Делопроизводство, каким оно должно быть 5

© Видавничий будинок «Фактор», 2007

Предисловие

Написание этой книги обусловлено несколькими обстоятель­ствами:

во-первых, желанием познакомить читателей с новыми на­циональными стандартами, введенными в Украине в области делопроизводства, и изменениями в действующих нормативных документах, а также убедить сомневающихся в практической необ­ходимости и полезности соблюдения требований и рекомендаций этих нормативных документов;

во-вторых, стремлением помочь разобраться с непомерно раз­росшимся количеством бумаг, которые поглощают все больше и больше времени и которые, тем не менее, необходимо прочитать, осмыслить, составить на их основе новые документы и оформить их, не упустив в спешке те элементы, которые делают документ безупречным в правовом отношении и придают ему юридическую силу;

в-третьих, многочисленными неточностями и несоответствиями стандартам, которые сегодня встречаются в печатных изданиях и периодической печати, в деловых бумагах;

и, наконец, возросшей потребностью у читателя в такой спе­циальной литературе.

Предлагаемое пособие построено на изучении действующих на­циональных стандартов, законодательных и других нормативных актов, обобщении существующей практики работы с документами. В частности, учтены требования ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа» (действующего с 01.07.2005Л ДСТУ 1.5:2003 «Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів» (действующего с 01.07.2003), ДСТУ 3582-97 «Сокращение слов в украинском языке в биб­лиографическом описании» (действующего с 01.07.1998), ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» (действующего с 01.09.2003), Класифікатора професій ДК 003:2005 (действующего с 01.04.2006), ДК 010-98

ISBN 978-966-312-571-8

" Наименования организаций, фамилии, адреса и некоторые другие сведения являются условными и приведены для иллюстрации оформления реквизитов документов.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 15

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ 17

1. Системы документации 17

2. Классификация документов 20

2 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 23

2.1 Реквизиты документов,

правила оформления и размещения 24

2. Датирование документа 28

3. Адресование документа 30

4. Согласование документа 33

5. Удостоверение документа 36

6. Текст документа 40

7. Отметки на документах 41

8. Требования к бланкам документов

и размещению реквизитов 45

2.9 Требования к документам, изготовляемым

с помощью печатных устройств 49

2.10 Рекомендации по оформлению документов

с помощью ПК 51

3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 55

3.1 Построение документа 55

3.1.1 Деление текста документа

на структурные элементы 55

2. Заголовки 56

3. Нумерация структурных элементов 56

3.2 Изложение текста документа 63

1. Основные положения 63

2. Наименования организаций, продукции

и их сокращения 66

3. Сноски 68

4. Примечания 69

5. Ссылки 70

6. Примеры 72

7. Сокращения 72

8. Условные обозначения 79

9. Использование таблиц и правила

их заполнения 79

10. Оформление иллюстраций 90

11. Представление формул

в тексте документа 91

3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения.

Правила написания и печати 93

4 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 102

1. Устав 102

2. Положения 104

3. Инструкции 106

4. Структура и штатная численность 110

5. Штатное расписание 110

6. Приказы 111

7. Выписка из приказа 116

5 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ 117

5.1 Подготовка и проведение совещаний 117

5.2 Подготовка и оформление документов.

Протокол 120

3. Выписка из протокола 127

4. Образцы форм протокола

и выписки из протокола 127

1. Форма протокола 127

2. Форма выписки из протокола 129

6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СОСТАВЛЕНИЕ

И ОФОРМЛЕНИЕ 130

1. Справки 130

2. Докладные, пояснительные

и служебные записки 133

3. Акты 136

4. Служебные письма 140

5. Телеграммы, телефонограммы, факсы 145

7 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 153

1. Заявления 153

2. Приказы по личному составу 159

3. Классификатор профессий ДК 003:2005 162

4. Документы личного происхождения 171

5. Командирование работников 176

8 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ

И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН 178

9 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 184

1. Документооборот в организации 184

2. Прием, рассмотрение и регистрация документов 186

3. Порядок обработки и отправки исходящих документов 189