Личные счета работников организации, ведомости начисления заработной платы и другие аналогичные документы системати­зируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке или помесячно.

Методическое руководство и контроль формирования дел в организации и в ее структурных подразделениях осуществляет служба документациопного обеспечения управления.

11.3 Временное хранение документов в структурных подразделениях организации

Документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив организации хранятся по месту формирования дел.

В целях повышения оперативности поиска документов дела в шкафах располагают в соответствии с номенклатурой дел, по присвоенному в ней индексу, который указывают на корешке обложки дела.

Сохранность документов и дел в структурных подразделениях обеспечивают руководители этих подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в шкафах и столах, которые закрываются.

Магнитные ленты и фонограммы заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря, который несет ответственность за их сохранность. На ленте и коробке делается отметка о дате заседания и времени записи.

Документы, созданные с помощью ПК, хранятся на общих основаниях.

Выдача дел во временное пользование другим подразделе­ниям организации или другим организациям осуществляется с разрешения руководителя. На выданное дело заводится карточ­ка-заменитель дела (приложение Т.З), в которой указываются название дела, его индекс по номенклатуре, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.

Экспертиза ценности документов предусматривает всесторон­нее изучение документов с целью оценки их научного, истори­ко-культурного значения. Выводы экспертизы являются единст­венным основанием для включения документов в Национальный архивный фонд, а также для установления сроков хранения документов.

Принципы, по которым проводится экспертиза ценности до­кументов, это:

• принцип объективности — когда в основу оценки доку­ментов берутся объективно существующие факторы содержания, значимости фоидообразователей (далее — авторов), юридической силы документов, их оригинальности, времени создания, повто­ряемости информации в других документах;

• принцип историзма, который предусматривает изучение сведений об авторах и содержания документов, которые они со­ставили, исходя из особенностей того времени, когда возникли эти документы;

— принцип всесторонности и комплексности, который состоит в изучении сведений об авторах и документах, которые они со­ставили, не изолированно, а в составе определенных комплексов (архивных фондов, коллекций), с учетом их места среди доку­ментов других авторов.

Основными критериями при определении ценности документов являются:

• критерий происхождения — изучение роли и значения авторов в жизни общества, значимости событий, явлений, пред­метов, отображенных в документах, времени и места их возник­новения;

• критерий содержания — установление значения инфор­мации, содержащейся в документах, ее повторяемости в дру­гих документах, целевого назначения, видов и разновидностей документов, степени их сохранности в составе определенного комплекса документов;

— критерий внешних особенностей — учитывание оригиналь­ности, наличия или отсутствия резолюций, виз, пометок, художе­ственных, палеографических, языковых и других особенностей в оформлении, физическом состоянии документов.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

ценности документов и их подготовки к передаче на дальнейшее храпение.

В состав ЭК, который утверждается приказом руководителя организации, включаются руководители службы документациоп­ного обеспечения управления и архива организации, опытные работники других структурных подразделений, специалисты соответствующего государственного архива. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, а секретарем — заведующий архивом организации.

В своей работе ЭК руководствуется законами Украины, нор­мативно-правовыми актами, правилами, инструкциями и рекомен­дациями Госкомархива. Комиссия работает в соответствии с ут­вержденным руководителем организации планом. Заседания ЭК проводятся не реже одного раза в год и считаются правомочными, если на них присутствует не менее двух третей состава комиссии. Решения принимаются большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании, оформляются протоколом, кото­рый подписывают председатель комиссии или его заместитель и секретарь комиссии, и вступают в силу с момента утверждения протокола руководителем организации.

Секретарь ЭК обеспечивает созыв комиссии, составляет прото­кол заседаний, доводит до сведения структурных подразделений, отдельных должностных лиц организации решения комиссии, осу­ществляет учет и отчетность о ее работе, ведет документацию ЭК и обеспечивает ее хранение.

При проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, определяются документы временного хранения (до 10 лет) в структурных подразделениях организации, выделяются к уничтожению документы и дела про­шлых лет, сроки хранения которых закончились. Одновременно проверяется полнота и качество действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков их хранения, соблюдение установленных правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного хранения проводится на осно­вании номенклатуры дел организации путем просмотра каждого листа документа. Не разрешается отбор документов для даль-