У

удовлетворить (потребность) в чем-либо указать 1 на кого-что Указать на ошибку.

2. кого-что Указать пособия для занятий.

3. что Указать срок уплаты, управляющий чем (не чего).

12.2 Термины и определения понятий в сфере делопроизводства

В сфере делопроизводства и архивного дела применяются тер­мины, установленные национальным стандартом ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення по­нять» [33] («Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп­ределения понятий»). Стандарт введен в действие с 01.07.2005 взамен ДСТУ 2732-94.

Этим стандартом для каждого понятия установлен один, а в отдельных случаях — два стандартизованных термина. Это сле­дующие термины:

• діловодство и сиравочинство [делопроизводство];

• документаційний фонд установи и документальний фонд установи [документальный фонд].

Примечание. В этом разделе термины и определения понятий приведены на языке оригинала, так как в стандарте не даны аналоги нормативных определений понятий на русском языке. Русскоязычные нормативные термины, соответствую­щие украинским терминам, приведены здесь в квадратных скобках.

Стандартизованные термины напечатаны прямым полужирным шрифтом. Не разрешенные для применения термины напечатаны светлым курсивом с пометкой (Нд).

Часть термина, взятую в круглые скобки и приведенную прямым полужирным шрифтом, можно опустить, если это не приводит к неоднозначному прочтению положений и требований нормативного документа.

Ниже приведены отдельные термины и определения понятий, исходя из потребности использования их в практической работе

в сфере делопроизводства и архивного дела. Это следующие тер­мины и определения понятий:

діловодство; справочинство [делопроизводство] Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службови­ми документами

архівна справа [архивное дело]

Галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює правові, нау­кові, технологічні, економічні та інші питання діяльності архівних установ і громадян, пов'язані з відбиранням, накопичуванням, обліком, зберіганням архівних документів, користуванням ними та використовуванням їхньої інформації

документ [документ]

Інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі

документна інформація [документная информация]

Уся інформація документа (зміст, відбитки печаток, штампів, реєстраційні номери, резолюції, підписи, інші реквізити та служ­бові познаки, а також маргіналії⁰, філіграні²', елементи бланка та захисту)

автор документа [автор документа]

Одноосібний або колективний створювач змісту документа

копія (документа) [копия документа]

Документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випад­ках — деяких його зовнішніх ознак

службовий документ [служебный документ]

Документ, який створила або отримала установа (чи інший суб'єкт господарювання) в процесі діяльності

" Маргиналии — пометки на полях (книги); заголовки на полях книги («бо­ковики»),

²⁾ Филигрань — водяной знак на бумаге.

юридична сила (службового [юридическая сила

документа) документа]

Властивість службового документа, надана чинним законодав­ством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійсню­вати правове регулювання і (або) управлінські функції

оригінал (службового [подлинник (официального)

документа) . документа]

Примірник службового документа, що першим набуває юри­дичної сили

дублікат оригіналу (службового [дубликат документа] документа)

Повторно оформлений службовий документ для використову­вання, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саме юридичну силу

засвідчена копія (службового [заверенная копия документа) документа]

Копія службового документа, що містить реквізити, які в ок­ремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу

витяг (зі службового документа)[выписка из документа] Засвідчена копія частини тексту службового документа

документація [документация]

Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою на­лежності до певної галузі, сфери, напрямку діяльності, установи чи її підрозділу

документаційний фонд установи;

документальний фонд установи [документальный фонд] Фонд службових документів, який установа накопичила внаслідок діяльності, склад і процес формування якого визнача­ють нормативні документи

особовий документ [личный документ]

Документ, що посвідчує особу власника, його права, суспільний

стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього

документ особового походження; [документ личного особовий документ СНд); происхождения]

особистий документ (Нд)

Документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю або який міститься в її приватному зібранні

текстовий документ [текстовый документ]

Документ, зміст якого — мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування

письмовий документ [письменный документ]

Текстовий документ, зміст якого зафіксовано за допомогою письмових знаків

рукописний документ; рукопис (Нд) [рукописный документ] Письмовий документ, письмові знаки змісту якого особа напи­сала власноручно чи іншим безпосереднім способом

графічний документ [графический документ]

Зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або кресленика лініями, штрихами, світлотінню

