- •Предисловие
- •12 Некоторые рекомендации
- •8.2 Образец углового бланка
- •Введение
- •1 Документирование управленческой информации
- •1.1 Системы документации
- •1.2 Классификация документов
- •2 Составление и оформление документов
- •2.2 Датирование документа
- •2.3 Адресование документа
- •2.4 Согласование документа
- •36 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •2.5 Удостоверение документа
- •2.6 Текст документа
- •2.7 Отметки на документах
- •2.8 Требования к бланкам документов и размещению реквизитов
- •2.9 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств
- •2.10 Рекомендации по оформлению документов с помощью пк
- •3 Требования к тексту документа
- •3.1 Построение документа
- •3.1.1 Деление текста документа на структурные элементы
- •3.1.2 Заголовки
- •3.1.3 Нумерация структурных элементов
- •3.1.4 Перечисления
- •3.1.5 Структурные элементы сложных документов
- •3.1.5.1 «Предисловие»
- •3.1.5.2 «Содержание»
- •3.1.5.3 «Введение»
- •3.1.5.4 «Приложения»
- •3.2 Изложение текста документа 3.2.1 основные положения
- •3.2.2 Наименования организаций, продукции и их сокращения
- •3.2.3 Сноски
- •3.2.4 Примечания
- •3.2.5 Ссылки
- •3.2.6 Примеры
- •3.2.7 Сокращения
- •3.2.8 Условные обозначения
- •3.2.9 Использование таблиц и правила их заполнения
- •80 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •3.2.10 Оформление иллюстраций
- •3.2.11 Представление формул в тексте документа
- •3.2.12 Обозначения физических величин и единиц физических величин. Числовые значения. Правила написания и печати
- •1 Моль, 2 моль, 10 моль; 1 бэр, 4 бэр, 7 бэр
- •4 Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •4.1 Устав
- •4.2 Положения
- •4.3 Инструкции
- •4.4 Структура и штатная численность
- •4.5 Штатное расписание
- •4.6 Приказы
- •112 Делопроизводство, каким оно должно быть
- •4.7 Выписка из приказа
- •5 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1 Подготовка и проведение совещаний
- •5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол
- •5.3 Выписка из протокола
- •5.4 Образцы форм протокола и выписки из протокола
- •Протокол
- •5.4.2 Форма выписки из протокола Наименование предприятия выписка из протокола
- •6 Информационно-справочные документы. Составление и оформление
- •6.1 Справки
- •Товариство «Харківський завод будмаш» № 05508863
- •6.2 Докладные, пояснительные и служебные записки
- •Служебная записка
- •6.3 Акты
- •6.4 Служебные письма
- •6.5 Телеграммы, телефонограммы, факсы
- •7 Оформление документов по личному составу
- •7.1 Заявления
- •7.2 Приказы по личному составу
- •7.3 Классификатор профессий дк 003:2005
- •7.4 Документы личного происхождения
- •Доверенность
- •Расписка
- •Автобиография
- •7.5 Командирование работников
- •8 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •9 Организация работы со служебными документами
- •9.1 Документооборот в организации
- •9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов
- •9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
- •10 Контроль исполнения документов
- •10.1 Сроки исполнения документов
- •10.2 Организация контроля исполнения документов
- •11 Формирование дел и хранение документов
- •11.1 Составление номенклатуры дел
- •11.2 Формирование дел
- •11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации
- •11.4 Подготовка документов к хранению
- •11.4.1 Экспертиза ценности документов
- •11.4.2 Оформление дел
- •11.4.3 Составление внутренней описи документов дела
- •11.4.4 Составление заверительной надписи дела
- •11.4.5 Переплет дел
- •11.4.6 Оформление обложек дел
- •11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации
- •11.4.8 Составление описи дел по личному составу
- •11.4.9 Передача дел в архив организации
- •11.4.10 Передача документов на государственное хранение
- •11.4.11 Государственная регистрация документов национального архивного фонда, хранящихся в архиве организации
- •11.4.12 Приемка-передача документов при смене руководителя организации
- •11.4.13 Ответственность за нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •«Статья 921. Нарушение законодательства о национальном архивном фонде и архивных учреждениях
- •11.5 Организация службы документационного обеспечения управления
- •12 Некоторые рекомендации по составлению и оформлению текстов служебных документов
- •12.1 Краткий словарь трудностей русского языка
- •12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства
- •12.3 Употребление прописных букв в середине предложения
- •12.4 Использование предлогов в тексте документа
- •12.5 Печати и штампы
- •12.5.1 Порядок применения печатей и штампов
- •12.6 Оформление документов, которые должны быть прошиты и заверены
- •12.7 Корректурные знаки и правила их применения
- •Міністерство палива та енергетики україни Мінпаливенерго України
- •Открытое акционерное общество
- •Особые случаи сокращения слов и словосочетаний
- •2.4 То же самое, частотный интервал
- •2 Акт об уничтожении поврежденных документов от 19.09.2005 № 24 на 3 л. В 1 экз.
