— в случае изменения названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватывающего документы дела, или при передаче дел в другую организацию (структурное подразделение) указывается новое название организации (струк­турного подразделения), а предыдущее берется в скобки.

При помещении в дело титульного листа, изготовленного пе­чатным способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела.

Надписи на обложках дел производятся четко, разборчиво, черными светостойкими чернилами или пастой.

11.4.7 Составление описей дел в делопроизводстве организации

Описи дел структурных подразделений и организации в целом составляются по установленной форме (приложение Т. 10).

Опись дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с соблюдением следующих правил:

— помер описи должен составляться из цифрового обозначения структурного подразделения с добавлением первой буквы названия категории документов [постоянного — П; временного (тимчасового) хранения — Т; по личному составу (особовому складу) — ОС] и че­тырех цифр года, в котором заведены включенные в опись дела.

Пример

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хране­ния и по личному составу структурного подразделения № 05, которые числятся ио номенклатуре дел и заведены в 2001 году, будут иметь номера: 05 П — 2001;

05 Т - 2001; 05 ОС - 2001;

— графы описи заполняются соответственно сведениям, выне­сенным на обложку (титульный лист) дела. Опись дел временного хранения должна иметь дополнительную графу «Срок хранения, статья по перечню»;