електронний документ [электронный документ]

Документ, який створюють та застосовують тільки в межах комп'ютерної системи

справа [дело]

Документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напрямку діяльності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці)

реквізит (службового

документа) [реквизит документа]

Інформація, зафіксована в службовому документі для його

ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юри­дичної сили

Примітка. Реквізит може відбивати зуніфікований процес оформлювання службового документа

підпис (службового документа) [подпись]

Реквізит службового документа, який свідчить про відповідальність особи за його зміст та є єдиний чи один з реквізитів, що надають документові юридичної сили

гриф погодження [гриф согласования]

Реквізит службового документа, який свідчить про згоду уста­нови, її підрозділу чи посадової особи, що не є автори документа, з його змістом

гриф затвердження [гриф утверждения]

Реквізит службового документа, який свідчить про час створен­ня і (або) підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування службового документа

дата (службового) документа [дата официального

документа]

Реквізит службового документа, який свідчить про час створен­ня і (або) підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування службового документа

заголовок до тексту (службового)

документа [заголовок официального

документа]

Реквізит службового документа, що є короткий виклад сутності змісту документа

віза документа [виза официального

документа]

Реквізит службового документа у вигляді напису, зроблено­го посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом

резолюція (документа) [резолюция документа]

Реквізит службового документа у вигляді напису, в якому

посадова особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо

виконання документа

зуніфікована форма (службового)

документа [унифицированная форма

документа]

Стандартний формуляр (службового) документа, встановлений відповідно до функційної призначеності (службового) документа в певній сфері діяльності чи галузі

бланк (службового) документа [бланк документа] Зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксу­вання змінної інформації

бланк установи [бланк организации]

Бланк службового документа, що дає змогу визначити устано-ву-створювача документа

документообіг [документооборот]

Рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання

обсяг документообігу [объем документооборота]

Сумарна кількість вхідних документів і створених установою за певний період

вихідний документ [исходящий документ]

Службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі

відпуск документа

Копія вихідного документа, що залишається у адресата

вхідний документ [входящий документ]

Службовий документ, що надійшов до установи

реєстраційний індекс [регистрационный индекс

(службового) документа документа]

Цифрова чи абетково-цифрова познака, надана службовому документові під час його реєстрації

формування справи [формирование дела]

Групування викопаних службових документів у справу відповідно до номенклатури справ

номенклатура справ [номенклатура дел]

Обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндек-сований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання

ініціальна абревіація⁰ [инициальная аббревиация]

Спосіб творення слів з початкових букв та звуків

архівний документ [архивный документ]

Документ, що припинив виконувати функцію, задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави, а також для власника, зокрема і як рухоме майно

експертиза цінності документів [экспертиза ценности

документов]

Визначання на підставі чинних засад і критеріїв культурної цінності документів

Національний архівний фонд України; НАФ України

Сукупність архівних документів, які зберігаються в Україні або відповідно до міжнародних угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріального життя українського та інших народів, мають культурну цінність, є над­банням української нації, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані в передбаченому законом порядку

" Термин, установленный ДСТУ 3582-97 [34].

архів [архив]

Установа чи її структурний підрозділ, що організує і забезпе­чує відбирання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання, користування ними

архівна установа [архивное учреждение]

Архів або інша установа, яка керує і (або) виконує науково-дослідну й інформаційну діяльність в архівній справі

архівосховище; архів (Нд) [архивохранилище] Спеціально обладнане приміщення, призначене для зберігання архівних документів

архівний фонд [архівний фонд]

Сукупність архівних документів, сформована архівною устано­вою на підставі зв'язку між документами і (або) їх створювачами

розсип документів [россыпь документов]

Розрізнені документи, не сформовані у справи

страхова копія архівного [страховая копия архивного

документа документа]

Копія архівного документа, виготовлена для дублювання і зберігання документно! інформації оригіналу у разі його втрати чи пошкодження

тимчасове зберігання (архівних) документів

Зберігання архівних документів до передання на державне зберігання або до знищення

постійне зберігання (архівних) [постоянное хранение документів документов]

Довічне зберігання архівних документів

облік архівних документів [учет архивных

документов]

Комплекс контрольно-охоропних заходів, що забезпечують