- •Примеры составления и оформления приказов по личному составу
- •2 Согласие профсоюзного комитета (протокол от 05.09.2005 № 10).
- •2 Протокол конкурсной комиссии от 05.09.2005 № 10.
- •2 Договор о полной материальной ответственности от 05.09.2005.
- •2 Письмо-согласование между руководителями от 04.09.2005.
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Бакая ю. С. — Бакай л. П. От 29.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •Справка о медосмотре от 27.08.2005 № 108.
- •Письменное согласие матери Дюканя с. Ю., Дюкань л. Н,, от 28.08.2005.
- •Согласие профкома (протокол от 05.09.2005 № 15).
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •Л.4.1 Временный перевод на другую работу для
- •Л.4.3 Перевод на другую работу в связи с сокращением должности (ст. 40, п. 1 кЗоТ Украины)
- •2 Приказ от 28.08.2005 № 123 «о сокращении численности...».
- •2 Медицинское заключение от 29.08.2005 № 307.
- •Л.4.5 Перевод на легкий труд беременных женщин
- •Копия свидетельства о рождении ребенка.
- •Договор о полной материальной ответственности от 06.09.2005 № .
- •05.09.2005 Г. Харьков № 407-лс
- •2 Письмо ао «Потенциал» от 04.09.2005.
- •2 Решение профсоюзной конференции от 04.09.2005.
- •2 Решение профкома, протокол от 01.09.2005 №11.
- •Л.6.8.1 Увольнение в связи с выходом на пенсию
- •2 Копия документа о зачислении в учебное заведение.
- •2 Справка мсэк об установлении инвалидности от 02.09.2005.
- •С целью трудоустройства предложить седых Анатолию Максимовичу работу в должности инженера отдела комплектации.
- •Начальнику отдела кадров Иванову н. И. Ознакомить Седых а. М. С данным приказом под роспись.
- •Отказ Седых а. М. От другой работы (письменно).
- •Согласие профкома от 05.09.2005.
- •2 От предложенной работы Родь а. Д. Отказался (письменно).
- •Л.6.10.4 За прогул (в том числе отсутствие на работе
- •Л.6.10.5 в связи с неявкой на работу в течение более
- •2 Докладная записка начальника цеха от 01.09.2005. ЗАкт от 01.09.2005 № 7.
- •2 Приказ от 18.07.2005 № 140 об объявлении выговора за нарушение трудовых обязанностей.
- •Л.6.11.2 в случае виновных действий работника,
- •Докладная записка заведующего складом от 25.08.2005.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Протокол заседания комиссии пту № 7 от 22.08.2005.
- •Приказ от 20.08.2005 № 30 об объявлении выговора Тарану т. Т. За грубое отношение к ученикам.
- •Согласие профкома, протокол от 02.09.2005 № 11.
- •Формы документов по командированию работников
- •(Найменування підприємства, установи, організації)
- •Перечень обязательных реквизитов для заполнения машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки (ркк)
- •Перелік
- •Підрозділу)
- •Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на 20 р.
- •Формы документов к разделу «формирование дел и хранение документов»
- •(Кому видані, куди видані)
- •1 Общие положения
- •2 Функции экспертной комиссии
- •3 Права экспертной комиссии
- •4 Организация работы экспертной комиссии
- •Засвідчувальний напис справи № (розділу опису)
- •(Цифрами і літерами)
- •(Цифрами і літерами)
- •22 Заведующий копировально-множительным бюро
- •Библиография
Регистрация
документа —
это внесение в учетные формы кратких
сведений о служебном документе с
указанием регистрационного индекса и
даты регистрации.
Регистрация
документов ведется с целью обеспечения
их учета, контроля исполнения и
оперативного использования имеющейся
в документах информации.
Место
регистрации документов определяется
в инструкции по делопроизводству
организации, к которой прилагается
утвержденный руководителем организации
перечень документов, которые не
подлежат регистрации делопроизводственной
службой. Примерный перечень документов,
не подлежащих регистрации, приведен в
приложении Р.1.
Регистрации
подлежат документы, которые требуют
учета, исполнения и использования в
справочных целях (организационно-распорядительные,
плановые, отчетно-статистические,
бухгалтерско-учетные, финансовые и
др.), как те, что создаются и используются
в организации, так и те, что поступают
от других организаций и граждан.
Регистрации
подлежат документы как традиционные
машинописные (рукописные), так и
созданные с помощью ПК.
Основным
принципом регистрации является
однократность. Всякий документ
регистрируется в данной организации
только один раз: входящие — в день
поступления или не позднее следующего
дня, если документ поступил в нерабочее
время, созданные — в день подписания
или утверждения. В случае передачи
зарегистрированного документа из
одного структурного подразделения в
другое он повторно не регистрируется.
