоустройства предложить седых Анатолию Максимовичу работу в должности инженера отдела комплектации.
- •Начальнику отдела кадров Иванову н. И. Ознакомить Седых а. М. С данным приказом под роспись.
- •Отказ Седых а. М. От другой работы (письменно).
- •Согласие профкома от 05.09.2005.
- •2 От предложенной работы Родь а. Д. Отказался (письменно).
- •Л.6.10.4 За прогул (в том числе отсутствие на работе
- •Л.6.10.5 в связи с неявкой на работу в течение более
- •2 Докладная записка начальника цеха от 01.09.2005. ЗАкт от 01.09.2005 № 7.
- •2 Приказ от 18.07.2005 № 140 об объявлении выговора за нарушение трудовых обязанностей.
- •Л.6.11.2 в случае виновных действий работника,
- •Докладная записка заведующего складом от 25.08.2005.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Протокол заседания комиссии пту № 7 от 22.08.2005.
- •Приказ от 20.08.2005 № 30 об объявлении выговора Тарану т. Т. За грубое отношение к ученикам.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Формы документов по командированию работников
- •(Найменування підприємства, установи, організації)
- •Перечень обязательных реквизитов для заполнения машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки (ркк)
- •Перелік
- •Підрозділу)
- •Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на 20 р.
- •Формы документов к разделу «формирование дел и хранение документов»
- •(Кому видані, куди видані)
- •1 Общие положения
- •2 Функции экспертной комиссии
- •3 Права экспертной комиссии
- •4 Организация работы экспертной комиссии
- •Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)
- •(Цифрами і літерами)
- •(Цифрами і літерами)
- •22 Заведующий копировально-множительным бюро
- •Библиография
Пример
Председатель
комиссии Подпись В. С. Пономарепко
Члены
комиссии Подпись А. В. Иванов
Подпись
Г. А. Петров Подпись Н. И. Сидоров
При
наличии особого мнения у составителей
акта или присутствующих его излагают
ниже подписей на первом экземпляре
акта или на отдельном листе. В последнем
случае в акте рядом с подписью делается
отметка «с учетом особого мнения
(прилагается)».
Некоторые
виды актов требуют утверждения. Например,
акт о создании (ликвидации) организации
утверждается руководителем
вышестоящего органа (министром), акт
принятия выполненных подрядных работ
— руководителем организации. Утверждение
оформляется грифом в соответствии с
ДСТУ 4163 [40]
(см.
2.5).
Образцы
оформления актов приведены в приложениях
К.1, Т.5, Т.6 и Т.П.
■
Служебные
письма являются одним из наиболее
распространенных видов документов
и служат средством общения — установления
служебных контактов, обмена информацией
между организациями. Путем переписки
ведутся переговоры, согласуются вопросы,
выясняются отношения между партнерами,
излагаются претензии ит. п. Деловая
переписка предусматривает связь между
юридическими лицами в качестве адресата
и адресанта или между юридическими и
физическими лицами, которые также могут
быть как отправителями, так и получателями
корреспонденции.
По
функциональному признаку служебные
письма делятся на такие, которые требуют
письма-ответа, и такие, которые его не
требуют.
К
письмам,
которые требуют ответа, относятся:
• письма-просьбы;
• письма-обращения; • письма-запросы;
• письма-предложения; • письма-требования.
Среди
писем,
которые не требуют ответа, —
• письма-подтверждения; •
письма-напоминания; • письма-уведомлеиия;
• письма-предупреждения;
• письма-отказы; • сопроводительные
письма; • гарантийные письма; •
информационные письма.
Служебные
письма рекомендуется оформлять только
в том случае, когда невозможно решить
вопрос в устном общении (при личной
встрече или по телефону).
Служебные
письма пишут на специальных бланках,
которые так и называются — «угловой
бланк письма организации» и «продольный
бланк письма организации» в зависимости
от размещения реквизитов и границ зон
на бланке, или оформляют на чистом листе
бумаги. В последнем случае оставляют
место вверху слева для оттиска углового
штампа адресанта. В зависимости от
объема текста используют листы или
бланки формата А4 или А5.
