и внутренняя, но оформляется па общем бланке организации и подписывается руководителем организации.

Пояснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (про­екта, плана, отчета) или объясняющий причины какого-либо события.

По содержанию пояснительные записки делятся па две груп­пы.

К первой группе относятся записки, которые являются при­ложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например, «По­яснительная записка к годовому отчету за 2002 год»). Оформля­ются на общих бланках, имеют те же реквизиты, что и докладные записки, подписываются руководителем.

Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившую­ся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.

Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги и подписываются их составителями и имеют те же реквизиты.

Служебная записка

В практике работы организаций существует еще один вид внутреннего документа, названия которого нет в Государствен­ном классификаторе управленческой документации, по который широко используется для переписки между структурными под­разделениями, без преувеличения, в каждой организации, — это служебная записка.

Теоретически необходимости в таком документе нет, чаще служебной запиской прикрывается элементарная неисполни­тельность, несработанность, неинформированность, незнание распорядительных документов и инструкций или неграмотное составление положений о подразделениях, должностных инст­рукций, приказов. Так как любая работа должна в максимальной

степени планироваться, то составление и обращение в организации многочисленных служебных записок дестабилизируют ее работу. Поэтому прибегать к служебным запискам следует как можно реже и только в тех случаях, когда:

• необходимое действие (работа) действительно не предусмот­рено действующими положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, приказами и т. п.; или

• не достигнута устная договоренность; иначе — смотри «Докладная записка».

Рассмотрим пример типичной служебной записки.

Управление делами Начальнику экономического

управления

Служебная записка

23.01.2006 №18

На основании распоряжения главного инженера от 07.12.2005 № 1243 об установке лазерного принтера в машбюро для распеча­тывания информации с дискет, предоставляемых подразделениями завода, прошу увеличить лимит на бумагу для принтеров формата А4 на 5000 листов в месяц.

Начальник УД Подпись Л. М. Подгорная

Как видим, обычная служебная записка, однако можно было бы вполне обойтись без нее, если бы в упомянутом распоряже­нии был предусмотрен, например, такой пункт: «Начальнику экономического управления Манойло А. Г. увеличить лимит на бумагу для принтера на 5000 листов в месяц для машбюро за счет соответствующего уменьшения лимитов структурным подразделе­ниям, которые будут пользоваться услугами машбюро». А данный пункт в распоряжение не был включен, так как подразделение, готовившее проект распоряжения, не согласовало его с начальни­ком управления делами. Кроме того, подача служебной записки в экономическое управление — это еще не решение поставленного вопроса, так как в записке не сказано об источнике покрытия

этих расходов. Разрешение на дополнительные затраты может дать только руководитель организации, а предложенный вари­ант перераспределения лимитов входит в компетенцию главного инженера и вопрос решился бы значительно проще.

Приведенный пример подтверждает ту истину, что делопро­изводство в организации должно быть подвергнуто жесткой регламентации и, прежде чем создавать новые виды документов, следует выяснить, все ли возможности существующих документов исчерпаны, а главное — те вопросы, которые можно решить без «бумаг», па них перекладывать не нужно.

Таким образом, следует иметь в виду, что:

?С Внутренней переписки между структурными I подразделениями организации не должно быть.

6.3 Акты

Акт — документ, составленный одним или несколькими лицами, который подтверждает некие установленные факты, события.

Как правило, акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие — ре­визионные, экспертные и др. В определенных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами, специально на то уполномоченными или с привлечением предста­вителей сторонних организаций.

Акты могут иметь различное назначение — служить первич­но-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт па списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек или бланков доверенностей, акт принятия выполненных подрядных работ, акт об использовании рацио­нализаторского предложения и др.), являться организационно-распорядительными документами (например, акт о ликвидации предприятия) или составляться в зависимости от характера

событий: при смене руководства, несчастном случае, аварии и др.

Составлению акта обычно предшествует изучение членами комиссии существа вопроса, действующих нормативных докумен­тов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов. В акте должны отражаться только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт. Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт представляется на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно зави­зировали все члены комиссии и заинтересованные лица.

Независимо от разновидности акта все они составляются по единой схеме. Для многих актируемых повторяющихся ситуаций существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов, составляемых архивными иод-разделениями организаций при проверке наличия и состояния дел, при выделении дел к уничтожению, при недостаче архивных дел, при приеме-передаче дел на государственное храпение и др.

В акте содержатся следующие реквизиты:

• наименование организации (07);

• название вида документа (10);

• дата документа (11);

• регистрационный индекс документа (12);

• место составления или издания документа (14);

• гриф утверждения документа (17);

• заголовок к тексту документа (19);

• текст документа (21);

• отметка о наличии приложений (22);

• подписи (23).

Оформляется акт на общем бланке организации. Целесообразно использовать угловой бланк (с угловым расположением реквизи­тов), если акт подлежит утверждению.

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны со­ответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью от­глагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без пего. Например: «О проверке...», «О списании...», «Об уничто-

жении...» или «Установление производительности автоматической линии...».

Текст акта состоит из трех частей: введения, констатирующей части и выводов. Введение во всех актах формализовано — ука­зывается основание для составления акта, перечисляются долж­ностные лица или члены комиссии, участвующие в составлении акта, а также могут быть указаны присутствующие лица. Введение начинается со слова «Основание», которое печатается ниже за­головка на два-три интервала без отступа от левого поля. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается название организационно-распорядительного документа в именительном надеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дата, регистрационный номер и заголовок.

Пример

■

Основание: приказ директора завода от 03.07.2004 № 112 «О реконструкции опытно- экспериментального участка»

С новой строки без отступа от левого поля печатается слово «Составлен», ставится двоеточие и приводятся должности, фа­милии и инициалы составителей акта либо приводится состав комиссии. Следует обратить внимание, что если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу ру­ководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указыва­ют. Должности присутствующих (свидетелей составления акта) следует указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть: лица, работа которых проверяется; должностные лица ор­ганизации; специалисты дайной организации или приглашенные; представители профкома или другой общественной организации; свидетели события и др. Фамилии членов комиссии и присут­ствующих указываются в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Если в составлении акта принимают участие представители других

организации, то в название должности включают и наименование

организации.

Пример

Составлен: Председатель

Члены комиссии: 1

2

3

Присутствовали: 1 2

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указываются документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируются установ­ленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Однако этой части может и не быть и текст акта ограничится констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг организаций или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.

Пример

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в бухгалтерию 2-й экз. — в отдел главного механика 3-й экз. — в дело 08-25.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в его состав­лении, в том числе и приглашенными. При подписании должности перед фамилиями не указываются.