Документы
регистрируются в пределах групп в
зависимости от названия вида, автора
и содержания. Например, отдельно
регистрируются приказы по основной
деятельности; приказы о приеме, переводе,
увольнении, поощрении, совместительстве
работников; приказы (распоряжения) о
предоставлении отпусков; приказы о
наложении взыскания на работника;
приказы (распоряжения) о командировании
работников; решения коллегиальных
органов; акты ревизий финансово-хозяйственной
деятельности, бухгалтерские документы;
заявки на материально-техническое
обеспечение и др.
Во
время регистрации документу присваивается
условное обозначение — регистрационный
индекс.
Регистрационный
индекс документа —
цифровое или алфавитно-цифровое
обозначение, присвоенное служебному
документу во время его регистрации.
Регистрационный
индекс состоит из порядкового номера
в пределах группы документов, которые
регистрируются. Порядковый номер можно
дополнять по решению организации
индексом дела но номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителе
и др.
Для
регистрации всех документов используется
единая реги-страционно-контрольная
карточка, пригодная для обработки ПК
(приложение Р.2).
Журнальная
форма регистрации документов допускается
в организациях с объемом документооборота
до 500 — 600 документов в год (приложения
Р.З, Р.4).
Количество
экземпляров карточек определяется
числом картотек, которые ведутся в
организации. Выбор вида и определение
количества картотек должны отвечать
конкретным потребностям организации.
■
Исходящие
документы, в том числе изготовленные
на ПК, обрабатываются и отправляются
централизованно в день их получения
от структурных подразделений или не
позднее следующего рабочего дня.
Не
допускается отправление или передача
документов без их регистрации в
канцелярии.
Во
время приемки от исполнителей исходящих
документов обязательно проверяются:
правильность
оформления документа и размещения на
нем всех реквизитов;
правильность
указания адреса;
наличие
всех необходимых подписей на документе
и приложениях к нему;
наличие
виз на копии документа, которая остается
в деле организации;9.3 Порядок обработки и отправки исходящих документов
наличие
на документе отметки о приложениях;
соответствие
количества экземпляров количеству
адресатов.
На
оригиналах документов, подлежащих
возврату, на верхнем правом иоле первой
страницы проставляется штамп «Подлежит
возврату».
Документы,
направляемые одновременно одному и
тому же адресату, вкладываются в один
конверт. На конверте проставляются
регистрационные номера всех документов,
которые находятся в конверте.
В
регистрационной карточке или в журнале
указываются номер исходящего
документа, дата регистрации, заголовок
(краткое содержание) документа и номер
дела, в котором будет храниться его
копия.
Документы,
которые доставляются курьером, передаются
местным адресатам иод роспись в
разносной книге.
Оригиналы
приказов, планов, отчетов, протоколов
и т. п. остаются в организациях,
которые являются авторами этих
документов. В другие организации
отсылаются их заверенные копии.
Документы,
изготовленные на ПК, отсылаются с
сопроводительным письмом в упаковке,
отвечающей техническим требованиям
сохранности носителей записанной на
них информации. Копия сопроводительного
письма подшивается в дело на общих
основаниях.
Исходящие
документы и другие почтовые отправления
структурные подразделения и отдельные
исполнители должны передавать в
канцелярию в часы, установленные
инструкцией по делопроизводству данной
организации.
■
■
Исполнение
документа — это вид управленческой
деятельности, содержание, характер,
сроки исполнения и исполнители которой
обусловлены документной информацией.
Контроль
исполнения документа —
это
совокупность процессов, которые
обеспечивают своевременное исполнение
документов0.
Контролю
подлежат зарегистрированные документы,
содержащие задание.
Обязательно
контролируется исполнение законов
Украины, постановлений Верховной Рады
Украины, указов, распоряжений и поручений
Президента Украины, постановлений и
распоряжений Кабинета Министров
Украины, поручений Премьер-министра
Украины, запросов и обращений народных
депутатов Украины. Организацию контроля
исполнения заданий высших законодательных
и исполнительных органов власти
осуществляют заместители руководителя
в соответствии с распределением
обязанностей.
Ответственность
за исполнение документа несут лица,
указанные в распорядительном
документе (приказе, распоряжении,
решении и др.), в резолюции руководителя
на документе и непосредственные
исполнители. Если в резолюции указано
несколько лиц, то ответственным за
организацию выполнения является
работник, который в резолюции указан
первым.
Контроль
исполнения документов по существу
затронутых в них вопросов осуществляют
руководители организации, их помощники
(референты), руководители структурных
подразделений.
Непосредственный
контроль исполнения
организационно-распорядительных
документов возлагается на специально
созданную контрольную группу, входящую
в состав управления делами, общего
отдела, канцелярии или на специально
назначенное лицо.
"
Діловодство
й
архівна
справа.
Терміни
та
визначення
понять:
ДСТУ 2732:2004. - К.: Держспоживстандарт
України, 2005
[33].10 Контроль исполнения документов