• основной доклад — до 30 мин;

• вопросы докладчику — не более 2 мин каждый;

• содоклад, сообщение — от 10 мин до 20 мин;

• вопросы содокладчику — не более 1 мин каждый;

• выступления — до 7 мин;

• ответ докладчика — не более 10 мин;

• ответы содокладчиков — не более 3 мин на каждый;

• справка по ходу совещания — не более 3 мин;

• зачитывание проекта решения — не более 5 мин;

• замечания и предложения по проекту решения — не более 3 мин;

• подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Если в совещании участвуют до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин продолжительностью не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.

По каждому заседанию коллегиального органа составляется протокол, который оформляется в соответствии с определенными правилами.

Документы, подготовленные на рассмотрение коллегиального органа, а также один экземпляр их копии хранятся у секретаря коллегиального органа по каждому заседанию отдельно.

В случае проведения закрытого заседания коллегиального органа (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка документов осуществляется с соблюдением установленных правил работы с документами ограниченного доступа.

5.2 Подготовка и оформление документов. Протокол

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (эта группа протоколов не включает специфические протоколы судебпо-следственпых органов, дипломатической службы, а также протоколы, состав­ляемые официальными лицами для удостоверения какого-либо факта, например, протокол санитарного инспектора).

Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо. Кандидатуру секретаря следует подбирать очень тщательно, так как от его грамотности и ком­петентности в обговариваемых вопросах зависит качество прото­кольной записи выступлений.

Протоколы оформляются на общих бланках формата А4 или на чистых листах бумаги. Реквизиты протокола следующие: на­именование организации высшего уровня, наименование органи­зации, наименование структурного подразделения, название вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утвер­ждению), заголовок, текст, подписи.

Датой протокола является именно дата заседания, а не дата окончательного оформления и подписания протокола. Если за­седание длится несколько дней, указывают дату начала и через тире — дату окончания заседания, например

03-05.11.2005.

Протоколы имеют порядковую нумерацию с начала календарно­го года, которая одновременно означает и количество проведенных заседаний. Вместе с тем нумерация этих документов имеет свои особенности. Так, в протоколах сессии избранного органа власти указывается номер сессии и номер созыва. В протоколах правле­ния акционерного общества индекс протокола может состоять из порядкового номера в пределах календарного года и через косую черту — порядковый номер с момента избрания данного органа.

В реквизите «место заседания» указывают город, в котором состоялось заседание.

В заголовке протокола указываются вид коллегиальной дея­тельности — заседание, собрание, совещание — и название кол­легиального органа в родительном падеже. Например: Протокол заседания экспертной комиссии; Протокол собрания членов жилищного кооператива.

В тексте протокола выделяют две части — вводную и основ­ную. Вводная часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке:

Председатель -— фамилия и инициалы. Секретарь — фамилия и инициалы.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола отсутствует.

В протоколе заседания постоянно действующего коллегиально­го органа сначала перечисляются фамилии присутствующих посто­янных членов в алфавитном порядке (без указания должности), а затем — фамилии приглашенных с указанием их должностей.

Присутствовали — перечисляется состав присутствующих или указывается их количество.

Приглашенные — указываются должности, наименования организаций и фамилии приглашенных.

На крупных расширенных заседаниях и собраниях присут­ствующие указываются только количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу. Например:

Присутствовали — 35 человек (список прилагается).

На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывают и сколько че­ловек должно присутствовать. Например, в протоколе собрания членов акционерного общества должно быть указано:

■

Всего членов АО — 310

Присутствовали — 225 (регистрационные листы №1—5

прилагаются).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, в кото­рой указываются вопросы, выносимые на обсуждение. Вопросы в повестке дня должны располагаться так, чтобы первыми были наиболее важные и сложные. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и помещается с новой строки с абзацного отступа, точка после цифры не ставится. Вопросы перечисляются, как правило, в предложном падеже, то есть начинаются с предлога о (об). Вместе с тем специалисты в области культуры делового языка (например, Коваль А. П. в книге «Культура ділового мовлення» [52]) рекомендуют вопросы повестки дня формулировать в име­нительном падеже. Автор книги, основываясь на многолетнем

опыте, считает приемлемыми оба варианта изложения повестки дня в зависимости от контекста. Наименование должности и фа­милию докладчика пишут в родительном падеже.

