9.2 Прием, рассмотрение и регистрация документов

Прием и первичная обработка документов проходят централизо­ванно в подразделении документационной службы — экспедиции. Корреспонденция доставляется в экспедицию почтальоном. В не­рабочее время корреспонденцию принимает дежурный работник организации. Ошибочно доставленная корреспонденция возвраща­ется на почту. Корреспонденция может поступать в экспедицию от посетителей, а также от курьеров других организаций.

В экспедиции вся корреспонденция вскрывается, кроме писем в общественные организации предприятия и писем с пометкой «лично». В случае повреждения конверта производится отметка в почтовом реестре. После вскрытия конверта и обнаружения неправильно оформленных (неподписанных, незаверенных), поврежденных или отправленных не но адресу документов и других несоответствий на нижнем поле последнего листа де­лается соответствующая отметка, и документы возвращаются отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа или когда установлено несоответствие индекса документа индексу на конверте, а также при получении личных или доплатных писем. Во всех случаях сохраняются конверты писем граждан.

На всех подлежащих регистрации документах (в том числе теле­

граммах, телетайпограммах и др.) проставляется регистрационный (входящий) штамп, который содержит сокращенное наименование организации и обозначенные места для проставления текущей даты (при необходимости — часов и минут) и регистрационного индекса. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте. Форма регистрационного штампа следующая:

Размер 46 мм х 46 мм

Все документы, поступившие в организацию, подлежат обяза­тельному предварительному рассмотрению. Предварительное рас­смотрение и распределение поступивших документов выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы (зав. канцелярией, референтом), которые хорошо знают структуру организации, функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Лицо, которому поручено предварительное рассмотрение посту­пивших документов, знакомится с их содержанием и распределяет их по назначению: руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от затронутых в документах вопро­сов; определяет необходимость регистрации документов.

Руководителю организации и его заместителям направляют­ся наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности организации. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя организации, распределяются по структурным подразделениям. На документе указывается под­разделение или фамилия специалиста, такая помета имеет силу резолюции руководителя.

Предварительное рассмотрение документов должно осуще­ствляться в день получения или на следующий день, в случае поступления их в нерабочее время.

Наименование организации

дата индекс