Бланк
письма в зависимости от учредительных
документов организации содержит
реквизиты:
— изображение
Государственного Герба Украины, Герба
Автономной Республики Крым
— изображение
эмблемы организации или товарного
знака (знака обслуживания)
— изображение
наград
— код
организации
— наименование
вышестоящей организации
— наименование
организации
— наименование
структурного подразделения организации
— справочные
данные об организации.
Кроме
того, на бланке письма рекомендуется
размещать ограничительные отметки
для реквизитов 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.
Реквизиты
(01) — (09) печатаются типографским
способом. Стандартом ДСТУ 4163 [40]
разрешено
изготовлять бланки с помощью
компьютерной техники.
Служебное
письмо является единственным документом,
па6.4 Служебные письма
котором
не ставится реквизит «название вида
документа (10)»; то есть слово «Письмо».
Реквизиты
служебного письма:
— дата
(проставляется в день подписания
документа);
-
регистрационный индекс (проставляется
в день подписания документа);
-
ссылка на регистрационный индекс и
дату документа,
на
который дается ответ;
-
гриф ограничения доступа к документу
(при необходимости);
— адресат;
— резолюция;
— заголовок
к тексту;
— отметка
о контроле;
— текст
документа;
-
отметка о наличии приложений (при
необходимости);
— подпись;
-
визы (оформляются на 2-м экз. письма,
остающемся у адресанта);
— оттиск
печати (при необходимости);
— фамилия
исполнителя и номер его телефона;
— отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело (проставляется от руки после
исполнения документа);
— отметка
о наличии документа в электронной
форме;
— отметка
о поступлении документа в организацию
(проставляется адресатом в день
поступления документа).
Оформление
реквизитов подробно рассмотрено в
разделе 2.
Остановимся
на особенностях некоторых реквизитов.
Ссылка
на регистрационный индекс и дату
входящего документа (реквизит 13)
имеется только на бланке для писем.
Этот реквизит не следует повторять в
тексте. Фраза «На Ваш
от сообщаем
следующее...»
является"
лишней. Хотя в письмах-ответах
регистрационный индекс и дата входящего
письма должны быть проставлены
обязательно в специально отведенном
для этого месте. Ссылочная дата и
номер переписываются составителем
ответа из
инициативного
письма цифровым способом и должны иметь
следующий вид:
на
№ 05-14/122 от 03.07.2005
Слово
«год» или сокращение «г.» не проставляется.
Такая запись позволяет при получении
письма-ответа легко и быстро найти
копию письма-запроса. В пашем примере
экспедиция должна направить письмо-ответ
в структурное подразделение, имеющее
индекс 05,
а
секретарь по номеру дела в номенклатуре
— 14
и
номеру документа — 122
найдет
копию письма, на которое пришел ответ.
Текст
письма должен четко отражать причину
и цель его написания, раскрывать
суть дела, содержать убедительные
аргументы. Все аспекты рассматриваемого
вопроса необходимо излагать сжато, но
в достаточной мере полно.
Изложение
текста письма должно быть лаконичным,
логически последовательным и корректным.
Не менее важным для текста письма
является соответствие литературным
нормам.
Письмо
в основном должно быть посвящено одному
вопросу, поскольку это значительно
упрощает и ускоряет все операции по
обработке, поиску, исполнению и хранению
документа. Несколько вопросов в
одном письме можно затрагивать тогда,
когда они взаимосвязаны.
Содержание
служебного письма состоит из таких
логических элементов: вступления,
доказательств, выводов и заключения.
Какие из перечисленных элементов
необходимы в каждом конкретном
случае, составитель письма должен
определить сам.
Вступление
должно содержать изложение причин или
непосредственного повода, обусловивших
появление письма. Часто вступлением
служит ссылка на решение вышестоящего
органа. Например:
«В
соответствии
с решением наблюдательного совета
правление АО информирует заинтересованные
организации о...», или
«С
целью
выполнения распоряжения...».
В
доказательной части приводятся факты,
цифровые дан-