Пример

Повестка дня:

1. О подготовке предприятия к работе в зимний период. Док­лад главного энергетика Головни В. П.

2. Об итогах проверки предприятия органами государствен­ного пожарного надзора. Сообщение начальника отдела охраны труда Стояна И. А.

или

/ Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятель­ности АО в 2001 году. Доклад председателя правления Раби­новича И. С.

2 Рассмотрение основных направлений деятельности Обще­ства в 2002 году. Сообщение председателя наблюдательного совета Соболева В. А.

В повестке дня не должно быть вопроса, сформулированного словом «Разное». Каждый рассматриваемый вопрос должен быть конкретизирован.

В отдельных случаях, например при протоколировании за­седаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может не вноситься в текст протокола, а оформляться в виде приложе­ния. Тогда в протоколе делается отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть протокола отражает работу коллегиального органа, в ней записываются все выступления. Строится она по разделам, в соответствии с порядком обсуждения вопросов по­вестки дня. Разделы нумеруют арабскими цифрами, при этом номер раздела должен соответствовать номеру вопроса повестки дня. Каждый раздел строится по традиционной схеме: СЛУША­ЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после

них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст, и это позволяет быстро отыскивать нужный вопрос.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел и пишется от левого поля без отступа вслед за цифрой, обозначающей порядковый помер вопроса.

В следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставят тире и с прописной буквы излагают основное содержание доклада (сообщения) или указывают, что текст его прилагается. Это изложение может иметь форму прямой речи (от первого лица), например: «Рекомендую включить в программу развития...». Это может быть непрямая речь (от третьего лица), например: «Л. Ф. Гресь указала, что необходимость предоставления...». Это может быть и безличная форма (е выступлении отмечалось, что техническое оснащение школ не соответствует современ­ному уровню).

Также оформляется раздел «ВЫСТУПИЛИ». Однако имеются и некоторые отличия. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишут от левого поля без нумерации. Следует также обратить внимание, что фа­милии выступающих указывают в именительном падеже. Фами­лию и инициалы каждого выступающего пишут с абзаца, затем в скобках указывают наименование должности и далее ставят тире и с прописной буквы излагают суть выступления.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются но той же схеме (вместо слов «вопрос» и «ответ» пишут фамилию и инициалы). Излагают вопросы и ответы в форме прямой речи.

В тексте выступления целесообразно каждую мысль выступаю­щего начинать с абзаца.

Раздел «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают через 2-3 межстрочных интервала после предыдущего текста. В нем пол­ностью излагается принятое решение, которое может состоять из одного или нескольких пунктов или иметь вид резолюции, то есть состоять из двух частей: констатирующей и резолютивной.

В констатирующей части подчеркивают значение обсуждаемого вопроса, указывают достижения и недостатки, а в резолютивной части называют меры, направленные на выполнение поставлен­ных задач.

Если в постановлении (решении) содержатся различные по характеру вопросы, то оно делится на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами (например, пункты первого раздела — 1.1, 1.2, 1.3...; пункты второго раздела — 2.1, 2.2, 2.3 и т. д.), и точка после последней цифры не ставится. Каждый пункт начинается с красной строки.

Постановляющая часть решений, как и распорядительные до­кументы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и в какой срок.

Принятые решения записывают, начиная чаще всего словами: утвердить тот или иной доклад, одобрить те или иные меры, такую-то информацию принять к сведению, утвердить проект в принятой редакции, или с учетом внесенных изменений и по­правок.

Особое мнение по поводу принятого решения участник заседа­ния за своей подписью может изложить на отдельном листе, ко­торый прилагается к материалам протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Результаты голосования, например по каждой кандидатуре, записывают таким образом:

За Смирнову Ю. А. подано 63 голоса, против — 0, воздер­жались — 2.

После заседания секретарю необходимо тщательно отредак­тировать текст протокола, ознакомить каждого выступающего с записью его выступления и получить подпись.

Протокол должны подписывать председатель и секретарь.

Текст протокола должен быть кратким, точным, ясным, вклю­чать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Наиболее важные заседания в крупных организациях стено­графируют. После расшифровки стенограмму прилагают к про­токолу .

Широкое распространение в последнее время получила фоно­запись заседаний, использование которой явилось прогрессивным шагом в процессе составления документов. Она дает возможность