Тема 9. Використання засобів текстового процесора word для роботи з великими текстами документів

9.1. Робота з текстом у режимі Структура.

9.2. Створення предметного покажчика великого тексту документа.

9.3. Основні поняття, що пов’язані з перехресними посиланнями та назвами.

9.4. Створення змісту великого тексту документа.

9.5. Створення титульної сторінки тексту документа

9.1. Робота з текстом у режимі Структура

К

Структура тексту документа

ожний текст документа має свою внутрішню структуру. Найчастіше великий текст розбивається на розділи, які у свою чергу можуть бути розділені на більш дрібні частини і так далі. Якщо текст містить багато сторінок, корисно розбити його на декілька розділів. Це спростить роботу над ним і зробить його зручнішим для читання.

Для полегшення роботи з документами в текстовому процесорі Word існує режим перегляду структури документа Структура. Це службовий режим, призначений для наочного представлення внутрішньої організації тексту документа. У цьому режимі можна ознайомитися зі структурою заголовків, змінити їх порядок, додати нові і вилучити старі розділи, перемістити деякі розділи в іншу частину тексту або змінити їх статус. У режимі перегляду структури зручно починати створення тексту документа, визначивши його структуру, або структурувати документ, що вже існує.

Структура тексту документа визначається заголовками – абзацами, кожний з яких відформатований відповідним чином. Заголовкам частин, розділів і підрозділів відповідають свої стилі абзаців. Звичайному (основному) тексту також відповідає свій стиль. Для ефективної роботи з текстом документа в режимі Структура до заголовків повинні бути застосовані вбудовані стилі: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3, ..., Заголовок 9.

Щоб зробити абзац заголовком, треба відформатувати його, використовуючи один із цих стилів, тоді текстовий процесор Word буде відрізняти цей абзац від основного тексту.

При створенні нового стилю можна вказати рівень заголовків, якому буде відповідати цей стиль. Такий стиль буде стилем заголовка. Можна створювати заголовки до дев’яти рівнів вкладеності.

С

Робота з текстом у режимі Структура

труктура тексту відтворюється як багаторівневий список із назв розділів. Заголовки розділів різних рівнів відрізняються за стилем і величиною відступу.

Щоб перейти в режим перегляду документа Структура, необхідно виконати команду ВидСтруктура або натиснути курсором миші на кнопку Cтруктура, що знаходиться зліва від горизонтальної лінійки прокрутки. На мал. 9.1 представлений документ у режимі перегляду структури документа, а на мал. 9.2 панель інструментів Структура документа, що з’являється на екрані автоматично при переході в цей режим. Панель інструментів призначена для управління переглядом і редагуванням документа в режимі Структура. Панель можна викликати на екран і в інших режимах перегляду командою ВидПанель инструментов, але при цьому вона буде мати скорочений склад компонентів.

М ал. 9.1. Вікно документа Word у режимі перегляду структури документа

Мал. 9.2. Панель інструментів Структура

Ліворуч від кожного абзацу знаходиться відповідний йому символ структури. Символи структури бувають двох видів:

• символи заголовків – "+" і "-";

• символ основного тексту –  .

Символ "+" ліворуч від заголовка означає, що у відповідному розділі міститься текст. Знак "-" говорить про те, що розділ порожній. Використовуючи ці символи, можна проводити деякі операції над структурою тексту документа.

Зміст розділів можна тимчасово приховати за допомогою символу структури "+". Для цього треба виконати подвійне натискання цього символу біля відповідного заголовка.

Для вказівки кількості рівнів структури, що відображаються, клацнути на одній із кнопок Показать уровень1, ... Показать уровень9. Цифра на кнопці відповідає самому найменшому рівню заголовка, що відображається. У цьому режимі показуються тільки назви розділів, без основного тексту.

Для відображення основного тексту слугує кнопка Все уровни на тій же панелі інструментів. Якщо натиснути цю кнопку, структура тексту документа буде показана цілком. Щоб показати всі заголовки, а основний текст приховати, необхідно ще раз натиснути кнопку Все уровни.

Часто формат заголовків, особливо старших рівнів, відрізняється великим розміром шрифту. Такі заголовки займають багато місця на екрані й у режимі перегляду структури сильно утрудняють сприйняття, оскільки на екран уміщається тільки кілька розділів. Можна зменшити масштаб відображення тексту, але в такому випадку нелегко розрізнити основний текст і заголовки молодших рівнів.

Н айприйнятнішим рішення – відключити відображення невидимих символів управління форматуванням (кнопка Непечатаемые знаки) у режимі перегляду структури тексту документа всі заголовки й основний текст виводяться в стилі Обычный. Дана установка діє тільки на відображення тексту в режимі перегляду структури. У всіх інших режимах формат буде відтворюватися як звичайно.

С

Схема тексту документа

хема тексту документа – це окрема частина вікна тексту документа, у якій відображається список його заголовків. Перехід до перегляду схеми тексту документа виконується за допомогою кнопки на панелі Стандартная, або команди Вид  Схема документа. Схема тексту документа з’явиться ліворуч від основного тексту у вигляді панелі. Схему можна використовувати для швидкого переміщення по тексту. Для переходу до відповідного заголовку досить клацнути на ньому в схемі чи скористатися контекстним меню на цій панелі.