• графа «Примечание» используется для отметок об осо­бенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям или другой организации, о наличии копий документов в деле и других;

• систематизация дел, включенных в опись, должна соответ­ствовать систематизации по номенклатуре дел, как структурного подразделения, так и организации в целом;

• каждое дело вносится в опись иод самостоятельным по­рядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись иод отдельным номером;

• в случае внесения в опись нескольких дел подряд с оди­наковым заголовком приводится полностью только заголовок первого дела, а далее они заменяются словами «то же», при этом переменные сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится пол­ностью) ;

• дела по личному составу вносятся в опись в алфавитном порядке, но тематике, хронологии.

Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет со сплошной единой нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.

В конце описи делается итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел, числящихся по описи, первого и по­следнего номеров дел в описи, а также оговариваются особенности нумерации (буквенные и пропущенные номера дел).

В годовой раздел описи вносятся также дела, не завершенные в течение календарного года.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, первый — передается вместе с делами в архив организации, второй — остается в структурном подразделении как контрольный и подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы документа-ционного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения.

На основании описей дел структурных подразделений состав­ляется сводная опись дел организации.

11.4.8 Составление описи дел по личному составу

Опись дел но личному составу составляется по установленной форме (приложение Т. 10). Порядок заполнения граф описи ана­логичен порядку составления описи дел постоянного хранения.

Заголовки дел описи по личному составу систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:

• приказы по личному составу;

• списки личного состава;

• карточки учета личного состава;

• личные дела;

• личные счета по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

• трудовые книжки (невостребованные);

• акты о несчастных случаях и др.

Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий уволенных граждан.

Описи дел по личному составу организаций, которые передают документы на государственное хранение, составляются в трех экземплярах, подписываются составителем и руководителем кад­ровой службы, одобряются ЭК организации, согласуются с ЭПК соответствующего государственного архива и утверждаются ру­ководителем организации.

Описи дел по личному составу организаций, которые не переда­ют документы на государственное хранение, составляются в двух экземплярах, подписываются составителем и руководителем кадровой службы, одобряются ЭК организации и утверждаются руководителем организации.

11.4.9 Передача дел в архив организации

В архив организации передаются дела постоянного, временно­го (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача осуществляется только по описям дел.